HOE DE TOP 3 OBSTAKELS IN HET INCASSOPROCES TE OVERWINNEN

In België blijven 2% tot 6% van de facturen onbetaald op de vervaldag. Deze cijfers variëren naargelang de sector waar u in werkzaam bent. Ongeveer 15% van deze 2%-6% aan onbetaalde schulden zijn toe te wijzen aan moeilijkheden inzake de solvabiliteit van de debiteur. Voor de overige 85% zijn de redenen zeer uitgebreid.

Schulden worden te vaak gelinkt met disloyaliteit, hoewel slechte wil vaak maar aan een minderheid van schulden kan toegewezen worden als onderliggende reden. Wij ontvangen enkel claims inzake achterstallige schulden, en soms komt het voor dat wij deze niet kunnen innen. Voor sommige klanten gebeurt dit slechts in enkele gevallen op 100 claims, voor andere klanten stijgt het cijfer van oninbare vorderingen eerder naar 50% van hun onbetaalde facturen. Hoe komt dit? Onze statistieken tonen aan waarom wij in sommige gevallen mislukken: 36% van de claims die wij krijgen en uiteindelijk niet kunnnen oplossen, kan gelinkt worden aan het feit dat crediteuren de claim niet voor het gerecht wensen te brengen (omdat het bedrag te klein is of er teveel onzekerheid is); in 20% van de gevallen kunnen wij de debiteur niet traceren; in 12% van de zaken beschikken we niet over de nodige documenten, 9% is te wijten aan faillissementen; 7% van deze zaken zijn betwist. Voor de overige 16% vraagt de crediteur zelf dat het inningsproces wordt gestopt.

De crediteur kan problemen in het inningsproces verminderen door volgende punten goed in acht te nemen:

Het voorleggen van documentatie

Het gebrek aan de nodige documenten om de schuld van uw klant hard te maken zorgt voor een moeizamer minnelijk inningsproces. Debiteuren zijn niet altijd goed in administratie, of wensen graag meer tijd te winnen. Zij vragen ons om kopies van facturen, bestelbonnen,… . Als wij niet in de mogelijkheid zijn om binnen enkele dagen op deze vragen te reageren, dan verminderen onze kansen om de schuld minnelijk op te lossen. Indien wij helemaal geen bewijzen kunnen voorleggen, dan verdwijnen onze kansen volledig.

Wat dient u te doen? Zorg ervoor dat u voldoende documentatie bewaart, van de getekende order tot de getekende leveringsbron, zodat u kan bewijzen dat u heeft gehandeld volgens de instructies ontvangen van uw klant (de aanvraag van uw debiteur). In enkele bedrijfstakken is een getekende order of leveringsbron ontoereikend. Bekijk hoe u enig bewijs in uw proces kan implementeren (zoals ‘flow charts’ van uw proces, leesbevestigingen van mails, stemopname, foto’s,… ). Zorg er tevens voor dat u over alle info beschikt om uw klant te identificeren en te traceren (exacte naam, adres, ID/BTW nummer, telefoonnummer, e-mailadres,…).

Algemene verkoopsvoorwaarden

Wanneer een factuur vervallen is, zorgt dit voor extra werk. Het maakt niet uit waarom de factuur onbetaald is gebleven, het innen van deze schulden zorgt voor extra kosten. Deze kosten dienen betaald te worden door de actoren die ze veroorzaken, anders dient u de prijs van uw product of dienst te verhogen en dat zorgt voor een mindere competitieve positie op de markt.

Wat dient u te doen? Werk passende verkoopsvoorwaarden uit inzake de procedure die zal ingezet worden wanneer een factuur niet betaald is op de vervaldatum. Zorg ervoor dat uw klanten (uw mogelijke debiteuren) op één of andere manier deze voorwaarden hebben geaccepteerd en dat u dit kan bewijzen.

Beantwoord betwistingen

Betwistingen zorgen voor extra werk, maar op lange termijn zorgt een correcte benadering van betwistingen voor een vermindering van de werkdruk. Het is interessant om te weten welke geschillen uw klanten zouden kunnen hebben, zo krijgt u de kans om deze geschillen in de toekomst te vermijden. Indien u betwistingen op een professionele manier aanpakt, zal dit het aantal dubieuze debiteuren aanzienlijk verminderen!

Wat dient u te doen? Wanneer een betwisting ontvangen wordt, kan u best aan uw klant confirmeren dat u de betwisting heeft ontvangen en dat u een gepast antwoord geeft. Informeer uw klant over uw beslissing, maak de nodige aanpassingen (incl. een creditnota indien hier nood aan is). Wijzig vervolgens uw proces indien nodig.

Wenst u meer info te ontvangen over wat u kan doen om uw vorderingen betaald te krijgen? Surf dan naar onze website, mail of contacteer ons!

HOE DE TOP 3 OBSTAKELS IN HET INCASSOPROCES TE OVERWINNEN

In België blijven 2% tot 6% van de facturen onbetaald op de vervaldag. Deze cijfers variëren naargelang de sector waar u in werkzaam bent. Ongeveer 15% van deze 2%-6% aan onbetaalde schulden zijn toe te wijzen aan moeilijkheden inzake de solvabiliteit van de debiteur. Voor de overige 85% zijn de redenen zeer uitgebreid.

Schulden worden te vaak gelinkt met disloyaliteit, hoewel slechte wil vaak maar aan een minderheid van schulden kan toegewezen worden als onderliggende reden. Wij ontvangen enkel claims inzake achterstallige schulden, en soms komt het voor dat wij deze niet kunnen innen. Voor sommige klanten gebeurt dit slechts in enkele gevallen op 100 claims, voor andere klanten stijgt het cijfer van oninbare vorderingen eerder naar 50% van hun onbetaalde facturen. Hoe komt dit? Onze statistieken tonen aan waarom wij in sommige gevallen mislukken: 36% van de claims die wij krijgen en uiteindelijk niet kunnnen oplossen, kan gelinkt worden aan het feit dat crediteuren de claim niet voor het gerecht wensen te brengen (omdat het bedrag te klein is of er teveel onzekerheid is); in 20% van de gevallen kunnen wij de debiteur niet traceren; in 12% van de zaken beschikken we niet over de nodige documenten, 9% is te wijten aan faillissementen; 7% van deze zaken zijn betwist. Voor de overige 16% vraagt de crediteur zelf dat het inningsproces wordt gestopt.

De crediteur kan problemen in het inningsproces verminderen door volgende punten goed in acht te nemen:

Het voorleggen van documentatie

Het gebrek aan de nodige documenten om de schuld van uw klant hard te maken zorgt voor een moeizamer minnelijk inningsproces. Debiteuren zijn niet altijd goed in administratie, of wensen graag meer tijd te winnen. Zij vragen ons om kopies van facturen, bestelbonnen,… . Als wij niet in de mogelijkheid zijn om binnen enkele dagen op deze vragen te reageren, dan verminderen onze kansen om de schuld minnelijk op te lossen. Indien wij helemaal geen bewijzen kunnen voorleggen, dan verdwijnen onze kansen volledig.

Wat dient u te doen? Zorg ervoor dat u voldoende documentatie bewaart, van de getekende order tot de getekende leveringsbron, zodat u kan bewijzen dat u heeft gehandeld volgens de instructies ontvangen van uw klant (de aanvraag van uw debiteur). In enkele bedrijfstakken is een getekende order of leveringsbron ontoereikend. Bekijk hoe u enig bewijs in uw proces kan implementeren (zoals ‘flow charts’ van uw proces, leesbevestigingen van mails, stemopname, foto’s,… ). Zorg er tevens voor dat u over alle info beschikt om uw klant te identificeren en te traceren (exacte naam, adres, ID/BTW nummer, telefoonnummer, e-mailadres,…).

Algemene verkoopsvoorwaarden

Wanneer een factuur vervallen is, zorgt dit voor extra werk. Het maakt niet uit waarom de factuur onbetaald is gebleven, het innen van deze schulden zorgt voor extra kosten. Deze kosten dienen betaald te worden door de actoren die ze veroorzaken, anders dient u de prijs van uw product of dienst te verhogen en dat zorgt voor een mindere competitieve positie op de markt.

Wat dient u te doen? Werk passende verkoopsvoorwaarden uit inzake de procedure die zal ingezet worden wanneer een factuur niet betaald is op de vervaldatum. Zorg ervoor dat uw klanten (uw mogelijke debiteuren) op één of andere manier deze voorwaarden hebben geaccepteerd en dat u dit kan bewijzen.

Beantwoord betwistingen

Betwistingen zorgen voor extra werk, maar op lange termijn zorgt een correcte benadering van betwistingen voor een vermindering van de werkdruk. Het is interessant om te weten welke geschillen uw klanten zouden kunnen hebben, zo krijgt u de kans om deze geschillen in de toekomst te vermijden. Indien u betwistingen op een professionele manier aanpakt, zal dit het aantal dubieuze debiteuren aanzienlijk verminderen!

Wat dient u te doen? Wanneer een betwisting ontvangen wordt, kan u best aan uw klant confirmeren dat u de betwisting heeft ontvangen en dat u een gepast antwoord geeft. Informeer uw klant over uw beslissing, maak de nodige aanpassingen (incl. een creditnota indien hier nood aan is). Wijzig vervolgens uw proces indien nodig.

Wenst u meer info te ontvangen over wat u kan doen om uw vorderingen betaald te krijgen? Surf dan naar onze website, mail of contacteer ons!