De voor- en nadelen van Peppol, en de impact op het incassotraject

Vanaf 1 januari 2026 wordt het in België verplicht om elektronische facturen via het Peppol-netwerk (Pan-European Public Procurement Online) te verzenden. Deze Europese standaard voor elektronische facturatie biedt tal van voordelen voor bedrijven, maar roept ook enkele vragen op.

Peppol revolutioneert de facturatie, maar hertekent het ook de manier waarop onbetaalde facturen intern en extern worden opgevolgd? In dit artikel bespreken we wat Peppol is, de voor- en nadelen, en de mogelijke veranderingen binnen de schuldenindustrie.

Wat is Peppol?

Peppol (°2008) is een Europees initiatief dat gestandaardiseerde en veilige elektronische uitwisseling van documenten, zoals facturen, mogelijk maakt tussen bedrijven en overheden. Het systeem is ontworpen om de administratie te vereenvoudigen, fouten te verminderen en de verwerking van documenten te versnellen.

Peppol maakt gebruik van uniforme formats, waardoor bedrijven niet langer verschillende systemen en standaarden hoeven te gebruiken. De verplichting tot gebruik van Peppol vanaf 2026 is een stap richting een volledig gedigitaliseerd facturatieproces in Europa.

De focus lag aanvankelijk op het verbeteren van overheidsinkoop (public procurement), waardoor bedrijven makkelijker konden deelnemen aan grensoverschrijdende aanbestedingen in andere EU-lidstaten. Dit sluit aan bij de bredere strategie van de EU om de Digital Single Market te bevorderen en handelsbarrières te verlagen.

Peppol wordt ondertussen over heel de wereld gebruikt (Australië, Nieuw-Zeeland, Singapore, Verenigde Staten, en de lijst breidt zich nog verder uit).

Hoe werkt Peppol?

Peppol is ontworpen om grensoverschrijdende digitale handel te vergemakkelijken en is gebaseerd op een set van standaarden en een infrastructuur die interoperabiliteit tussen verschillende software en landen mogelijk maakt.

Hier is een overzicht van hoe Peppol werkt:

Peppol-netwerk

Het Peppol-netwerk bestaat uit verschillende deelnemers, zoals overheden, bedrijven, en dienstverleners (Access Points). Deze Access Points verbinden gebruikers met het Peppol-netwerk en zorgen ervoor dat berichten (zoals e-facturen) veilig van de ene naar de andere partij worden verzonden.

Peppol Access Points

Dit zijn gecertificeerde dienstverleners die de verbindingen tussen verzenders en ontvangers binnen het Peppol-netwerk faciliteren. Elke deelnemer moet zich aanmelden bij een Access Point om berichten te kunnen versturen of ontvangen. De Access Points zorgen ervoor dat de gegevens volgens de Peppol-standaarden worden verzonden.

Standaarden

Peppol gebruikt gestandaardiseerde formaten voor e-facturen en andere documenten. De meest gebruikte standaard is de Universal Business Language (UBL), die ervoor zorgt dat alle deelnemende systemen dezelfde structuur en terminologie gebruiken voor documenten zoals facturen, inkooporders, en verzendnota’s.

Identificatie van partijen

Elke deelnemer aan het Peppol-netwerk krijgt een uniek identificatienummer, meestal een bedrijfsnummer zoals een BTW-nummer, dat helpt bij het correct adresseren van documenten binnen het netwerk.

De voordelen van Peppol

De invoering van Peppol brengt tal van mogelijke voordelen met zich mee:

Fraudebestrijding

Bedrijven kunnen alleen facturen verzenden of ontvangen nadat ze zich hebben geregistreerd op het netwerk. Dit zorgt voor een aanzienlijke vermindering van frauduleuze facturen. De uitwisseling verloopt via geavanceerde beveiligingsprotocollen, waardoor het onderscheppen van documenten vrijwel onmogelijk is.

Standaardisatie

Peppol biedt een gestandaardiseerd kader voor elektronische documenten, waardoor bedrijven en overheden dezelfde protocollen en formaten gebruiken. Dit voorkomt problemen met compatibiliteit tussen verschillende systemen.

Interoperabiliteit

Door de standaardisering maakt Peppol het mogelijk dat organisaties met verschillende IT-systemen en softwareoplossingen probleemloos elektronische documenten kunnen uitwisselen. Dit is cruciaal voor internationale handel en samenwerking.

Efficiëntie en Automatisering

Facturen worden sneller en correcter verwerkt. Peppol beperkt fouten die ontstaan door handmatige verwerking van documenten. De uniforme structuur van Peppol vermindert ook de kans op fouten bij het versturen en ontvangen van facturen, wat leidt tot minder geschillen over betalingen.

• Hoe vlugger een factuur uitgestuurd wordt, hoe sneller de kans op betaling!
• Debiteuren halen hedendaags vaak het argument aan dat facturen naar een verkeerd mailadres werden gestuurd, maar dat argument zal via Peppol dus niet meer van toepassing zijn.

Kostenbesparing

Elektronische uitwisseling van documenten via Peppol elimineert de noodzaak van papieren documenten en handmatige processen, wat leidt tot lagere transactiekosten en besparingen op lange termijn.

Grensoverschrijdende handel bevorderen

Een van de oorspronkelijke doelen van Peppol was het vergemakkelijken van grensoverschrijdende handel en aanbestedingen binnen Europa, maar het is nu ook wereldwijd gericht op het ondersteunen van internationale handel door die gemeenschappelijke standaarden en infrastructuur aan te bieden.

Verhoogde Transparantie

Peppol biedt een overzichtelijk facturatiesysteem, wat zorgt voor meer transparantie in de communicatie tussen bedrijven en overheden.

Gemakkelijkere Bewijslast

Door het gebruik van elektronische documenten wordt de bewijslast eenvoudiger in het geval van laattijdige betalingen of geschillen.

• Een ander argument dat we vaak als incassopartner aanhoren (mede om de betaling van kosten en interesten te vermijden, gebaseerd op de eigen Algemene Voorwaarden of op de Wet van augustus 2002 inzake laattijdige betalingen bij handelstransacties), is dat de factuur niet ontvangen werd. Ook dit argument kan binnenkort via het gebruik van Peppol niet meer aangevoerd worden.

De nadelen van Peppol

Hoewel Peppol aanzienlijke voordelen biedt, zijn er ook enkele uitdagingen:

Implementatiekosten

Hoewel Peppol op termijn kostenbesparend kan werken, dient men initieel wel met opstartkosten rekening te houden. Bedrijven, vooral kleinere ondernemingen, kunnen te maken krijgen met kosten voor de aanschaf van nieuwe software en de training van personeel.

Complexiteit van Integratie

Bedrijven met verouderde systemen kunnen technische uitdagingen ondervinden bij de integratie van Peppol.

Beveiligings- en Privacyzorgen

Bij de uitwisseling van gevoelige gegevens moeten bedrijven extra aandacht besteden aan databeveiliging.

Aanpassingsperioden

Tijdens de overgangsperiode kunnen bedrijven te maken krijgen met een leercurve en aanpassingsproblemen. Dit kan tijdelijke verstoringen in het facturatieproces veroorzaken, vooral wanneer er technische problemen optreden, of als er onduidelijkheden zijn over de nieuwe vereisten.

Evoluerende regelgeving

De regelgeving en vereisten rondom elektronische facturatie kunnen evolueren. Dit kan extra aanpassingen en kosten met zich meebrengen voor bedrijven die zich al hebben aangepast aan de Peppol-standaarden.

Herinneringen

Op dit moment is Peppol primair gericht op het verzenden en ontvangen van elektronische facturen en gerelateerde documenten, zoals bestel- en leveringsdocumenten. Rappels of aanmaningen voor achterstallige betalingen vallen (nog) niet binnen de Peppol-standaarden die momenteel zijn vastgelegd. Een eigen pre incassotraject (herinneringstraject) dient dus nog steeds buiten Peppol om opgesteld en opgevolgd te worden.

Invloed van Peppol op het interne en externe incassotraject

De vraag rijst of de invoering van Peppol de schuldenindustrie ingrijpend zal veranderen. Hoewel Peppol meer efficiëntie biedt, zal het aantal wanbetalers waarschijnlijk niet drastisch afnemen. De vergetelheden zullen wél geëlimineerd worden, alsook de mogelijkheid om te argumenteren dat de factuur niet of niet correct werd ontvangen. Niet betalen is echter vaak een symptoom van diepere financiële problemen, twisten, of nalatigheid, en dit probleem zal niet worden opgelost door een nieuw facturatiesysteem.

De menselijke interventie doorheen het pre incassotraject binnen de bedrijfsstructuur zelf, maar evenzeer door de externe incassopartner, blijft primordiaal.

Wat zijn de reflecties van incassopartner TCM Belgium?

Bezoeken ter plaatse

TCM Belgium merkt een mentaliteitsverandering rond onbetaalde facturen. Twintig jaar geleden schaamden mensen zich voor onbetaalde facturen, nu wordt de mail of brief zelfs niet meer geopend. Om die reden werd TCM Belgium 15 jaar geleden pionier in het bezoeken van debiteuren ter plaatse. Debiteuren worden door een team van juristen op een menselijke maar directe manier geconfronteerd met hun schulden. Vaak is zo een bezoek ter plaatse dé minnelijke actie die een betaling genereert. En die plaatsbezoeken kan TCM Belgium, via de aansluiting met het internationale incassonetwerk TCM Group, lokaal aanbieden in meer dan 100 landen.

Kans tot verdere IT-integraties

TCM Belgium ziet het verplichte gebruik van Peppol als een kans om verdere systeemintegraties door te voeren. Wanneer Peppol dient geïmplementeerd te worden, kan het nuttig zijn uw IT-team bredere integratiemogelijkheden te laten nakijken voor de opvolging van onbetaalde facturen. Er werden reeds tal van API-connecties opgericht tussen de systemen van TCM Belgium en klanten en boekhoudplatformen.

Internationale inning in > 100 landen

Peppol wordt ondertussen wereldwijd door heel wat landen gebruikt. Toch zijn er ook heel wat landen die dit systeem niet implementeren. Een lokale opvolging blijft dus enorm belangrijk. TCM Belgium garandeert via de TCM Group een correcte en ethische inning van onbetaalde facturen wereldwijd.

Heeft u vragen over het intern en extern innen van onbetaalde facturen? Of wil u meer weten over onze API-connecties en de mogelijkheden? Aarzel dan niet om contact met ons op te nemen via s.dereze@tcm.be, of 0498 29 29 14.

13/09/2024

De voor- en nadelen van Peppol, en de impact op het incassotraject

Vanaf 1 januari 2026 wordt het in België verplicht om elektronische facturen via het Peppol-netwerk (Pan-European Public Procurement Online) te verzenden. Deze Europese standaard voor elektronische facturatie biedt tal van voordelen voor bedrijven, maar roept ook enkele vragen op.

Peppol revolutioneert de facturatie, maar hertekent het ook de manier waarop onbetaalde facturen intern en extern worden opgevolgd? In dit artikel bespreken we wat Peppol is, de voor- en nadelen, en de mogelijke veranderingen binnen de schuldenindustrie.

Wat is Peppol?

Peppol (°2008) is een Europees initiatief dat gestandaardiseerde en veilige elektronische uitwisseling van documenten, zoals facturen, mogelijk maakt tussen bedrijven en overheden. Het systeem is ontworpen om de administratie te vereenvoudigen, fouten te verminderen en de verwerking van documenten te versnellen.

Peppol maakt gebruik van uniforme formats, waardoor bedrijven niet langer verschillende systemen en standaarden hoeven te gebruiken. De verplichting tot gebruik van Peppol vanaf 2026 is een stap richting een volledig gedigitaliseerd facturatieproces in Europa.

De focus lag aanvankelijk op het verbeteren van overheidsinkoop (public procurement), waardoor bedrijven makkelijker konden deelnemen aan grensoverschrijdende aanbestedingen in andere EU-lidstaten. Dit sluit aan bij de bredere strategie van de EU om de Digital Single Market te bevorderen en handelsbarrières te verlagen.

Peppol wordt ondertussen over heel de wereld gebruikt (Australië, Nieuw-Zeeland, Singapore, Verenigde Staten, en de lijst breidt zich nog verder uit).

Hoe werkt Peppol?

Peppol is ontworpen om grensoverschrijdende digitale handel te vergemakkelijken en is gebaseerd op een set van standaarden en een infrastructuur die interoperabiliteit tussen verschillende software en landen mogelijk maakt.

Hier is een overzicht van hoe Peppol werkt:

Peppol-netwerk

Het Peppol-netwerk bestaat uit verschillende deelnemers, zoals overheden, bedrijven, en dienstverleners (Access Points). Deze Access Points verbinden gebruikers met het Peppol-netwerk en zorgen ervoor dat berichten (zoals e-facturen) veilig van de ene naar de andere partij worden verzonden.

Peppol Access Points

Dit zijn gecertificeerde dienstverleners die de verbindingen tussen verzenders en ontvangers binnen het Peppol-netwerk faciliteren. Elke deelnemer moet zich aanmelden bij een Access Point om berichten te kunnen versturen of ontvangen. De Access Points zorgen ervoor dat de gegevens volgens de Peppol-standaarden worden verzonden.

Standaarden

Peppol gebruikt gestandaardiseerde formaten voor e-facturen en andere documenten. De meest gebruikte standaard is de Universal Business Language (UBL), die ervoor zorgt dat alle deelnemende systemen dezelfde structuur en terminologie gebruiken voor documenten zoals facturen, inkooporders, en verzendnota’s.

Identificatie van partijen

Elke deelnemer aan het Peppol-netwerk krijgt een uniek identificatienummer, meestal een bedrijfsnummer zoals een BTW-nummer, dat helpt bij het correct adresseren van documenten binnen het netwerk.

De voordelen van Peppol

De invoering van Peppol brengt tal van mogelijke voordelen met zich mee:

Fraudebestrijding

Bedrijven kunnen alleen facturen verzenden of ontvangen nadat ze zich hebben geregistreerd op het netwerk. Dit zorgt voor een aanzienlijke vermindering van frauduleuze facturen. De uitwisseling verloopt via geavanceerde beveiligingsprotocollen, waardoor het onderscheppen van documenten vrijwel onmogelijk is.

Standaardisatie

Peppol biedt een gestandaardiseerd kader voor elektronische documenten, waardoor bedrijven en overheden dezelfde protocollen en formaten gebruiken. Dit voorkomt problemen met compatibiliteit tussen verschillende systemen.

Interoperabiliteit

Door de standaardisering maakt Peppol het mogelijk dat organisaties met verschillende IT-systemen en softwareoplossingen probleemloos elektronische documenten kunnen uitwisselen. Dit is cruciaal voor internationale handel en samenwerking.

Efficiëntie en Automatisering

Facturen worden sneller en correcter verwerkt. Peppol beperkt fouten die ontstaan door handmatige verwerking van documenten. De uniforme structuur van Peppol vermindert ook de kans op fouten bij het versturen en ontvangen van facturen, wat leidt tot minder geschillen over betalingen.

• Hoe vlugger een factuur uitgestuurd wordt, hoe sneller de kans op betaling!
• Debiteuren halen hedendaags vaak het argument aan dat facturen naar een verkeerd mailadres werden gestuurd, maar dat argument zal via Peppol dus niet meer van toepassing zijn.

Kostenbesparing

Elektronische uitwisseling van documenten via Peppol elimineert de noodzaak van papieren documenten en handmatige processen, wat leidt tot lagere transactiekosten en besparingen op lange termijn.

Grensoverschrijdende handel bevorderen

Een van de oorspronkelijke doelen van Peppol was het vergemakkelijken van grensoverschrijdende handel en aanbestedingen binnen Europa, maar het is nu ook wereldwijd gericht op het ondersteunen van internationale handel door die gemeenschappelijke standaarden en infrastructuur aan te bieden.

Verhoogde Transparantie

Peppol biedt een overzichtelijk facturatiesysteem, wat zorgt voor meer transparantie in de communicatie tussen bedrijven en overheden.

Gemakkelijkere Bewijslast

Door het gebruik van elektronische documenten wordt de bewijslast eenvoudiger in het geval van laattijdige betalingen of geschillen.

• Een ander argument dat we vaak als incassopartner aanhoren (mede om de betaling van kosten en interesten te vermijden, gebaseerd op de eigen Algemene Voorwaarden of op de Wet van augustus 2002 inzake laattijdige betalingen bij handelstransacties), is dat de factuur niet ontvangen werd. Ook dit argument kan binnenkort via het gebruik van Peppol niet meer aangevoerd worden.

De nadelen van Peppol

Hoewel Peppol aanzienlijke voordelen biedt, zijn er ook enkele uitdagingen:

Implementatiekosten

Hoewel Peppol op termijn kostenbesparend kan werken, dient men initieel wel met opstartkosten rekening te houden. Bedrijven, vooral kleinere ondernemingen, kunnen te maken krijgen met kosten voor de aanschaf van nieuwe software en de training van personeel.

Complexiteit van Integratie

Bedrijven met verouderde systemen kunnen technische uitdagingen ondervinden bij de integratie van Peppol.

Beveiligings- en Privacyzorgen

Bij de uitwisseling van gevoelige gegevens moeten bedrijven extra aandacht besteden aan databeveiliging.

Aanpassingsperioden

Tijdens de overgangsperiode kunnen bedrijven te maken krijgen met een leercurve en aanpassingsproblemen. Dit kan tijdelijke verstoringen in het facturatieproces veroorzaken, vooral wanneer er technische problemen optreden, of als er onduidelijkheden zijn over de nieuwe vereisten.

Evoluerende regelgeving

De regelgeving en vereisten rondom elektronische facturatie kunnen evolueren. Dit kan extra aanpassingen en kosten met zich meebrengen voor bedrijven die zich al hebben aangepast aan de Peppol-standaarden.

Herinneringen

Op dit moment is Peppol primair gericht op het verzenden en ontvangen van elektronische facturen en gerelateerde documenten, zoals bestel- en leveringsdocumenten. Rappels of aanmaningen voor achterstallige betalingen vallen (nog) niet binnen de Peppol-standaarden die momenteel zijn vastgelegd. Een eigen pre incassotraject (herinneringstraject) dient dus nog steeds buiten Peppol om opgesteld en opgevolgd te worden.

Invloed van Peppol op het interne en externe incassotraject

De vraag rijst of de invoering van Peppol de schuldenindustrie ingrijpend zal veranderen. Hoewel Peppol meer efficiëntie biedt, zal het aantal wanbetalers waarschijnlijk niet drastisch afnemen. De vergetelheden zullen wél geëlimineerd worden, alsook de mogelijkheid om te argumenteren dat de factuur niet of niet correct werd ontvangen. Niet betalen is echter vaak een symptoom van diepere financiële problemen, twisten, of nalatigheid, en dit probleem zal niet worden opgelost door een nieuw facturatiesysteem.

De menselijke interventie doorheen het pre incassotraject binnen de bedrijfsstructuur zelf, maar evenzeer door de externe incassopartner, blijft primordiaal.

Wat zijn de reflecties van incassopartner TCM Belgium?

Bezoeken ter plaatse

TCM Belgium merkt een mentaliteitsverandering rond onbetaalde facturen. Twintig jaar geleden schaamden mensen zich voor onbetaalde facturen, nu wordt de mail of brief zelfs niet meer geopend. Om die reden werd TCM Belgium 15 jaar geleden pionier in het bezoeken van debiteuren ter plaatse. Debiteuren worden door een team van juristen op een menselijke maar directe manier geconfronteerd met hun schulden. Vaak is zo een bezoek ter plaatse dé minnelijke actie die een betaling genereert. En die plaatsbezoeken kan TCM Belgium, via de aansluiting met het internationale incassonetwerk TCM Group, lokaal aanbieden in meer dan 100 landen.

Kans tot verdere IT-integraties

TCM Belgium ziet het verplichte gebruik van Peppol als een kans om verdere systeemintegraties door te voeren. Wanneer Peppol dient geïmplementeerd te worden, kan het nuttig zijn uw IT-team bredere integratiemogelijkheden te laten nakijken voor de opvolging van onbetaalde facturen. Er werden reeds tal van API-connecties opgericht tussen de systemen van TCM Belgium en klanten en boekhoudplatformen.

Internationale inning in > 100 landen

Peppol wordt ondertussen wereldwijd door heel wat landen gebruikt. Toch zijn er ook heel wat landen die dit systeem niet implementeren. Een lokale opvolging blijft dus enorm belangrijk. TCM Belgium garandeert via de TCM Group een correcte en ethische inning van onbetaalde facturen wereldwijd.

Heeft u vragen over het intern en extern innen van onbetaalde facturen? Of wil u meer weten over onze API-connecties en de mogelijkheden? Aarzel dan niet om contact met ons op te nemen via s.dereze@tcm.be, of 0498 29 29 14.

13/09/2024