Credit management

Credit management handleiding

Of u nu bonen of een vliegdekschip verkoopt, u wordt graag betaald. Vijftig jaar geleden was de concurrentie minder aanwezig, was de vraag groter en waren de marges aldus ruimer. Credit management was toen voor veel bedrijven geen noodzaak. Door de jaren heen werd het management van heel wat bedrijven echter efficiënter. Alleen diegenen die in staat waren om de kosten te beheersen en een redelijke verkoopprijs te handhaven hielden stand. In deze context is het credit managment essentieel geworden.

De juiste aanpak begint met een goede kijk op uw situatie. De beste werkwijze voor uw bedrijf is daarom niet de beste aanpak voor het bedrijf van uw beste vriend. Zo hangt bijvoorbeeld het aantal schuldvorderingen dat u zich kan veroorloven af van uw marges (*). Te veel verliezen zullen uw zaak niet ten goede komen. Nauwelijks onbetaalde vorderingen hebben kan dan weer wijzen op een te strenge aanpak: hoeveel verkopen liep u mis terwijl deze betaald en winstgevend hadden kunnen zijn? Elk bedrijf moet dus zijn eigen evenwicht vinden.

Preventie

Hoe minimaliseert u uw schuldvorderingen maar vermijdt u tegelijk om verkopen mis te lopen? Machines exporteren naar Amerika brengt andere zorgen met zich mee dan een fiets verkopen aan uw buurman. Hoewel de antwoorden verschillend zijn, is de volgende checklist toch steeds van toepassing:

• Algemene verkoopsvoorwaarden: zijn ze aangepast aan uw activiteit?
• Garanties: sommigen zijn voorzien bij wet, anderen zijn door de wet toegelaten.
• Bevoegde rechtbanken en toepasselijk recht: in het bijzonder relevant wanneer u handelt buiten de EU-grenzen.
• Schadevergoedingen bij laattijdige betaling.
• Kredietlimiet: dit is het maximumbedrag dat een bepaalde klant op een bepaald moment kan openstaan. Indien dit bedrag bereikt is, gebeuren er geen leveringen meer aan deze klant. Het is het maximumrisico waaraan u zichzelf blootstelt voor deze klant. Om een kredietlimiet voor uw klant vast te leggen kan u via verschillende bronnen (balansen e.d.) informatie inwinnen. Over consumenten zijn de informatiebronnen echter schaarser (vanwege privacywetgeving), waardoor de informatie van uw verkopers, vertegenwoordigers of technici, die uw klanten persoonlijk hebben ontmoet, eveneens van belang kan zijn. Verzamel via zoveel mogelijk kanalen informatie voor uw credit managment afdeling zodoende dat u zelf een betrouwbaar beeld van uw klant krijgt. Vergeet tot slot niet deze informatie regelmatig te controlen en pas uw kredietlimieten aan indien nodig.
• Identificeer uw klanten: heeft u de juiste naam, het correcte adres, het juiste BTW-nummer, het gsm-nummer van uw belangrijkste contactpersoon, …? Het is eenvoudig en essentieel om de correcte gegevens te bekomen. Voor buitenlandse klanten is dit nog belangrijker. Houdt in uw achterhoofd dat deze gegevens van land tot land kunnen verschillen.
• Bestelbon: registreert uw systeem alle originele bestelbonnen?
• Bewijs van levering: toont uw systeem de correcte levering aan?
• Factuurverificatie: in sommige gevallen is het nuttig om te controleren of uw klant de goederen of diensten heeft ontvangen, de levering heeft goedgekeurd en alle nodige documentatie heeft ontvangen? Indien u bijvoorbeeld voor 100 000 EUR goederen levert aan uw klant in India is het zeker nuttig om een schriftelijke bevestiging van de koper te bekomen die vermeldt dat de goederen goed werden ontvangen,de nodige documenten aanwezig waren en waarbij uw klant bevestigt binnen de twee maanden (zijnde uw vervaldatum) te betalen. TCM biedt u een dienst van factuurverificatie aan via diens lokale partners.

Nota: Factoring is in wezen een financieringsinstrument. Het kan worden gekoppeld aan een kredietverzekering ( de verzekering vergoedt u voor onbetaalde vorderingen). Deze verzekering is van nature duur en administratief omslachtig (al uw opbrengsten worden betrokken in de analyse van de verzekeraar).

Klantenrekening beheren

Er bestaan evenveel redenen voor laattijdige betalingen als dat er onbetaalde facturen zijn. Het grootste deel van deze nalatigheden hebben niets te maken met solvabiliteitsproblemen. Welke middelen heeft u voorhanden?

• Herinneringen: verstuur ze binnen een korte periode (5 tot 10 dagen max). Een grotere spreiding wijst op een gebrek aan vastberadenheid. Verstuur maximaal drie automatische herinneringen want herhaling verlaagt de impact.
• Lijst vervallen posten: welke klanten betaalden na de drie herinneringen niet? Deze lijst omvat alle openstaande bedragen en het exact aantal openstaande dagen per factuur.
• Extern credit management: klanten die na al uw interne pogingen niet betaalden kan u in twee categorieën opsplitsen: (1) strategische klanten en (2) gewone klanten. Gezien de strategische klanten de grootste omzet voor u betekenen focust u zich op deze en kan u uw gewone klanten aan een derde partij uitbesteden. Dankzij deze externe hulp bespaart u tijd die u broodnodig heeft om uw grootste vorderingen binnen te halen.
• Wacht niet: beter voorkomen dan genezen.
• Aan wie uw vordering toevertrouwen? U heeft twee mogelijkheden: (1) een advocaat (of deurwaarder) of (2) een incassobureau. Advocaten en deurwaarders zijn opgeleid om naar de rechtbank te gaan. Zelfs al start men vanuit een minnelijke denkwijze, zal men bij hen toch vaak de juridische weg inslaan.
  Incassobureaus zijn gericht op een minnelijke oplossing. Bij TCM eindigt amper 1% van de dossiers voor de rechtbank. De snellere minnelijke aanpak biedt vaak een betere oplossing daar u ten allen tijde wil vermijden dat u hoge gerechtskosten betaalde voor bijvoorbeeld een vonnis tov een insolvabele debiteur.
  In B2B-gevallen voorziet uw incassobureau in een grondige analyse van uw klant alvorens deze in gebreke te stellen. Nadien wordt uw debiteur op regelmatige basis en via verschillende kanalen geherlanceerd totdat zich een minnelijke oplossing aanreikt. Volgens Benjamin Franklin “hebben crediteuren een beter geheugen dan debiteuren”. Incassobureaus zijn gespecialiseerd om op een positieve manier deze geheugenproblemen op te lossen. TCM biedt deze dienst aan in meer dan 100 landen.
  Wanneer u op zoek bent naar een externe partner kiest u best een erkend lid van de belgische vereniging van incasso-ondernemingen (ABR-BVI). Deze leden hebben allen de gedragscode ondertekend. Vraag vervolgens naar referenties en controleer of uw potentiële partner aan al uw vragen beantwoordt? Biedt deze u een online toegang tot al uw dossiers? Stort men systematisch de ontvangen gelden door? Respecteert men alle wettelijke aspecten zoals deze van de privacywet waarbij online communicatie wettelijk gecrypteerd dient te verlopen? Worden uw debiteuren op een professionele en ethische wijze bezocht en biedt men u deze oplossing ook voor het buitenland aan?
• Tot slot dient u de prestaties van uw interne systemen en deze van uw externe partner te meten. De beste maatstaf hiervoor is uw DSO (Days Sales Outstanding). Deze geeft weer hoeveel dagen een factuur openstaat alvorens deze betaald is.

De duivel zit in de details. Geniet van uw weg naar succes.

—————————————————————–

(*) Indien uw winstmarge, bij wijze van spreken, 50% is (bv voor de verkoop van maatwerk), dan moet minstens 1 op 2 facturen betaald worden. Indien u werkt met een marge van 5%, dan heeft u minstens 19 betalingen nodig tegenover 20 verkopen om te komen tot een nuloperatie.

Marge 50% : 1 factuur = 1 000 ; kost van verkoop = 500 ; 2 facturen = 2000 ; kost van de twee verkopen = 1000 ; betaald (1 op 2) = 1000 ; resultaat van de beide verkopen: 1000 kosten – 1000 geïnd = 0

Marge 5%: 1 factuur = 1000 ; kost van verkoop = 950 ; 20 facturen = 20 000 ; kost van 20 verkopen = 19 000 ; betaald (19 op 20) = 19 000 ; resultaat van de 20 verkopen: 19 000 kosten – 19 000 geïnd = 0