FAQ – foire aux questions

introduire un dossier

Que dois-je transmettre à TCM pour introduire un dossier ?

Lors de l’ouverture d’un nouveau dossier, il est important de nous transmettre des copies de tous les documents justificatifs de la créance en votre possession. Selon le cas :

  • factures ou équivalent,
  • contrat signé par les deux parties ou les conditions générales s’appliquant au dossier transmis (dans le cas des établissements scolaires, un exemplaire de votre règlement d’ordre intérieur signé des parents),
  • les lettres de rappels envoyées ainsi que l’éventuelle correspondance entretenue avec le débiteur au sujet de cette créance.

Il est également important que vous nous transmettiez toutes les informations en votre possession sur le débiteur.  Selon le cas :

  • nom entreprise,
  • numéro de TVA,
  • nom, prénom du débiteur ou de la personne responsable de cet achat dans l’entreprise,
  • adresse complète,
  • date de naissance du débiteur,
  • numéros de téléphone,
  • adresse emails,
  • numéro de fax,
  • tout ce qui peut être utile pour contacter le débiteur.

Attention, lors de la transmission des informations du débiteur, veuillez à bien respecter les dispositions de la règlementation GDPR (mai 2018).  Transmettez le tout via notre Plateforme sécurisée !

montant à recouvrer

Que dois-je communiquer concernant le montant à recouvrer ?

Lors de la transmission du nouveau dossier à recouvrer, il est important de bien veiller à ventiler les différents montants.

En effet, TCM calcule automatiquement le montant total à recouvrer en fonction de vos conditions générales, c’est-à-dire les intérêts et les indemnités prévues.

Nous devons donc connaître :

  • Pour chaque facture : son numéro, sa date, sa date d’échéance et son montant initial,
  • Pour chaque paiement déjà reçu au jour où vous nous transmettez le dossier : la date, le montant et éventuellement la facture auquel il se rapporte.

Ainsi, notre système calculera automatiquement le solde de la dette avec les intérêts et indemnités.

communiquer

Comment communiquer avec TCM au sujet d’un dossier en cours ?

TCM veille à la plus grande transparence concernant les actions entreprises dans le cadre d’un recouvrement. Sentez-vous dès lors libre de nous contacter à n’importe quel moment concernant la moindre question.

Vous pouvez soit prendre contact directement avec nous

  • par téléphone (numéro général +32 16 74 52 00,
  • soit vous connecter sur notre Plateforme et nous envoyer un message sécurisé,
  • nous recommandons d’éviter les e-mails si votre message contient des données à caractère privé (M. X doit X€ …).

Nous nous ferons un plaisir de vous répondre soit directement par téléphone, soit dans une période de maximum 24h. Évidemment, en fonction des circonstances du dossier, il se pourrait que notre réponse arrive plus tardivement. Notre but est que le dossier progresse et cela implique que nous vous répondions dans les plus brefs délais.

Note : Lors de chaque communication, veillez mentionner notre numéro de référence (cela ressemble à 000/0000/00000), ou au moins le vôtre, ou le nom du débiteur afin que nous puissions retrouver au plus vite le dossier en question.

update

Je souhaite avoir un update de TCM pour un dossier en cours, que dois-je faire ?
  • Vous pouvez vous connecter à tout moment sur notre Plateforme au moyen de votre login et mot de passe afin d’avoir une vue à jour des progrès de chaque dossier que vous nous avez confié ;
  • Vous pouvez prendre contact à tout moment pour des questions spécifiques.

‘notification’, fichier, email

J’ai reçu un fichier Excel « notification d’action » de la part de TCM, qu’est-ce que cela signifie ?

Lors de la gestion d’un dossier, la possibilité est offerte à votre gestionnaire de dossier de vous « notifier » une action. Il peut s’agir d’un email reçu de la part d’un débiteur, d’un partenaire, d’un paiement, etc. Cela permet à vos gestionnaires de dossiers de vous maintenir au courant de l’évolution des dossiers par un seul message quotidien au lieu de plusieurs messages chaque jour.

Dans ce fichier Excel, vous retrouverez notre numéro de référence, votre numéro de référence, la date de l’action ainsi que le type d’action (email reçu, email envoyé, appel téléphonique reçu, …), le statut du dossier en gestion, le débiteur, et enfin le message que votre gestionnaire de dossier voulait vous adresser afin que vous soyez toujours au courant de l’évolution dudit dossier.

statistique recouvrement

Quelle sorte de statistique puis-je demander à TCM concernant l’ensemble des dossiers transmis ?

Une statistique vous est envoyée directement sur votre adresse email tous les mois (sauf si vous avez demandé de ne pas la recevoir).  Elle contient des informations sur chaque dossier en cours et également les dossiers clôturés dans le dernier mois.

Aussi, vous pouvez télécharger des statistiques via notre Plateforme sécurisée. Vous pouvez sélectionner certains dossiers (ouverts, fermés, etc.) ou tous vos dossiers, puis télécharger un fichier avec leurs caractéristiques (identification, montants, etc.)

De plus, TCM vous permet de demander des statistiques personnalisées.

paiement reçu en direct

J’ai reçu un paiement du débiteur directement sur mon compte au sujet d’un dossier en-cours, que faire ?

Lors de la réception d’un paiement concernant un dossier transmis à TCM, il est important de nous le communiquer au plus vite par Plateforme (ou par email s’il n’y a pas de données à caractère privé). Cela permettra un gain de temps considérable dans la gestion du dossier et sa mise-à-jour et renforcera votre image de professionnel auprès de votre débiteur, client.

Merci de spécifier le montant précis que vous avez reçu ainsi que la date de la réception du paiement.

paiement chez TCM

TCM a reçu un paiement, quand vais-je recevoir l’argent sur mon compte ?

TCM vous reverse les encaissements de chaque mois, tous les mois.

intérêts et frais

TCM a reçu le paiement du montant principal, quelle est la suite de la procédure ?

En cas de retard de paiement, la loi vous confère, que vous soyez créanciers ou débiteurs, des droits et obligations.

En tant que créancier, la loi vous autorise, d’une part, à rédiger des conditions générales de ventes qui vous permettent de réclamer des dédommagements en cas de retard de paiement de la part de vos débiteurs. Le législateur limite toutefois plus les possibilités en matières B2C.  Ces indemnités ont pour but un dédommagement suite au retard de paiement de votre débiteur. Elles sont donc très importantes.

L’intérêt pour vous, en tant que créancier ayant transmis votre dossier impayé à TCM, est que plus TCM récupère des montants supplémentaires par rapport au montant initial de la facture, moins l’intervention de TCM ne vous coutera. Il est dès lors avantageux pour vous de rédiger des conditions générales, qui seront généralement plus avantageuses que les conditions légales, et de continuer la procédure malgré le paiement du montant principal.

En tant que débiteur, la loi vous oblige à régler vos factures dans le délai convenu avec le créancier. Si vous ne le faites pas, vous êtes en tort, et des frais supplémentaires viennent s’ajouter au montant principal de la facture (intérêts et frais indemnitaires). Vous êtes dans l’obligation légale de régler ces montants imposés par la loi ou repris dans les conditions générales de votre créancier qui vous ont été préalablement communiquées. En effectuant votre commande, vous acceptez ces conditions ainsi que les frais indiqués en cas de retard de paiement. Il est donc extrêmement important que vous lisiez ces conditions générales préalablement à tout achat ou commande. Une fois votre commande passée, vous êtes considérés comme ayant accepté ces conditions. Vous ne pourrez donc plus, par la suite, refuser de payer ces montants.

coûts payés par débiteur

Pourquoi ne puis-je pas répercuter les coûts de TCM sur le débiteur ?

Selon la législation en vigueur, nous ne pouvons faire supporter les coûts du recouvrement au débiteur.

En présence d’un débiteur consommateur, les articles 3 et 5 de la loi du 20 décembre 2002 relative au recouvrement amiable des dettes du consommateur interdit cette manière de faire.

Ces articles stipulent qu’il est interdit de demander au consommateur une quelconque indemnité, autre que les montants convenus dans le contrat sous-jacent en cas de non-respect des obligations contractuelles.

Dans le cadre d’un débiteur commerçant, la loi permet de réclamer plus de frais lors de la rédaction de vos conditions générales. Si vous n’avez pas de conditions générales, la loi vous accorde un intérêt de retard sur base de 8% par an (1er trimestre 2018 ; modifié chaque trimestre) ainsi qu’un dédommagement forfaitaire de 40 EUR.

La rédaction de vos conditions générales est donc d’une primordiale dans le cadre des retards de paiement et nous vous invitons à y accorder la plus grande attention.

décomptes TCM

Comment puis-je recevoir les décomptes de TCM ?

TCM envoie les décomptes par e-mail à la fin de chaque mois, pour le mois écoulé.

login ?

Je n’ai pas/plus de mot de passe pour me connecter sur le site de TCM, que faire ?

Afin de vous connecter sur notre Plateforme sécurisée online pour la consultation de vos dossiers, un identifiant et un mot de passe vous seront demandés.

L’identifiant est votre adresse e-mail.

Si vous avez oublié le mot de passe, rendez-vous sur notre Plateforme, introduisez votre adresse email et cliquez sur « forgot password ». Notre système vous enverra automatiquement un email pour réinitialiser votre mot de passe. Vous pourrez ainsi introduire un nouveau mot de passe et avoir instantanément accès à vos dossiers en ligne.

Login mot de passe

plateforme, modifier email

Pourquoi ne puis-je pas changer mon adresse e-mail sous l’onglet "Mes préférences” ?

Votre adresse mail est votre identifiant unique dans notre système.  Pour des raisons techniques, elle ne peut être changée facilement.

Si vous changez d’adresse mail, merci de nous le faire savoir.  Nous ferons la manipulation nécessaire.

vie privée RGPD / GDPR

VIE PRIVEE : Informations relatives aux articles 13 et 14 du RGDP.

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