FAQ – veelgestelde vragen

inbreng dossier

Wat moeten we doorgeven aan TCM bij het inbrengen van een dossier?

Bij de opening van een nieuw dossier, is het van belang om ons de kopies te sturen van al de bewijsstukken die jullie in het bezit hebben. Deze documenten kunnen de volgende zijn:

  • facturen of equivalent,
  • ondertekend contract door beide partijen en/of de algemene voorwaarden die van toepassing zijn op het doorgegeven dossier (in het geval van een onderwijsinstelling, een exemplaar van jullie huishoudelijk reglement ondertekend door de ouders),
  • opgestuurde aanmaningsbrieven alsook de correspondentie met de debiteur omtrent de schuld.

Het is eveneens van belang dat jullie al de gekende informatie over de debiteur in kwestie doorgeven. Met name:

  • naam van de onderneming,
  • BTW-nummer,
  • naam, voornaam van de debiteur of van de verantwoordelijke van de aankoop binnen een onderneming,
  • volledig adres,
  • geboortedatum van de debiteur,
  • telefoonnummer,
  • e-mail adres,
  • faxnummer,
  • alles wat nuttig kan zijn om de debiteur te contacteren.

Opgelet, bij het doorsturen van de informatie van de debiteur, gelieve de maatregelen rond het GDPR reglement (mei 2018) te respecteren. Stuur alles door via ons beveiligd platform!

te vorderen bedrag

Wat moet ik doorgeven inzake het achterstallig saldo?

Bij het doorsturen van een nieuw dossier om te innen, is het belangrijk om de verschillende bedragen te duiden.

TCM berekent automatisch de totale schuld in functie van de algemene voorwaarden, met andere woorden ‘wat is aangegeven inzake interesten en schadevergoedingen‘.

Volgende info is daarbij belangrijk:

  • Voor elke factuur: het factuurnummer, de datum, de vervaldatum en het toegekende bedrag.
  • Voor elke reeds ontvangen betaling op de dag dat u het dossier doorstuurt: de betalingsdatum, het bedrag van de betaling, en indien mogelijk de factuur waarop de betaling betrekking heeft.

Zo kan ons systeem automatisch het saldo van de schuld berekenen inclusief intresten en schadevergoeding.

communiceren

Hoe communiceren met TCM omtrent een lopend dossier?

TCM streeft naar een zo transparant mogelijke communicatie inzake de acties die worden ondernomen om de schuld te innen. Voor verdere vragen en opmerkingen kan u ons steeds direct contacteren:

  • Via telefoon (algemene nummer 016 74 52 00),
  • Oftewel meldt u zich aan op ons platform en stuurt u ons een beveiligd bericht,
  • Wij raden aan om e-mails te vermijden als het bericht persoonlijke – of privé gegevens bevat (bv “M. X moet X € …”).

Wij zullen u met plezier verdere uitleg via telefoon verschaffen of binnen de 24 uur op uw bericht reageren. Het is natuurlijk vanzelfsprekend dat, naargelang de omstandigheden in het dossier, onze respons in bepaalde gevallen wat later zal toekomen. Het is ons doel om het dossier zo snel als mogelijk op te lossen en dat impliceert dat wij zo snel als mogelijk antwoorden.

Noot: Wilt u bij elke communicatie ons referentienummer (zoals “000/0000/00000”) vermelden (of minstens uw eigen referentienummer, of de naam van de debiteur) zodat wij zo snel mogelijk het dossier in kwestie kunnen terugvinden.

update

Ik wens een update van TCM te krijgen omtrent een lopend dossier, wat moet ik doen?
  • U kan zich elk moment aanmelden op ons platform aan de hand van uw login en wachtwoord om zo een update te krijgen over de vooruitgang van elk van de aan ons toevertrouwde dossiers;
  • Voor specifieke vragen kan u op elk moment contact met ons opnemen.

‘notificatie’-bestand, email

Ik heb een Excel document ontvangen « notificatie van de acties» van TCM, wat houdt dit in?

Bij het beheer van een dossier heeft de dossierbeheerder de mogelijkheid om u een actie te « notifiëren ». Het kan gaan om een e-mail die werd ontvangen van de debiteur of een partner, om een betaling, enzoverder. Dit geeft de dossierbeheerder de mogelijkheid om u op de hoogte te houden van de evolutie van uw dossiers door slechts één dagelijks bericht in plaats van meerdere berichten per dag.

Dit Excel-document bevat het volgende: ons referentienummer, uw referentienummer, de datum en het type van de actie (ontvangen e-mail, verzonden e-mail, inkomend telefoongesprek, …), de status van het dossier, de naam van de debiteur, en het bericht dat de dossierbeheerder u wou doorgeven om op de hoogte te blijven van de vooruitgang in uw dossier.

statistiek

Welk type statistiek kan ik bij TCM opvragen inzake de samenstelling van de doorgegeven dossiers?

Maandelijks ontvangt u op uw e-mailadres een statistisch overzicht (behalve als u gevraagd heeft om er geen te ontvangen). Dit statistisch overzicht bevat informatie over elk dossier dat bij ons in behandeling is en de dossiers die de laatste maand gesloten werden.

Ook kan u via ons beveiligd platform statistieken downloaden. U kan verschillende dossiers aanduiden (open, gesloten, enz.) of al uw dossiers selecteren, vervolgens kan u een bestand downloaden met de karakteristieken van de dossiers (identificatie, bedragen, enz.)

Verder geeft TCM u de mogelijkheid om gepersonaliseerde statistieken op te vragen.

betaling rechtsteeks ontvangen

Ik heb een betaling ontvangen van de debiteur om mijn rekening voor een dossier dat bij TCM in behandeling is. Wat dien ik te hiermee te doen?

Bij een betaling van een lopend dossier bij TCM, is het van belang om ons dit zo snel mogelijk te laten weten via het platform (of via mail als er geen sprake is van persoonlijke – /privé gegevens). Dit zorgt voor minder tijdverlies bij het beheer van het dossier en zal uw professionele imago tegenover de klant versterken.

Bedankt om het ontvangen bedrag specifiek te vermelden, alsook de datum waarop u de betaling ontvangen heeft.

betaling bij TCM

TCM heeft een betaling ontvangen, wanneer ga ik het geld op mijn rekening ontvangen?

TCM stort maandelijks de ontvangen bedragen aan u over.

intresten & kosten

TCM heeft de hoofdsom van de betaling ontvangen, wat is het vervolg van de procedure?

In geval van laattijdige betalingen schrijft de wet – zowel voor crediteur als debiteur – rechten en plichten voor.

Wanneer u zich in de positie van de crediteur bevindt, heeft u – volgens de wet – enerzijds recht om algemene verkoopsvoorwaarden op te stellen die u de mogelijkheid geven om een schadevergoeding te eisen van een debiteur bij laattijdige betaling. In B2B zaken, is de wet wat soepeler en heeft u meer mogelijkheden. Deze vergoedingen hebben tot doel de schade te vereffenen die is ontstaan door de laattijdige betaling van de debiteur, en zijn dus erg belangrijk.

Het is voor u als crediteur belangrijk dat u, bij doorgave van het dossier aan TCM, de stipulaties inzake intresten en schadevergoedingen aan ons overmaakt. TCM probeert die bijkomende bedragen, waar u wettelijk gezien recht op heeft, steeds te innen om zo de kost van het incassogebeuren op die manier te compenseren. Het is voor u als crediteur dus belangrijk om eigen algemene voorwaarden op te stellen gezien deze doorgaans voordeliger zijn dan de algemene wettelijke bepalingen, en om de procedure verder te zetten ook al is de hoofdsom betaald.

Wanneer u zich in de positie van de debiteur bevindt, moet u volgens de wet uw facturen betalen binnen de termijn die overeengekomen is met de crediteur. Als u dit niet doet, bent u in fout,en zullen bijkomende kosten boven het oorspronkelijke saldo worden aangerekend (meer bepaald intresten en schadevergoeding). U bent verplicht om deze wettelijk opgelegde bedragen, of de op voorhand afgesproken bedragen die zijn opgenomen in de algemene voorwaarden van de crediteur, te vereffenen. Door de opdracht te laten uitvoeren, accepteert u deze voorwaarden alsook de aangeduide kosten in geval van laattijdig betalen. Het is zeer belangrijk om deze algemene voorwaarden te lezen bij elke nieuwe aankoop of bestelling. Eens uw bestelling is doorgegeven, wordt ervan uitgegaan dat de voorwaarden geaccepteerd zijn. U kan dan niet meer weigeren om die bedragen te betalen.

kosten aan debiteur

Waarom kan ik de kosten van TCM niet terugvorderen bij de debiteur?

De wetgeving laat niet toe dat wij incassokosten aanrekenen aan de debiteur.

Wanneer het gaat om een particuliere debiteur, zijn de artikels 2 en 5 van de wet van 20 december 2002 van toepassing op de minnelijke invordering van onbetaalde facturen.

Deze artikels bepalen dat het verboden is aan de consument enige vergoeding te vragen, anders dan de overeengekomen bedragen in de onderliggende overeenkomst in geval van niet-naleving van de contractuele verbintenissen.

De wet is soepeler wanneer het gaat om een bedrijf dan – om een debiteur, en laat toe om hogere kosten te bepalen in de algemene voorwaarden. Als u geen algemene voorwaarden heeft opgesteld, kan u terugvallen op de standaard wettelijke bepalingen: een intrest op basis van 8% per jaar (1ste trimester 2018: aanpassing per trimester) alsook een forfaitaire schadevergoeding van 40 EUR.

Het opmaken van uw eigen algemene voorwaarden is dus uiterst belangrijk in het kader van onbetaalde facturen en wij vragen u om hier de nodige aandacht aan te besteden.

afrekening TCM

Hoe kan ik de afrekeningen van TCM ontvangen?

TCM stuurt de afrekeningen via mail op het einde van de maand door, voor de afgelopen maand.

login?

Ik ben mijn wachtwoord kwijt of heb geen wachtwoord om mij aan te melden op de website van TCM, wat te doen?

Om u dossiers te kunnen raadplegen, moet u zich aanmelden op ons online beveiligd platform. Hier zal een wachtwoord en gebruikersnaam gevraagd worden.

De gebruikersnaam is uw e-mailadres.

Indien u uw wachtwoord vergeten bent, gaat u naar het platform, voert u uw e-mailadres in en klikt u op  « forgot password ». Ons systeem verstuurt u een automatische mail om uw wachtwoord opnieuw in te stellen. Op deze manier kan u een nieuw wachtwoord instellen en heeft u direct toegang tot uw online dossiers.

Login password

platform, email wijzigen

Waarom kan ik mijn e-mailadres niet veranderen in het tabblad “Mijn voorkeuren”?

In ons systeem is uw e-mailadres uw unieke identificatie. Omwille van technische redenen, kan dit niet makkelijk gewijzigd worden.

Als u toch uw e-mailadres wijzigt, gelieve ons hiervan op de hoogte te houden. Wij zullen de nodige wijzigingen uitvoeren.

privégegevens AVG – GDPR

Informatie met betrekking tot artikels 13 en 14 AVG (Algemene verordening Gegevensbescherming).

Voor meer info inzake onze inspanningen voor het beschermen van privégegevens, klik hier.