Peppol : Avantages, Inconvénients et Quel Impact sur le Recouvrement de Créances ?

À partir du 1er janvier 2026, l’envoi de factures électroniques via le réseau Peppol (Pan-European Public Procurement Online) sera obligatoire en Belgique. Cette norme européenne de facturation électronique offre de nombreux avantages aux entreprises, tout en soulevant certaines interrogations.

Peppol transforme en profondeur le processus de facturation, mais quel est son impact sur le suivi des factures impayées, tant en interne qu’en externe ? Dans cet article, nous explorons ce qu’est Peppol, ses bénéfices et ses limitations, ainsi que les implications potentielles pour le secteur du recouvrement.

Qu’est-ce que Peppol ?

Lancé en 2008, Peppol est une initiative européenne visant à faciliter l’échange électronique standardisé et sécurisé de documents, tels que les factures, entre entreprises et administrations publiques. Ce système a pour objectif de simplifier les opérations administratives, de réduire les erreurs et d’accélérer le traitement des documents.

Grâce à l’utilisation de formats uniformisés, Peppol permet aux entreprises d’éviter la complexité liée à l’usage de systèmes et de standards variés. L’obligation d’adopter Peppol à partir de 2026 marque une avancée significative vers une facturation entièrement numérisée à l’échelle européenne.

Initialement, l’accent a été mis sur l’optimisation des marchés publics, facilitant ainsi la participation des entreprises aux appels d’offres transfrontaliers dans les États membres de l’UE. Cette initiative s’inscrit dans la stratégie plus large de l’Union européenne pour promouvoir le marché unique numérique et réduire les obstacles au commerce.

Aujourd’hui, Peppol connaît une adoption mondiale, avec des pays comme l’Australie, la Nouvelle-Zélande, Singapour, et les États-Unis qui l’intègrent à leurs propres systèmes, et cette liste continue de s’allonger.

Comment fonctionne Peppol ?

Conçu pour faciliter le commerce numérique transfrontalier, Peppol repose sur un ensemble de normes et une infrastructure garantissant l’interopérabilité entre différents logiciels et pays. Voici un aperçu de son fonctionnement :

Réseau Peppol

Le réseau Peppol regroupe divers acteurs, notamment des gouvernements, des entreprises et des prestataires de services, appelés « Points d’Accès Peppol ». Ces points d’accès connectent les utilisateurs au réseau et assurent la transmission sécurisée des messages (comme les factures électroniques) entre les parties.

Points d’Accès Peppol

Ce sont des prestataires de services certifiés qui facilitent les échanges entre expéditeurs et destinataires au sein du réseau. Chaque participant doit s’inscrire auprès d’un Point d’Accès pour pouvoir envoyer ou recevoir des documents. Ces points garantissent que les données sont transmises selon les normes Peppol.

Normes Peppol

Peppol utilise des formats standardisés pour les documents tels que les factures électroniques. Le format le plus courant est l’Universal Business Language (UBL), qui assure que tous les systèmes participants emploient la même structure et terminologie pour des documents comme les factures, bons de commande et bordereaux d’expédition.

Identification des parties

Chaque participant au réseau Peppol se voit attribuer un identifiant unique, généralement un numéro d’entreprise (comme le numéro de TVA). Cet identifiant permet d’acheminer correctement les documents au sein du réseau.

Les avantages de Peppol

L’introduction de Peppol offre plusieurs avantages clés :

Réduction de la fraude

Les entreprises doivent être enregistrées sur le réseau Peppol pour envoyer ou recevoir des factures, ce qui réduit considérablement les risques de factures frauduleuses. Les échanges se font via des protocoles de sécurité avancés, rendant l’interception des documents quasiment impossible.

Standardisation 

Peppol établit des normes uniformes pour les documents électroniques, permettant à la fois aux entreprises et aux administrations publiques d’utiliser des protocoles et des formats communs. Cela évite les problèmes de compatibilité entre différents systèmes.

Interopérabilité 

Grâce à ses normes, Peppol permet l’échange fluide de documents électroniques entre organisations utilisant des systèmes informatiques variés. Cette interopérabilité est cruciale pour le commerce international et la coopération entre pays.

Efficacité et automatisation 

Peppol accélère le traitement des factures et réduit les erreurs liées au traitement manuel. Sa structure uniforme minimise les erreurs d’envoi et de réception des factures, ce qui diminue les litiges liés aux paiements.

• Paiements rapides: L’envoi précoce des factures augmente les chances de paiement rapide.
• Précision des adresses : Actuellement, les débiteurs peuvent invoquer des erreurs d’adresse e-mail pour retarder les paiements, mais cet argument sera obsolète avec l’adoption de Peppol.

Économies

En permettant l’échange électronique de documents, Peppol élimine les besoins en papier et les processus manuels, réduisant ainsi les coûts de transaction et permettant des économies substantielles à long terme.

Encouragement du commerce international

Peppol, conçu à l’origine pour simplifier les marchés publics transfrontaliers en Europe, soutient désormais également le commerce mondial en offrant une infrastructure et des normes uniformes à l’échelle internationale.

Transparence accrue

Le système de facturation de Peppol assure une communication plus claire et transparente entre entreprises et administrations publiques, renforçant ainsi la confiance et la précision des échanges.

Faciliter la charge de la preuve

L’utilisation de documents électroniques simplifie la preuve en cas de retard de paiement ou de litige.

• Un argument souvent utilisé par les débiteurs, et que nous entendons fréquemment en tant que partenaire de recouvrement pour éviter le paiement de frais et d’intérêts (basé sur les conditions générales de vente ou la loi d’août 2002 sur les retards de paiement) est que la facture n’a pas été reçue. Avec l’implémentation de Peppol, cet argument ne pourra plus être invoqué, car le système garantit une traçabilité et une confirmation de réception des factures.

Les inconvénients de Peppol

Bien que Peppol offre de nombreux avantages, il présente également certains défis à relever :

Coûts de mise en œuvre

Bien que Peppol génère des économies à long terme, les coûts initiaux peuvent être significatifs. Les entreprises, en particulier les plus petites, doivent envisager les dépenses liées à l’acquisition de nouveaux logiciels et à la formation du personnel.

Complexité de l’intégration

Les entreprises utilisant des systèmes anciens peuvent rencontrer des difficultés techniques lors de l’intégration de Peppol, nécessitant parfois des adaptations importantes de leurs infrastructures existantes.

Sécurité et protection de la vie privée

Le traitement de données sensibles exige une vigilance accrue en matière de sécurité et de protection de la vie privée pour prévenir les risques de cyberattaques et les violations de données.

Périodes d’adaptation

La transition vers Peppol peut entraîner une courbe d’apprentissage et des ajustements. Les entreprises pourraient faire face à des perturbations temporaires dans le processus de facturation, en raison de problèmes techniques ou d’incertitudes concernant les nouvelles exigences.

Réglementation en évolution constante

Les règles et exigences concernant la facturation électronique peuvent évoluer. Cela peut nécessiter des ajustements et engendrer des coûts supplémentaires pour les entreprises déjà conformes aux normes Peppol.

Gestion des rappels

Actuellement, Peppol se concentre principalement sur l’envoi et la réception de factures électroniques et de documents associés, comme les bons de commande et les bordereaux de livraison. Les rappels de paiement ou les notifications de retard ne sont pas encore inclus dans les normes Peppol. Il est donc nécessaire d’établir un système de recouvrement et de gestion des rappels en complément de Peppol.

Impact de Peppol sur le recouvrement des créances internes et externes

La question centrale est de savoir si l’introduction de Peppol entraînera un changement significatif dans le secteur du recouvrement des créances. Bien que Peppol améliore l’efficacité des échanges de documents, il est peu probable qu’il réduise considérablement le nombre de mauvais payeurs. Toutefois, il éliminera les oublis de factures et la possibilité pour les débiteurs de prétendre qu’ils n’ont pas reçu ou correctement reçu une facture.

Cependant, le non-paiement est souvent le symptôme de problèmes financiers sous-jacents, de litiges ou de négligence, qui ne seront pas résolus simplement par un nouveau système de facturation. L’intervention humaine demeure essentielle tout au long du processus de recouvrement, de la phase de précollecte au sein de l’entreprise, ainsi que pour le travail des partenaires de recouvrement externes.

Quel est le point de vue de TCM Belgium, votre partenaire de recouvrement ?

Visites sur site

TCM Belgium observe une évolution dans la manière dont les factures impayées sont perçues. Autrefois, les personnes étaient gênées par les dettes ; aujourd’hui, certaines ignorent même les courriers ou les lettres. Pour répondre à cette problématique, TCM Belgium a été pionnier en matière de visites sur place auprès des débiteurs il y a 15 ans. Ces visites permettent de confronter les débiteurs à leurs obligations de manière humaine et directe grâce à une équipe de juristes. Ce contact personnel est souvent la clé pour résoudre les situations amiables et favoriser le paiement. De plus, grâce à son affiliation au réseau international TCM Group, TCM Belgium propose ces visites dans plus de 100 pays.

Opportunités d’intégration informatique

TCM Belgium voit l’adoption obligatoire de Peppol comme une opportunité pour envisager des intégrations systèmes plus poussées. Lors de la mise en œuvre de Peppol, il peut être avantageux de demander à votre équipe informatique d’explorer des possibilités d’intégration supplémentaires pour améliorer le suivi des factures impayées. TCM Belgium a déjà établi de nombreuses connexions API avec des systèmes clients et des plateformes comptables.

Recouvrement international dans plus de 100 pays

Bien que Peppol soit adopté par de nombreux pays, son déploiement n’est pas universel. Le suivi local reste donc crucial. Grâce à son affiliation avec le TCM Group, TCM Belgium assure un recouvrement correct et éthique des créances dans le monde entier, en tenant compte des spécificités locales.

Vous avez des questions concernant le recouvrement des factures impayées ou souhaitez-vous en savoir plus sur nos connexions API ? N’hésitez pas à nous contacter pour obtenir des informations supplémentaires via s.dereze@tcm.be ou au 0498 29 29 14.

13/09/2024

Peppol : Avantages, Inconvénients et Quel Impact sur le Recouvrement de Créances ?

À partir du 1er janvier 2026, l’envoi de factures électroniques via le réseau Peppol (Pan-European Public Procurement Online) sera obligatoire en Belgique. Cette norme européenne de facturation électronique offre de nombreux avantages aux entreprises, tout en soulevant certaines interrogations.

Peppol transforme en profondeur le processus de facturation, mais quel est son impact sur le suivi des factures impayées, tant en interne qu’en externe ? Dans cet article, nous explorons ce qu’est Peppol, ses bénéfices et ses limitations, ainsi que les implications potentielles pour le secteur du recouvrement.

Qu’est-ce que Peppol ?

Lancé en 2008, Peppol est une initiative européenne visant à faciliter l’échange électronique standardisé et sécurisé de documents, tels que les factures, entre entreprises et administrations publiques. Ce système a pour objectif de simplifier les opérations administratives, de réduire les erreurs et d’accélérer le traitement des documents.

Grâce à l’utilisation de formats uniformisés, Peppol permet aux entreprises d’éviter la complexité liée à l’usage de systèmes et de standards variés. L’obligation d’adopter Peppol à partir de 2026 marque une avancée significative vers une facturation entièrement numérisée à l’échelle européenne.

Initialement, l’accent a été mis sur l’optimisation des marchés publics, facilitant ainsi la participation des entreprises aux appels d’offres transfrontaliers dans les États membres de l’UE. Cette initiative s’inscrit dans la stratégie plus large de l’Union européenne pour promouvoir le marché unique numérique et réduire les obstacles au commerce.

Aujourd’hui, Peppol connaît une adoption mondiale, avec des pays comme l’Australie, la Nouvelle-Zélande, Singapour, et les États-Unis qui l’intègrent à leurs propres systèmes, et cette liste continue de s’allonger.

Comment fonctionne Peppol ?

Conçu pour faciliter le commerce numérique transfrontalier, Peppol repose sur un ensemble de normes et une infrastructure garantissant l’interopérabilité entre différents logiciels et pays. Voici un aperçu de son fonctionnement :

Réseau Peppol

Le réseau Peppol regroupe divers acteurs, notamment des gouvernements, des entreprises et des prestataires de services, appelés « Points d’Accès Peppol ». Ces points d’accès connectent les utilisateurs au réseau et assurent la transmission sécurisée des messages (comme les factures électroniques) entre les parties.

Points d’Accès Peppol

Ce sont des prestataires de services certifiés qui facilitent les échanges entre expéditeurs et destinataires au sein du réseau. Chaque participant doit s’inscrire auprès d’un Point d’Accès pour pouvoir envoyer ou recevoir des documents. Ces points garantissent que les données sont transmises selon les normes Peppol.

Normes Peppol

Peppol utilise des formats standardisés pour les documents tels que les factures électroniques. Le format le plus courant est l’Universal Business Language (UBL), qui assure que tous les systèmes participants emploient la même structure et terminologie pour des documents comme les factures, bons de commande et bordereaux d’expédition.

Identification des parties

Chaque participant au réseau Peppol se voit attribuer un identifiant unique, généralement un numéro d’entreprise (comme le numéro de TVA). Cet identifiant permet d’acheminer correctement les documents au sein du réseau.

Les avantages de Peppol

L’introduction de Peppol offre plusieurs avantages clés :

Réduction de la fraude

Les entreprises doivent être enregistrées sur le réseau Peppol pour envoyer ou recevoir des factures, ce qui réduit considérablement les risques de factures frauduleuses. Les échanges se font via des protocoles de sécurité avancés, rendant l’interception des documents quasiment impossible.

Standardisation 

Peppol établit des normes uniformes pour les documents électroniques, permettant à la fois aux entreprises et aux administrations publiques d’utiliser des protocoles et des formats communs. Cela évite les problèmes de compatibilité entre différents systèmes.

Interopérabilité 

Grâce à ses normes, Peppol permet l’échange fluide de documents électroniques entre organisations utilisant des systèmes informatiques variés. Cette interopérabilité est cruciale pour le commerce international et la coopération entre pays.

Efficacité et automatisation 

Peppol accélère le traitement des factures et réduit les erreurs liées au traitement manuel. Sa structure uniforme minimise les erreurs d’envoi et de réception des factures, ce qui diminue les litiges liés aux paiements.

• Paiements rapides: L’envoi précoce des factures augmente les chances de paiement rapide.
• Précision des adresses : Actuellement, les débiteurs peuvent invoquer des erreurs d’adresse e-mail pour retarder les paiements, mais cet argument sera obsolète avec l’adoption de Peppol.

Économies

En permettant l’échange électronique de documents, Peppol élimine les besoins en papier et les processus manuels, réduisant ainsi les coûts de transaction et permettant des économies substantielles à long terme.

Encouragement du commerce international

Peppol, conçu à l’origine pour simplifier les marchés publics transfrontaliers en Europe, soutient désormais également le commerce mondial en offrant une infrastructure et des normes uniformes à l’échelle internationale.

Transparence accrue

Le système de facturation de Peppol assure une communication plus claire et transparente entre entreprises et administrations publiques, renforçant ainsi la confiance et la précision des échanges.

Faciliter la charge de la preuve

L’utilisation de documents électroniques simplifie la preuve en cas de retard de paiement ou de litige.

• Un argument souvent utilisé par les débiteurs, et que nous entendons fréquemment en tant que partenaire de recouvrement pour éviter le paiement de frais et d’intérêts (basé sur les conditions générales de vente ou la loi d’août 2002 sur les retards de paiement) est que la facture n’a pas été reçue. Avec l’implémentation de Peppol, cet argument ne pourra plus être invoqué, car le système garantit une traçabilité et une confirmation de réception des factures.

Les inconvénients de Peppol

Bien que Peppol offre de nombreux avantages, il présente également certains défis à relever :

Coûts de mise en œuvre

Bien que Peppol génère des économies à long terme, les coûts initiaux peuvent être significatifs. Les entreprises, en particulier les plus petites, doivent envisager les dépenses liées à l’acquisition de nouveaux logiciels et à la formation du personnel.

Complexité de l’intégration

Les entreprises utilisant des systèmes anciens peuvent rencontrer des difficultés techniques lors de l’intégration de Peppol, nécessitant parfois des adaptations importantes de leurs infrastructures existantes.

Sécurité et protection de la vie privée

Le traitement de données sensibles exige une vigilance accrue en matière de sécurité et de protection de la vie privée pour prévenir les risques de cyberattaques et les violations de données.

Périodes d’adaptation

La transition vers Peppol peut entraîner une courbe d’apprentissage et des ajustements. Les entreprises pourraient faire face à des perturbations temporaires dans le processus de facturation, en raison de problèmes techniques ou d’incertitudes concernant les nouvelles exigences.

Réglementation en évolution constante

Les règles et exigences concernant la facturation électronique peuvent évoluer. Cela peut nécessiter des ajustements et engendrer des coûts supplémentaires pour les entreprises déjà conformes aux normes Peppol.

Gestion des rappels

Actuellement, Peppol se concentre principalement sur l’envoi et la réception de factures électroniques et de documents associés, comme les bons de commande et les bordereaux de livraison. Les rappels de paiement ou les notifications de retard ne sont pas encore inclus dans les normes Peppol. Il est donc nécessaire d’établir un système de recouvrement et de gestion des rappels en complément de Peppol.

Impact de Peppol sur le recouvrement des créances internes et externes

La question centrale est de savoir si l’introduction de Peppol entraînera un changement significatif dans le secteur du recouvrement des créances. Bien que Peppol améliore l’efficacité des échanges de documents, il est peu probable qu’il réduise considérablement le nombre de mauvais payeurs. Toutefois, il éliminera les oublis de factures et la possibilité pour les débiteurs de prétendre qu’ils n’ont pas reçu ou correctement reçu une facture.

Cependant, le non-paiement est souvent le symptôme de problèmes financiers sous-jacents, de litiges ou de négligence, qui ne seront pas résolus simplement par un nouveau système de facturation. L’intervention humaine demeure essentielle tout au long du processus de recouvrement, de la phase de précollecte au sein de l’entreprise, ainsi que pour le travail des partenaires de recouvrement externes.

Quel est le point de vue de TCM Belgium, votre partenaire de recouvrement ?

Visites sur site

TCM Belgium observe une évolution dans la manière dont les factures impayées sont perçues. Autrefois, les personnes étaient gênées par les dettes ; aujourd’hui, certaines ignorent même les courriers ou les lettres. Pour répondre à cette problématique, TCM Belgium a été pionnier en matière de visites sur place auprès des débiteurs il y a 15 ans. Ces visites permettent de confronter les débiteurs à leurs obligations de manière humaine et directe grâce à une équipe de juristes. Ce contact personnel est souvent la clé pour résoudre les situations amiables et favoriser le paiement. De plus, grâce à son affiliation au réseau international TCM Group, TCM Belgium propose ces visites dans plus de 100 pays.

Opportunités d’intégration informatique

TCM Belgium voit l’adoption obligatoire de Peppol comme une opportunité pour envisager des intégrations systèmes plus poussées. Lors de la mise en œuvre de Peppol, il peut être avantageux de demander à votre équipe informatique d’explorer des possibilités d’intégration supplémentaires pour améliorer le suivi des factures impayées. TCM Belgium a déjà établi de nombreuses connexions API avec des systèmes clients et des plateformes comptables.

Recouvrement international dans plus de 100 pays

Bien que Peppol soit adopté par de nombreux pays, son déploiement n’est pas universel. Le suivi local reste donc crucial. Grâce à son affiliation avec le TCM Group, TCM Belgium assure un recouvrement correct et éthique des créances dans le monde entier, en tenant compte des spécificités locales.

Vous avez des questions concernant le recouvrement des factures impayées ou souhaitez-vous en savoir plus sur nos connexions API ? N’hésitez pas à nous contacter pour obtenir des informations supplémentaires via s.dereze@tcm.be ou au 0498 29 29 14.

13/09/2024