Procedure de ventes et recouvrement

Une procédure professionnelle systématique dans vos opérations permet d’éviter les mauvaises créances. Procedure de ventes et recouvrement sont liés. Tous vos éléments de processus de vente doivent être examinés. À titre de comparaison, disons que la Porsche la plus rapide ne vous amènera pas à 100 mètres s’il vous manque l’une des quatre roues. Il en va de même pour votre entreprise : si vous avez le meilleur produit, une excellente force de vente et une bonne comptabilité, mais que vous manquez de compétences en matière de livraison et de gestion de crédit, votre entreprise souffrira et vos bénéfices en seront ternis.

Le recouvrement de créances commence avec vos conditions de vente. Le processus de vente et de livraison est la deuxième étape à analyser. Vous devez ensuite repérer les factures en souffrance et envoyer des rappels appropriés. Si vous n’êtes toujours pas payé après vos efforts internes, il est préférable de sous-traiter ces réclamations (factures impayées) et de se concentrer sur votre activité principale et vos nouvelles ventes.

Conditions générales de vente

La première étape est d’avoir un contrat et/ou des conditions générales de vente acceptés par votre client. Les conditions générales de vente comprennent de nombreux aspects de votre métier. Elles incluent également une disposition qui décrit ce qui se passera si votre client ne remplit pas sa partie du travail : le paiement.  La formulation pourrait être la suivante : <>.  En savoir plus sur les intérêts et les frais fixes.

Ventes et livraison

Avant toute livraison, assurez-vous que vous serez en mesure de prouver que votre client a commandé ce que vous lui livrez et a accepté les conditions de vente ci-dessus.

En outre, vous pourriez un jour avoir besoin d’une preuve que vous avez livré les biens et services convenus. Êtes-vous en mesure de le faire ?

Ces éléments de base généraux d’un processus de vente professionnel peuvent varier d’un commerce à l’autre.

Suivi des paiements

Ne laissez pas vos clients sentir que vous êtes lent à envoyer un rappel. Envoyez-leur un rappel de paiement le jour suivant l’échéance de paiement. Pour être en mesure de le faire, vous avez besoin d’un système énumérant les factures en souffrance, y compris le montant dû et les jours de retard.

Sous-traiter

Vous pourriez tout faire en interne. Mais cela pourrait détourner vos ressources des autres tâches : les tâches que personne d’autre ne peut faire pour vous, car ce sont vos activités principales. D’où la nécessité de sous-traiter la plupart, sinon la totalité, de vos créances qui ont plus d’un mois de retard de paiement.   À qui ?  À un avocat, un huissier ou un collecteur de dettes.   Vous pouvez faire appel à ces professionnels à tout moment.

Un collecteur de dettes commencera par une lettre à votre client : le débiteur. Cette lettre transmettra le message que les tâches d’obtenir le paiement de cette facture sont maintenant dans les mains de professionnels. Une telle lettre est statistiquement suffisante pour obtenir le paiement de 25 % des paiements en souffrance.

Si certaines factures restent impayées après un certain temps (15 jours par la loi pour les consommateurs, quelques jours pour les dettes commerciales), la procédure de recouvrement varie d’une entreprise à une autre.

Chez TCM, c’est à ce moment que nous commençons à appeler votre débiteur. Par la suite, en fonction de la réaction du débiteur, nous combinons appels téléphoniques, lettres, courriels, SMS et visites sur place.

Convocation en justice

Voilà ce qu’il en est d’une procédure de recouvrement dit à l’amiable. Si aucun effort amiable ne semble apporter le paiement attendu, nous pouvons aller devant les tribunaux.

Ceci n’est fait qu’avec votre accord (en tant que créancier). Il est important de garder à l’esprit qu’à ce stade, tout différend ou autre problème possible est connu et a été pris en charge. Cela économise beaucoup de coûts et d’efforts inutiles. Cela accélère également le processus, car un trop grand nombre d’affaires sont portées devant les tribunaux seulement pour découvrir qu’il y avait un problème sous-jacent. Avant d’assigner en justice, il est essentiel de vérifier que votre débiteur semble solvable, sinon vous aurez un titre exécutoire sans argent pour le satisfaire. Chez TCM, moins de 1 % des réclamations que nous traitons se retrouvent devant les tribunaux.

L’attitude appropriée

Il est facile d’être irrité par un client non performant. Vous avez livré conformément à l’accord et fait des efforts et, comme toute personne raisonnable, vous êtes frustré, sinon bouleversé par certaines attitudes des débiteurs. Chez TCM, notre attitude est professionnelle tout au long de la procédure. Il s’agit de notre travail quotidien ; il ne s’agit pas de notre argent et de notre client en défaut de paiement, nous pouvons donc mettre à distance toute forme d’irritation et autres émotions. C’est essentiel pour réussir. Nous analysons les faits et prenons des décisions rationnelles. Lorsque la décision doit être la vôtre, nous vous fournissons les éléments de décision et nous suivons vos instructions.

Le paiement arrive

Les particuliers qui doivent 5  000 EUR à 50  000 EUR à une banque ne soutiennent statistiquement pas la comparaison avec des parents qui doivent  150 EUR à une école. De la même manière, une société belge qui doit 1 000 EUR à un fournisseur d’électricité ne soutient pas la comparaison avec une société indienne qui doit 150 000 EUR à un fournisseur belge. Il est donc difficile de fournir des statistiques générales. Vous pourrez toutefois trouver des chiffres sur notre page de statistiques.

Le fait est que, chez TCM, nous comptabilisons les paiements pour nos clients. Jusqu’à << 109 % de nos montants totaux réclamés dont 9 % sont des intérêts et frais de recouvrement) >> comme en a témoigné l’un de nos clients.

Cet argent vous est alors rapidement reversé (voir en bas de notre page « Informatique ».

Nous recouvrons des créances en Belgique et dans plus de 100 pays sur les 5 continents.

Updated 13/12/2016