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COMMENT LIMITER LES RISQUES D’IMPAYES?

limiter risques impayés

Les mauvais payeurs et les impayés s’avèrent être une véritable plaie pour les entreprises. Malheureusement, quasiment toutes les institutions commerciales doivent agencer avec ce problème alors que dans un autre temps, trop peu d’entre elles prennent des mesures pour prévenir les risques des impayées. TCM vous dévoile quelques réflexes à adopter !

Informez-vous sur votre débiteur

Les grandes entreprises fonctionnent avec de limites de crédit par client (débiteur).  Des petites entreprises appliquent également cette méthode. Cette limite sera le maximum de la dette qu’un client peut avoir dans votre comptabilité. S’il veut acheter plus, il faudra d’abord qu’il paye ses factures en cours. Ces limites sont fixées en fonction d’informations sur la solvabilité du client (notamment, pour une entreprise, sa santé financière telle que révélée par ses 3 derniers bilans (disponibles gratuitement via le site de la BCE)) et de règles propres au créancier (notamment, pour des consommateurs, une limite maximum de x EUR faute de pouvoir s’informer significativement sur sa santé financière).

Bien sûr, il est indispensable d’identifier clairement et correctement son débiteur et notamment son nom ou dénomination exacte, son numéro d’entreprise et le nom du responsable avec lequel vous avez contracté (pour les entreprises), l’adresse, le téléphone, l’email, l’adresse du site web, et toute information qui peut vous être utile en cas de problème (pas seulement un problème de paiement).

Rédigez un contrat en béton

Toute prestation ou livraison devrait être précédée d’une commande écrite. Cela évite les malentendus ultérieurs.

Cette commande doit être clairement liée à un contrat ou à des conditions générales de ventes. Il est indispensable, dans le cas éventuel de contestation et/ou de non-paiement, que ce contrat soit signé par votre client ou que ces conditions de ventes soient clairement acceptées par votre client.

Des clauses commerciales utiles existent afin que le créancier puisse anticiper les non paiements d’une créance par l’un de ces débiteurs. Elles n’empêcheront pas directement les impayés d’exister mais elles restent une manière de se préparer à un éventuel défaut de paiement.

De plus, il faut notamment que votre contrat précise le délai de paiement. En effet, le paiement sera considéré comme tardif dès le lendemain de la date mentionnée.

Facturez rapidement

En résumé, la législation stipule que vous devez facturer au plus tard le 15è jour du mois suivant celui de la livraison et/ou de la prestation.  Toutefois, vous ne devez pas délivrer de facture, sauf exceptions (généralement des achats importants comme une automobile ou des travaux immobiliers), à un particulier qui fera un usage privé de vos produits ou services.

Beaucoup d’entreprises facturent systématiquement en fin de mois. Toutefois, pour des prestations isolées (non récurrentes) à des particuliers ou à de petites entreprises, il est recommandable de facturer immédiatement après la livraison ou la prestation. Votre client sera sans doute plus prompt à payer – ou à contester, ce qui est aussi utile à savoir rapidement.

Une petite astuce pour réduire votre dépendance de la poste : envoyez le document de paiement en version numérique afin qu’il arrive directement chez votre débiteur.

Réagir rapidement en cas de non-paiement

Si toutefois, malgré les différentes mesures prises pour limiter les risques de créances impayées, l’échéance de paiement est dépassée par votre débiteur, ne laissez pas traîner l’impayé et réagissez directement.
Pour cela, vous pouvez faire appel à une société de recouvrement spécialisée qui relancera rapidement votre débiteur dans un premier temps via des contacts téléphoniques, des lettres de rappel de paiement et des visites au domicile du débiteur. Beaucoup de moyens peuvent être mis en place, mais le maître mot est d’agir très rapidement.

Plus d’information : guide de gestion de crédit.