Fact check: Is het verplicht om klanten een herinnering (aanmaning) te versturen?

Een betalingsherinnering, of kortweg herinnering, aanmaning, rappel, reminder, ingebrekestelling,… . We hebben er heel wat woorden voor, en vaak wil dat zeggen dat we het onderwerp met veel liefde bejegenen.

En ergens is dat ook zo! U kent het ongetwijfeld wel. Een klant aan de lijn is verongelijkt nooit enige herinnering te hebben gekregen, en ziet nu dat hij kosten en interesten moet betalen vanwege zijn wanbetaling. Hij had het op prijs gesteld moest hij een aanmaning hebben ontvangen.

De hamvraag: Is het wel of niet verplicht om klanten te rappelleren?

Kort antwoord: Neen, het is niet verplicht!

Het is niet verplicht om klanten (B2C en B2B) een aanmaning te sturen voor onbetaalde facturen, alvorens u kosten en interesten mag aanrekenen. Tenzij u een telecomoperator bent!

In alle andere gevallen mag u kosten en interesten vragen conform uw algemene voorwaarden of wetgeving, en zolang de schuld niet is verjaard.

Lang antwoord: het is nog steeds niet verplicht, maar misschien wel nuttig?

Hoewel het geen verplichting is, stuurt u best wél herinneringen. Enkele belangrijke nuances om rekening mee te houden:

1. Het versturen van herinneringen kan uw klantenrelatie net bevorderen. Klanten zullen het appreciëren wanneer u deze moeite neemt, alvorens kosten en interesten aan te rekenen of het dossier over te maken aan een externe partner voor inning. Wij krijgen als incassopartner vaak de vraag waarom de crediteur niet het initiatief heeft genomen eerst zelf te rappelleren. Veel mensen denken dat het wel degelijk de wettelijke al dan niet principiële verplichting is van de crediteur dit te doen, en voelen zich misnoegd wanneer (ze denken dat) die stap werd overgeslagen.

2. Zorg ervoor dat uw herinneringen, net als uw factuur, traceerbaar worden verstuurd (bvb. via mail). Herinner (😉) u het voorbeeld waar we dit artikel mee zijn begonnen: uw klant denkt geen rappel te hebben ontvangen, of gebruikt dit (onterecht weliswaar) als argument om onder de kosten en interesten uit te proberen raken. Via een traceerbare herinnering kan u heel gemakkelijk aantonen dat u wel degelijk deze moeite heeft gedaan. Dit zowel tijdens het minnelijke proces, als bij escalatie tijdens een juridische procedure. Wil u uiteindelijk overgaan tot het aanrekenen van kosten en interesten, dan is het belangrijk aan te tonen dat zeker die factuur correct door de klant is ontvangen. Een herinnering is namelijk geen wettelijke verplichting daartoe, het bezorgen van de factuur is dat wel!

3. Een herinnering is een nuttige actie, maar niet de heilige graal! Het zorgt niet voor een stuiting van verjaring (onderbreking van de verjaringstermijn)! Een goed credit management is dus essentieel om zowel uw klant, de cashflow, de openstaande posten, als die verjaringstermijn in het oog te houden.

4. Neem uw algemene voorwaarden onder de loep. Deze schrijven best expliciet voor dat u kosten en interesten mag vragen bij laattijdige betaling, zonder het versturen van een voorafgaande ingebrekestelling (herinnering)! Dit sluit verdere discussie nog meer uit. Er moet o.a. wel kunnen aangetoond worden dat algemene voorwaarden werden aanvaard om te ze laten gelden.

5. Het is nu nog geen wettelijke verplichting, maar er zijn wel wetsvoorstellen ingediend om crediteuren wél op te leggen een gratis herinneringsbrief te sturen naar consumenten (B2C) alvorens (geplafonneerde) kosten en interesten mogen worden gevorderd. Deze wetsvoorstellen hebben echter nog steeds niet tot een effectieve wijziging van de wetgeving gezorgd. Concreet vraagt het voorstel om de facturen binnen 7 dagen te bezorgen, om de betalingstermijn voor alle facturen vast te leggen op 20 dagen, een eerste gratis herinnering te versturen en dit pas na 20 dagen, en pas bij de tweede herinnering na 30 dagen kosten aan te rekenen.

Samengevat: herinneringen – die van de nostalgische aard – kunnen heel wat emoties uitlokken, maar het weglaten van het herinneren van uw klanten aan hun openstaande schulden kunnen dat dus evenzeer!

Voor meer info inzake de aangehaalde punten of onze hulp bij het innen van onbetaalde facturen, contacteer ons via s.dereze@tcm.be of +32 16 74 52 00.

15/03/2022

Fact check: Is het verplicht om klanten een herinnering (aanmaning) te versturen?

Een betalingsherinnering, of kortweg herinnering, aanmaning, rappel, reminder, ingebrekestelling,… . We hebben er heel wat woorden voor, en vaak wil dat zeggen dat we het onderwerp met veel liefde bejegenen.

En ergens is dat ook zo! U kent het ongetwijfeld wel. Een klant aan de lijn is verongelijkt nooit enige herinnering te hebben gekregen, en ziet nu dat hij kosten en interesten moet betalen vanwege zijn wanbetaling. Hij had het op prijs gesteld moest hij een aanmaning hebben ontvangen.

De hamvraag: Is het wel of niet verplicht om klanten te rappelleren?

Kort antwoord: Neen, het is niet verplicht!

Het is niet verplicht om klanten (B2C en B2B) een aanmaning te sturen voor onbetaalde facturen, alvorens u kosten en interesten mag aanrekenen. Tenzij u een telecomoperator bent!

In alle andere gevallen mag u kosten en interesten vragen conform uw algemene voorwaarden of wetgeving, en zolang de schuld niet is verjaard.

Lang antwoord: het is nog steeds niet verplicht, maar misschien wel nuttig?

Hoewel het geen verplichting is, stuurt u best wél herinneringen. Enkele belangrijke nuances om rekening mee te houden:

1. Het versturen van herinneringen kan uw klantenrelatie net bevorderen. Klanten zullen het appreciëren wanneer u deze moeite neemt, alvorens kosten en interesten aan te rekenen of het dossier over te maken aan een externe partner voor inning. Wij krijgen als incassopartner vaak de vraag waarom de crediteur niet het initiatief heeft genomen eerst zelf te rappelleren. Veel mensen denken dat het wel degelijk de wettelijke al dan niet principiële verplichting is van de crediteur dit te doen, en voelen zich misnoegd wanneer (ze denken dat) die stap werd overgeslagen.

2. Zorg ervoor dat uw herinneringen, net als uw factuur, traceerbaar worden verstuurd (bvb. via mail). Herinner (😉) u het voorbeeld waar we dit artikel mee zijn begonnen: uw klant denkt geen rappel te hebben ontvangen, of gebruikt dit (onterecht weliswaar) als argument om onder de kosten en interesten uit te proberen raken. Via een traceerbare herinnering kan u heel gemakkelijk aantonen dat u wel degelijk deze moeite heeft gedaan. Dit zowel tijdens het minnelijke proces, als bij escalatie tijdens een juridische procedure. Wil u uiteindelijk overgaan tot het aanrekenen van kosten en interesten, dan is het belangrijk aan te tonen dat zeker die factuur correct door de klant is ontvangen. Een herinnering is namelijk geen wettelijke verplichting daartoe, het bezorgen van de factuur is dat wel!

3. Een herinnering is een nuttige actie, maar niet de heilige graal! Het zorgt niet voor een stuiting van verjaring (onderbreking van de verjaringstermijn)! Een goed credit management is dus essentieel om zowel uw klant, de cashflow, de openstaande posten, als die verjaringstermijn in het oog te houden.

4. Neem uw algemene voorwaarden onder de loep. Deze schrijven best expliciet voor dat u kosten en interesten mag vragen bij laattijdige betaling, zonder het versturen van een voorafgaande ingebrekestelling (herinnering)! Dit sluit verdere discussie nog meer uit. Er moet o.a. wel kunnen aangetoond worden dat algemene voorwaarden werden aanvaard om te ze laten gelden.

5. Het is nu nog geen wettelijke verplichting, maar er zijn wel wetsvoorstellen ingediend om crediteuren wél op te leggen een gratis herinneringsbrief te sturen naar consumenten (B2C) alvorens (geplafonneerde) kosten en interesten mogen worden gevorderd. Deze wetsvoorstellen hebben echter nog steeds niet tot een effectieve wijziging van de wetgeving gezorgd. Concreet vraagt het voorstel om de facturen binnen 7 dagen te bezorgen, om de betalingstermijn voor alle facturen vast te leggen op 20 dagen, een eerste gratis herinnering te versturen en dit pas na 20 dagen, en pas bij de tweede herinnering na 30 dagen kosten aan te rekenen.

Samengevat: herinneringen – die van de nostalgische aard – kunnen heel wat emoties uitlokken, maar het weglaten van het herinneren van uw klanten aan hun openstaande schulden kunnen dat dus evenzeer!

Voor meer info inzake de aangehaalde punten of onze hulp bij het innen van onbetaalde facturen, contacteer ons via s.dereze@tcm.be of +32 16 74 52 00.

15/03/2022