SURMONTEZ LES TROIS PRINCIPAUX OBSTACLES AU RECOUVREMENT DE DETTES

En Belgique, de 2 % à 6 % des factures sont impayées à échéance.  Ces chiffres varient d’un type de commerce à l’autre.  Quelque 15 % de ces 2 % à 6 % sont en retard en raison de problèmes de solvabilité du débiteur.  Pour les 85 % restants, les raisons sont variées.

Les débiteurs sont trop souvent associés  à de la« déloyauté ».  Cependant, la mauvaise foi se limite à une minorité.

Nous ne traitons que des dettes en souffrance. Et parfois, nous ne pouvons pas les recouvrer.  Pour certains clients, nous encaissons presque 100% de leurs créances ; pour d’autres, le chiffre de créances irrécupérables est proche de la moitié. Pourquoi ? Nos statistiques révèlent les raisons de notre échec : 36 % de nos échecs de recouvrement sont dus au fait que le créancier ne veut pas aller devant les tribunaux et/ou parce que le montant est trop petit ou la preuve incertaine ; 20 % parce que nous ne pouvons pas localiser le débiteur ; 12 % par manque de documents ; 9 % en raison de faillite ; 7 % parce que la dette est contestée. Les 16 % derniers sont dus au fait que le créancier nous demande d’arrêter le processus de recouvrement.

Le créancier peut minimiser les problèmes par des actions simples.

Documentez les ventes et factures

Le manque de documents prouvant la dette rend le recouvrement plus difficile.  Les débiteurs n’ont pas toujours une très bonne administration ou sont désireux d’obtenir un peu plus de temps pour payer leurs factures. Ils nous demandent des copies des factures, des bons de commande, etc. Si nous ne pouvons pas leur fournir ces documents en quelques jours, nous réduisons nos chances de régler la dette à l’amiable.  Si nous ne pouvons pas produire une telle preuve du tout, nos chances sont nulles.

À faire : assurez-vous de conserver une documentation adéquate de la commande signée jusqu’à la confirmation de la réception signée du produit ou service afin de prouver que vous avez agi conformément à la commande de votre client (demande de votre débiteur).  Pour certains types d’activités, une commande signée ou un bon de livraison ne sont pas suffisants.  Voyez comment insérer une preuve dans votre processus (comme des organigrammes de votre processus, accusé de lecture des courriels, enregistrement vocal, images, etc.). Assurez-vous d’avoir tous les éléments nécessaires pour identifier et localiser avec précision votre client (nom exact, adresse, numéro d’identification/numéro de TVA, téléphone, courriel, etc., le cas échéant).

Conditions générales de vente

Une facture en souffrance entraîne du travail supplémentaire. Peu importe la raison pour laquelle elle est impayée, le recouvrement de créances entraîne des coûts supplémentaires.  Ces coûts doivent être payés par ceux qui en sont la cause, sous peine de devoir augmenter le prix de vos biens et services et donc de réduire votre compétitivité.

À faire : établissez des conditions de vente précises sur ce qui arrive dans l’éventualité où la facture n’est pas payée à échéance.  Assurez-vous que vos clients (y compris vos débiteurs) ont approuvé ces conditions et que vous pouvez le prouver.

Traitez les litiges

Les litiges sont synonymes de travail supplémentaire. Mais à long terme, la gestion de ces litiges réduit votre charge de travail. En effet, savoir ce que vos clients contestent vous permet de réduire ce genre d’événement. Une gestion professionnelle des litiges réduit également les créances irrécouvrables de façon significative !

À faire : en cas de litige, accusez en réception avec votre client, gérez le problème, informez votre client de votre décision, effectuez l’adaptation nécessaire (y compris une note de crédit si c’est approprié). Puis, modifiez votre processus, le cas échéant.

Vous souhaitez plus de détails sur ce que nous pouvons faire pour que vos factures vous soient payées ?  Surfez sur notre site Web, envoyez-nous un courriel ou contactez-nous !

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En Belgique, de 2 % à 6 % des factures sont impayées à échéance.  Ces chiffres varient d’un type de commerce à l’autre.  Quelque 15 % de ces 2 % à 6 % sont en retard en raison de problèmes de solvabilité du débiteur.  Pour les 85 % restants, les raisons sont variées.

Les débiteurs sont trop souvent associés  à de la« déloyauté ».  Cependant, la mauvaise foi se limite à une minorité.

Nous ne traitons que des dettes en souffrance. Et parfois, nous ne pouvons pas les recouvrer.  Pour certains clients, nous encaissons presque 100% de leurs créances ; pour d’autres, le chiffre de créances irrécupérables est proche de la moitié. Pourquoi ? Nos statistiques révèlent les raisons de notre échec : 36 % de nos échecs de recouvrement sont dus au fait que le créancier ne veut pas aller devant les tribunaux et/ou parce que le montant est trop petit ou la preuve incertaine ; 20 % parce que nous ne pouvons pas localiser le débiteur ; 12 % par manque de documents ; 9 % en raison de faillite ; 7 % parce que la dette est contestée. Les 16 % derniers sont dus au fait que le créancier nous demande d’arrêter le processus de recouvrement.

Le créancier peut minimiser les problèmes par des actions simples.

Documentez les ventes et factures

Le manque de documents prouvant la dette rend le recouvrement plus difficile.  Les débiteurs n’ont pas toujours une très bonne administration ou sont désireux d’obtenir un peu plus de temps pour payer leurs factures. Ils nous demandent des copies des factures, des bons de commande, etc. Si nous ne pouvons pas leur fournir ces documents en quelques jours, nous réduisons nos chances de régler la dette à l’amiable.  Si nous ne pouvons pas produire une telle preuve du tout, nos chances sont nulles.

À faire : assurez-vous de conserver une documentation adéquate de la commande signée jusqu’à la confirmation de la réception signée du produit ou service afin de prouver que vous avez agi conformément à la commande de votre client (demande de votre débiteur).  Pour certains types d’activités, une commande signée ou un bon de livraison ne sont pas suffisants.  Voyez comment insérer une preuve dans votre processus (comme des organigrammes de votre processus, accusé de lecture des courriels, enregistrement vocal, images, etc.). Assurez-vous d’avoir tous les éléments nécessaires pour identifier et localiser avec précision votre client (nom exact, adresse, numéro d’identification/numéro de TVA, téléphone, courriel, etc., le cas échéant).

Conditions générales de vente

Une facture en souffrance entraîne du travail supplémentaire. Peu importe la raison pour laquelle elle est impayée, le recouvrement de créances entraîne des coûts supplémentaires.  Ces coûts doivent être payés par ceux qui en sont la cause, sous peine de devoir augmenter le prix de vos biens et services et donc de réduire votre compétitivité.

À faire : établissez des conditions de vente précises sur ce qui arrive dans l’éventualité où la facture n’est pas payée à échéance.  Assurez-vous que vos clients (y compris vos débiteurs) ont approuvé ces conditions et que vous pouvez le prouver.

Traitez les litiges

Les litiges sont synonymes de travail supplémentaire. Mais à long terme, la gestion de ces litiges réduit votre charge de travail. En effet, savoir ce que vos clients contestent vous permet de réduire ce genre d’événement. Une gestion professionnelle des litiges réduit également les créances irrécouvrables de façon significative !

À faire : en cas de litige, accusez en réception avec votre client, gérez le problème, informez votre client de votre décision, effectuez l’adaptation nécessaire (y compris une note de crédit si c’est approprié). Puis, modifiez votre processus, le cas échéant.

Vous souhaitez plus de détails sur ce que nous pouvons faire pour que vos factures vous soient payées ?  Surfez sur notre site Web, envoyez-nous un courriel ou contactez-nous !