protection des données personnelles – privacy – RGPD – GDPR

Cette déclaration de protection des données personnelles fait partie des outils de TCM en matière de privacy et notamment de l’application du RGPD (le Règlement Général sur la Protection des Données, GDPR en anglais). Nous nous engageons à assurer le meilleur niveau de protection à vos données personnelles en conformité avec les réglementations européennes et belges qui sont applicables en la matière.

 

TCM Belgium porte une grande attention à ses valeurs et à l’aspect éthique de son travail ; tant envers ses collaborateurs, ses clients et leurs débiteurs.  Nous sommes convaincus qu’il n’est de succès que dans le respect mutuel et la communication courtoise.  La protection des données personnelles fait intégralement partie de notre éthique et de cet état d’esprit.

Présentation vidéo

1. Qui est le responsable du traitement de mes données personnelles ?

Le responsable de traitement est :

 

TCM BELGIUM sa, Ambachtenlaan 13 c, 3001 Heverlee, Belgium

Numéro d’entreprise : BE0 451 082 959

www.tcm.beprivacy@tcm.be

 

Le responsable de traitement est l’entité qui définit pour quel usage et comment vos données personnelles sont utilisées.

 

TCM Belgium traite des données relatives à ses clients et fournisseurs, à son personnel, et à des débiteurs.

 

TCM Belgium est une entreprise de recouvrement de créances. Elle propose aux créanciers d’accélérer et d’optimiser leur cash-flow en optant pour le recouvrement amiable.  Le recouvrement amiable consiste à obtenir le paiement de débiteurs sans passer par une procédure en justice.

 

Dans le cadre du recouvrement de créances, le rôle de TCM est celui d’un prestataire de services qui décide seul des moyens qu’il met en place et des finalités du traitement des dossiers qu’il reçoit de son client.  Toutefois, il informe toujours son client. C’est le client (le créancier) qui a défini le but ultime (recouvrer la créance) et qui garde la maîtrise globale de sa créance.

 

Pour toute question à propos des traitements de vos données personnelles, de l’exercice de vos droits, ou d’autres questions concernant les données personnelles, vous pouvez contacter notre Délégué à la Protection des Données par e-mail à l’adresse privacy@tcm.be.

2. Pourquoi TCM collecte mes données personnelles ?
2.1. TRAITEMENTS ET FINALITÉS RELATIFS À L’ACTIVITÉ DE RECOUVREMENT

 

 

 

La gestion de recouvrement comprend les traitements suivants :

  • Gestion du recouvrement de créance: Enregistrer les données des débiteurs et de leurs créances communiquées par les clients, et procéder au recouvrement des créances.
  • Impression et envoi des lettres aux débiteurs : Communication de lettres à un service chargé de l’impression, de la mise sous enveloppe, et du dépôt à la poste.
  • Gestion des visites à domicile de débiteurs pour la gestion du recouvrement : Organiser les visites et visiter les débiteurs pour les accompagner dans la compréhension de leurs dossiers et favoriser le bon déroulement du recouvrement.
  • Envoi du dossier vers un avocat en cas de décision du client de poursuivre en justice : Fournir à un avocat un accès aux données du débiteur et de son dossier lorsqu’une poursuite est décidée par le client.
  • Gestion des dossiers internationaux: Enregistrer les données des creanciers, débiteurs et des créances communiquées par les clients étrangers (via TCM Group), et procéder au recouvrement des créances. Communiquer les données de débiteurs étrangers et de leurs créances (via TCM Group) à des sociétés de recouvrement de créances déservant ces pays.
  • Reporting au client: Fournir au client une situation du processus de recouvrement.
  • Hébergement de l’application CMS : Héberger l’application de gestion des créances et sa base de données, les fichiers attachés, ainsi que les sauvegardes.
  • Génération de statistiques: Interrogation de la base de données des créances à des fins statistiques et de reporting.

 

2.1.1.      Base légale

 

TCM Belgium traite les données personnelles des débiteurs sur la base de son intérêt légitime (GDPR article 6f), car il procède au recouvrement de la créance qui lui est confiée par son client.  En tant que créancier, le client de TCM Belgium a également un intérêt légitime à recouvrer sa créance.

 

TCM Belgium s’assure que les garanties appropriées sont mises en place pour respecter la mise en balance des intérêts des parties (le débiteur, TCM, le créancier).

 

2.1.2.      Catégories de personnes concernées

 

Les personnes concernées par ces traitements sont des débiteurs.

2.1.3.      Catégories de données

 

S’agissant des débiteurs, nous traitons les catégories de données suivantes :

  • données d’indentification
  • données relatives à leurs créances (contrat)
  • données relatives au(x) paiement(s)
  • courriers et informations échangées avec les débiteurs

 

TCM Belgium ne réalise pas de profilage des débiteurs.

2.1.4.      Origine des données

 

Les données d’identification, les données relatives aux créances concernées par les recouvrements, ainsi que les données relatives aux paiements éventuellement déjà effectués nous sont fournies par le créancier.

Pour procéder au recouvrement, TCM Belgium génère de nouvelles données relatives aux débiteurs grâce aux contacts que TCM a avec lui.

TCM Belgium ne communique les données à personne en dehors des destinataires mentionnés ci-dessous.

 

2.1.5.      Destinataires des données

 

Pour fournir le service, TCM Belgium :

  • partage les données avec le créancier et d’autres responsables de traitement ou sous-traitants dans le seul but de recouvrer la dette : cessionnaires, agents de recouvrement, autres fournisseurs de services, tribunaux, officiers ministériels, avocats.
  • partage des données avec son fournisseur de services de développement de l’application et des outils de gestion des recouvrements. Le traitement de données se fait dans l’Union européenne.
  • utilise les services d’un fournisseur de services d’hébergement de l’application et des outils informatiques. La conservation se fait dans l’Union européenne.
  • partage les données à des sous-traitants belges ou étrangers selon les besoins de gestion de la créance. Les transferts de données hors de l’Union européenne se font sur la base de clauses contractuelles types lorsque le pays vers lequel les données sont transférées n’offre pas de protection adéquate au sens du RGPD.

 

2.1.6.      Conservation et durées

 

Le temps de leur conservation, les données sont hébergées dans l’Union européenne.

Toutes les données permettant d’identifier le débiteur sont conservées pendant un délai de maximum 10 ans après l’apurement de la dette ou la fin du mandat. Ce délai correspond au délai de prescription de droit commun (art. 2262bis Code civil).

 

TCM Belgium a pris les mesures organisationnelles et techniques internes et vis-à-vis de ses sous-traitants afin de garantir qu’il n’existe plus de sauvegarde informatique, de fichiers, ou d’e-mail contenant des informations sur les débiteurs au-delà de 10 ans.

 

Cependant, les personnes concernées ont, tenant compte du paragraphe ci-dessus, le droit d’effacement des données si leur conservation n’est plus nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées, si elles ont fait l’objet d’un traitement illicite ou pour respecter une obligation légale. Les données archivées ont un accès limité.

 

 

2.2. TRAITEMENTS ET FINALITÉS RELATIFS À LA GESTION DU RECRUTEMENT DE PERSONNEL

 

 

TCM Belgium réalise les traitements suivants :

  • Gestion du recrutement : Enregistrement et traitement des candidatures reçues : candidatures spontanées, réponses aux candidatures.

 

2.2.1.      Base légale

 

TCM Belgium traite les données personnelles du personnel de la société sur base du GDPR article 6b, puisque les traitements sont nécessaires pour des mesures précontractuelles prises à sa demande.

 

2.2.2.      Catégories de personnes concernées

 

Les personnes concernées par ces traitements sont les candidats au recrutement.

2.2.3.      Catégories de données

 

S’agissant des candidats au recrutement, nous traitons les catégories de données suivantes :

  • données d’indentification
  • le curriculum vitae
  • les notes relatives aux entretiens d’embauches

 

2.2.4.      Origine des données

 

Les données sont fournies par les personnes concernées.

 

2.2.5.      Destinataires des données

 

Les données ne sont pas communiquées à des tiers en dehors d’obligations légales.

2.2.6.      Conservation et durées

 

Dans le cadre de la gestion des candidatures, les données sont conservées pendant un an après la demande du candidat. Les données peuvent être conservées pendant 2 ans pour une réserve de recrutement.

 

2.3. TRAITEMENTS ET FINALITÉS RELATIFS AUX DONNÉES DE CLIENTS ET FOURNISSEURS

 

TCM Belgium réalise les traitements suivants :

  • Comptabilité et gestion financière: Gestion de la comptabilité et des finances : gestion des factures et des paiements.
  • Gestion des contacts fournisseurs: Gestion de tous les contacts fournisseurs.
  • Gestion des contacts clients: Gestion de tous les contacts clients.

 

2.3.1.      Base légale

 

Les données personnelles qui font partie de traitements tels que la comptabilité le sont sur base des obligations légales respectives à ces différents traitements.

En ce qui concerne les données de nos clients et fournisseurs, il s’agit de données personnelles à usage professionnel, traitées sur la base de notre intérêt légitime (la prospection) ou pour les besoins de contrats.

 

2.3.2.     Catégories de personnes concernées

 

Données de contacts de fournisseurs ou de clients

2.3.3.      Catégories de données

 

  • Données d’identification
  • Factures
  • Paiements
  • Courriers
  • E-mails
  • Fiches de contacts

2.3.4.      Origine des données

 

Les données sont fournies par les personnes concernées elles-mêmes, les débiteurs, les société clientes, les sociétés fournisseurs.

 

2.3.5.      Destinataires des données

 

  • Bureau comptable
  • Fournisseurs de services de support et de Maintenance informatique

 

2.3.6.      Conservation et durées

 

TCM Belgium conserve les données durant les délais légaux et les suppriment aux termes de ceux-ci.

 

S’agissant des données présentes dans les fichiers et les e-mails de la société, TCM Belgium applique une politique de destruction de ces données après un délai de maximum 10 ans.

 

2.4. TRAITEMENTS ET FINALITÉS RELATIFS À LA COMMUNICATION ET AU MARKETING (DONT LES COOKIES)

 

 

 

Dans le cadre de la promotion de ses activités, TCM Belgium réalise les traitements suivants :

 

  • Communication externe, envoi de newsletters 
  • Utilisation des cookies sur le site Internet :

Un cookie est un petit fichier texte envoyé par le serveur du site Internet sur le disque dur de votre appareil.  Le cookie contient un code unique permettant de reconnaître votre navigateur pendant votre visite ou lors d’une visite ultérieure.  Le contenu d’un cookie se compose généralement du nom du serveur qui a placé le cookie, d’une date d’expiration et d’un code unique.

L’utilisation des cookies nécessite votre consentement préalable et explicite.  Vous pouvez refuser ces cookies et/ou les supprimer à tout moment, en modifiant les paramètres de votre navigateur.  Néanmoins, certaines fonctions du site Internet en seront altérées.

Il existe plusieurs types de cookies ; certains sont utilisés pour la gestion des sessions, pour la personnalisation, pour le traçage, et il y a des cookies tierce partie.  Pour en savoir plus, nous vous recommandons de consulter l’article suivant sur Wikipédia : https://fr.wikipedia.org/wiki/Cookie_(informatique).

Le site Internet de TCM Belgium utilise des cookies pour l’analyse de statistiques de visite du site internet. Il s’agit de cookies Google Tag Manager qui sont générés par l’outil de statistiques Google Analytics.  Ils nous permettent de mesurer le nombre de visites, le nombre de pages vues, l’activité des visiteurs sur le site ainsi que leur fréquence de retour. En autorisant ces services tiers, vous acceptez le dépôt et la lecture de cookies et l’utilisation de technologies de suivi nécessaires à leur bon fonctionnement.

 

2.4.1.      Base légale

 

TCM Belgium traite des données personnelles de ses contacts à des fins de communication et de marketing sur la base du consentement.

2.4.2.     Catégories de personnes concernées

 

Les visiteurs du site internet, les personnes qui s’inscrivent à la newsletter.

2.4.3.     Catégories de données

 

  • Adresse e-mail
  • Nom et prénom
  • Cookies
  • Adresses IP

 

2.4.4.      Origine des données

 

Les données sont fournies par les personnes concernées elles-mêmes.

 

2.4.5.     Destinataires des données

 

  • TCM Belgium utilise les services d’un fournisseur de services de mailing. Il s’agit d’un fournisseur établi aux USA. Le transfert de données se fait sur la base des principes du Privacy Shield.
  • TCM Belgium utilise les services de Google Analytics pour les cookies analytiques.

 

2.4.6.      Conservation et durées

 

Nous conservons les données des personnes concernées jusqu’à ce qu’elles retirent leur consentement ou jusqu’à ce que nous constations qu’elles sont obsolètes.

 

 

 

3. Quels sont mes droits au regard de l’utilisation des données personnelles ?
3.1. DROITS DE LA PERSONNE CONCERNÉE

Toutes les personnes concernées disposent d’un droit d’accès, de rectification et d’opposition.

Conformément au Règlement Général sur la Protection des Données en Europe (Règlement UE 2016/679), vous avez le droit d’accéder à vos données, de les mettre à jour, de les corriger, et si les conditions légales le permettent de les supprimer.

Toute personne a le droit de s’opposer au traitement de ses données pour des motifs légitimes, sauf si le traitement répond à une obligation légale.

TCM Belgium est à votre disposition pour étudier avec vous vos demandes ; merci de nous contacter plus particulièrement par e-mail à l’adresse privacy@tcm.be.  Nous vous répondrons endéans le délai légal d’un mois.

3.2. DROIT DE PORTER PLAINTE AUPRÈS DE L’AUTORITÉ DE CONTRÔLE

Droit de porter plainte auprès des autorités de contrôle : Conformément à l’article 77 du GDPR, vous avez le droit de déposer une plainte auprès des autorités de contrôle s’il existe des raisons valables ou des indications que le traitement n’est pas effectué légalement. L’adresse de l’autorité de surveillance responsable de notre société est :

 

Autorité de Protection des Données (APD)

Rue de la Presse 35

1000 Bruxelles

https://www.autoriteprotectiondonnees.be/contact

 

Dernière mise à jour : juin 2020