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EXEMPLE DE RAPPEL DE PAIEMENT

Vous restez avec une facture impayée. Que faire ? Il est plus que temps d’envoyer un rappel. Mais comment le commencer ?

Les éléments suivants sont primordiaux :

  • Comment vous contacter. Donnez au client (débiteur) la possibilité de vous contacter aisément. Si le client rencontre un problème avec la facture, vous devez en être informé. Mentionnez donc toujours clairement votre numéro de téléphone, votre adresse électronique, etc. ;
  • Pourquoi vous exigez ce paiement : il est toujours utile de joindre une copie de la facture (ou des factures) originale(s). Cela vous prendra plus de temps de la chercher si le client la demande ultérieurement. Dans tous les cas, votre client doit pouvoir vérifier facilement de quoi vous parlez ;
  • Ce que vous exigez exactement du débiteur : vous exigez le paiement de X euros sur votre compte bancaire (avec BIC & IBAN) pour une date précise.

Restez simple. Supprimez tous les points qui ne sont pas essentiels.

Le ton d’un rappel de paiement

D’une part, vous voulez être pris au sérieux ; d’autre part, les mots durs sont contreproductifs. Vous n’avez qu’une seule exigence claire : que les biens ou services que vous avez livrés soient payés comme convenu. Utilisez donc un ton neutre.

Évitez les menaces. Quand vous expliquez au client ce que vous allez faire s’il ne vous paie pas, vous lui donnez une information et un choix. L’information est que vous, le créancier, estimez possible qu’il ne vous paie pas. Le choix est entre effectuer le paiement demandé et, par exemple, un recours à la justice (si telle est votre ‘menace’). Le débiteur pourrait être tenté de parier sur votre détermination à aller en justice. De plus, vous vous limitez à ces deux options : un paiement ou une procédure judiciaire. En d’autres termes, si le paiement ne vous parvient et que vous ne l’assignez pas, vous perdez votre crédibilité.

En général, préférez une « langue informative », ne faites preuve d’aucune irritation et n’ouvrez aucune porte à des discussions inutiles.

Vous voulez être payé. Mais vous souhaitez également savoir pourquoi le paiement n’a pas été opéré dans les délais. Les raisons telles que « nous n’avons pas reçu votre facture » sont intéressantes. Une telle raison peut être une excuse, mais peut également être vraie. Si cela arrive régulièrement, vous pouvez envoyer vos prochaines factures par courrier électronique, par exemple. C’est pourquoi il est important que vos rappels de paiement soient professionnels et invitent à prendre contact en cas de problème. Une phrase telle que : « Si vous le souhaitez, n’hésitez pas à me contacter, je me ferai un plaisir de répondre à vos questions : Claude Dupont, +32 xxxx ou x@x.com » fera des merveilles. Si la raison n’est pas valable, vous avez une chance d’expliquer, de manière positive et professionnelle, pourquoi cela n’est pas acceptable.

Le délai

Les processus de paiement peuvent varier en fonction de nombreux facteurs, tels que le type de clients (consommateurs, petites entreprises, grosses entreprises). Certains gèrent et paient leurs factures sur base quotidienne ; d’autres ne le font qu’une fois par semaine. Certains appliquent un processus plus long, mais dans ce cas, ils doivent vous en informer.

Un paiement effectué aujourd’hui par votre client arrive sur votre compte bancaire au plus tard dans les trois jours. C’est le cas si le client est établi en Europe. S’il n’est pas en Europe, comptez 5 jours pour la majorité des pays.

C’est pourquoi il est raisonnable de fixer une échéance de 10 jours maximum pour recevoir le paiement.

Une manière appropriée de l’exprimer serait : « Nous vous mettons en demeure d’effectuer le paiement de XX euros dans les 7 jours (soit avant le xx/xx/20xx) sur notre compte bancaire IBAN xxx. Utilisez la communication xxx/xxxx/xxxxx dans la communication de paiement. »

Application des intérêts et des frais

Si votre contrat avec le donneur d’ordre contient des dispositions sur les conséquences en cas de retard de paiement, devriez les appliquer. Les intérêts et les frais sont généralement exprimés dans l’accord original dans les termes « après l’échéance, des intérêts annuels de 12 % seront portés en compte automatiquement et sans notification à compter de la date de la facture ainsi qu’une indemnité forfaitaire de 10 % de la dette, avec un minimum de 75 euros ».  Voir aussi notre explication du 24 août sur l’indemnité forfaitaire.

Vous pouvez ajouter ces frais au montant demandé. Mais soyez clair dans la rédaction de votre lettre sur le premier montant (« initial ») et les coûts inhérents au retard de paiement.

De nombreux clients (débiteurs) paieront le premier montant (« initial »), sans les frais supplémentaires, à la réception de votre lettre (pour éviter ces frais supplémentaires). L’ajout de ces frais dans votre lettre de rappel les motivera à payer.

Nous vous sommons de payer

La loi belge prescrit que, quand vous allez en justice pour une facture impayée, vous devez prouver que vous avez exigé clairement et précisément ce paiement. Raison pour laquelle il est conseillé d’utiliser « nous vous mettons en demeure de payer XXX EUR ».

Lettre, courrier recommandé, courriel

Si l’affaire se termine au tribunal, vous devrez prouver que vous avez exigé le paiement. Un courrier recommandé est une preuve reconnue par les tribunaux belges. C’est pourquoi il est utile d’envoyer le premier courrier par recommandé. La seconde lettre ne doit pas nécessairement être envoyée par recommandé, mais peut être copiée dans un courriel ou simplement envoyée par courrier électronique.

La loi

La loi sur le recouvrement des consommateurs spécifie une liste d’actes interdits, y compris les messages écrits. (cf. Art.3)

La loi sur le retard de paiement dans les transactions commerciales offre une protection au créancier, mais ne porte pas sur le contenu des rappels de paiement.

Pourquoi et quand faire appel à un bureau de recouvrement

Vous pouvez tenter un contact téléphonique après avoir envoyé deux rappels, le premier 5 jours après l’échéance et un deuxième 10 jours après avoir envoyé le premier. Mais si ces trois tentatives n’ont donné aucun résultat concret (tel que le paiement, une contestation fondée ou une promesse valable), vous devez reconnaître qu’il y a un problème. Pour les clients stratégiques, un contact personnel est nécessaire. Mais tous les clients ne sont pas « stratégiques » ; probablement pas plus de 10 %. Pour les 90 % autres poursuivre des efforts internes ne sera sans doute pas rentable. Il est alors préférable de sous-traiter ces créances.

TCM a l’expertise nécessaire pour gérer ces dettes complexes. Nous appliquons un ton positif et professionnel dans nos communications avec les débiteurs, mais nous disposons d’avantages supplémentaires, notamment le fait que le débiteur sait que nous ne laisserons pas tomber l’affaire.

Conclusion

La structure de votre lettre de rappel devrait ressembler à celle-ci :

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À un emplacement visible : M. John Smith – Veuillez me contacter au +32 0 000 0000, courriel x@x.com

Madame, Monsieur,

Nous vous contactons concernant [le produit/le service] que nous vous avons livré. Il semble que nous n’avons pas encore reçu votre paiement.

Vous nous êtes redevable du montant ci-dessous :

Facture abcd = XX EUR – Intérêts à compter de la date1 jusqu’à la date2 à 12%/ans = x EUR

Facture abef  = YY EUR – Intérêts à compter de la date1 jusqu’à la date2 à 12%/ans = y EUR

Total des factures= [XX+YY]

Total des intérêts = [x+y]

Indemnité forfaitaire [contractuelle, 10 % des factures soumis à un minimum de AA EUR] = ZZ EUR

Total à payer = [Total des factures + Total des intérêts + IndemnitéF]

Pour autant que nécessaire, nous vous mettons en demeure de verser [Total du montant à payer] EUR dans les 7 jours (avant le xx/xx/20xx) sur notre compte bancaire IBAN xxx. Merci de mentionner la communication xxx/xxxx/xxxxx.

Si vous le souhaitez, n’hésitez pas à me contacter, je me ferai un plaisir de répondre à vos questions : John Smith au +32 xxxx ou x@x.com.

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Soyez positif et professionnel dans toutes vos communications avec vos clients. Envoyez deux lettres, tentez un contact téléphonique et sous-traitez la créance si votre client ne paie pas.

Vous souhaitez de l’aide pour rédiger un rappel de paiement ? Ou vous souhaitez en savoir davantage sur les services de TCM ? Visitez notre site Web ou contactez-nous !

18/4/2018 -> voyez également notre article « comment rappeler une facture par téléphone« .