Glossarium

Aanmaning, Ingebrekestelling

Een aanmaningsbrief of een betalingsherinnering (voorbeeld) is de geschreven manier voor een crediteur om een betaling te eisen van zijn debiteur. Een ingebrekestelling is formeler van aard. Vaak is dit een verzoek om een openstaande factuur te betalen, maar het kan ook zijn dat aangemaand wordt om iets uit te voeren of om iets na te laten.

De aanmaningsbrief of de ingebrekestelling informeren de debiteur dat de betaling niet op tijd ontvangen is door de crediteur. De inhoud van deze brieven dient steeds eenvoudig te blijven en positief taalgebruik te omvatten. Bedreigingen en hard taalgebruik werken contraproductief.

De ingebrekestelling is essentieel voor gerechtelijke stappen. Zij dient duidelijk en precies te verklaren dat de crediteur de betaling vereist. Het is dus aangeraden om woorden te gebruiken zoals “wij stellen u in gebreke” gevolgd door het verschuldigde bedrag en de maximale toegelaten tijdspanne (bijvoorbeeld: “onmiddellijk”) en verdere praktische info (zoals uw bankrekeningnummer). Wanneer de brief verzonden wordt via aangetekende post, kan deze op een effectieve manier gebruikt worden als bewijs bij een later geschil. Een email en fax kunnen ook dienen als bewijsmateriaal en houdt u dus ook best bij.

De wet specifieert niet over de inhoud van een ingebrekestelling, met uitzondering van de wet van 20 december 2002 (cfr Art. 5; maar dit artikel heeft enkel betrekking op de invordering van de schulden van de consument, en is dus niet van toepassing op de acties van de schuldeiser zelf.)

Nota: sommige crediteurs verzenden ook een herinnering alvorens de factuur vervalt. Deze worden een paar dagen voor de overeengekomen datum opgestuurd. Dit is geschikter voor grote vorderingen en/of meer complexe kwesties (zoals internationale handel).

De eerste aanmaning wordt het best een paar dagen na de overeengekomen datum verzonden. Een tiental dagen na de eerste aanmaningsbrief volgt vaak een ingebrekestelling. Daarna is het gepast een telefoontje te plegen met de debiteur. Inderdaad, herhalend brieven sturen kan een onbedoelde “don’t worry” boodschap overbrengen naar de debiteur. Het is aangeraden om de interest en kosten in de aanmaningsbrief en de ingebrekestelling te vermelden (ofwel als herinnering dat deze kosten accumuleren bij de volgende stappen, of als een bedrag dat meteen toegevoegd wordt aan de vereiste betaling).

Als twee aanmaningsbrieven en een telefoontje niet geleid hebben tot betaling, is het beter om de zaak uit te besteden aan een incassobureau. Inderdaad, in deze fase is het waarschijnlijk dat er een probleem is met de schuld. TCM behandelt duizenden van zulke vorderingen. Minder dan 1 % van de claims eindigen voor het gerecht. Dit is te danken aan onze georganiseerde en systematische communicatie met debiteuren.

Updated 24/10/16

 

De definities die onder dit punt worden weergegeven reflecteren de Belgische situatie; tenzij anders vermeld. De teksten zijn bedoeld om concepten in dagelijkse taal samen te vatten en dienen niet als alomvattend of definitief te worden begrepen. Suggesties of aanpassingen mogen altijd naar glossary@tcm.be verstuurd worden.