Hoe een perfecte factuur opstellen?

U stuurt regelmatig facturen naar uw klanten en stelt zich daarbij de vraag of deze wel correct zijn opgesteld? Dan is dit artikel geknipt voor u! Een factuur is immers een erg belangrijk document voor uw bedrijf, en in zekere zin, een visitekaartje van uw onderneming. Het is dan ook nodig om te controleren of ze goed opgesteld zijn. Bovendien stimuleert een optimale factuur de tijdige betaling. Ontdek hier de goede praktijken en de zaken die niet mogen ontbreken op uw toekomstige facturen.

De verplichte (*) en facultatieve vermeldingen

(*) Deze vermeldingen worden voorgeschreven door de richtlijn 2001/115/EG, in werking getreden op 6 februari 2002, en in Belgisch recht omgezet door de wet van 28 januari 2004 tot wijziging van het Wetboek van de belasting over de toegevoegde waarde, en door het Koninklijk Besluit nr. 1 van 29 december 1992 met betrekking tot de regeling voor de voldoening van de belasting over de toegevoegde waarde.

Een factuur is pas geldig en dus ontvankelijk als u deze systematisch voorziet van bepaalde vermeldingen. Ook de volgende gegevens verschijnen gewoonlijk op een factuur:

• De vennootschapsvorm (BV, NV, … )
• Het officiële adres van uw maatschappelijke zetel
• Uw bankrekeningnummer
• Uw btw-nummer
• Uw inschrijvingsnummer in de Kruispuntbank van Ondernemingen.
• Het woord ‘Factuur’, indien uw maatschappelijke zetel in Wallonië gevestigd is, het woord ‘Facture’. U kunt bijvoorbeeld vermelden: ‘Factuur – Facture – Invoice’
• Het factuurnummer
• De plaats van facturering indien u meerdere exploitatiezetels hebt
• De factuurdatum
• De vervaldatum van de factuur
• Het onderwerp van uw factuur: De verkochte dienst of het verkochte product (zie verder)
• Het totaalbedrag exclusief btw
• Het totaalbedrag inclusief btw
• Het btw-bedrag
• De algemene voorwaarden (of alleszins het deel dat betrekking heeft op onbetaalde facturen)

Een nauwkeurige beschrijving van de prestatie

Het onderwerp van uw factuur moet duidelijk en precies zijn. Indien de factuur een product betreft, moet u zaken vermelden zoals de eenheidsprijs, de geleverde hoeveelheid, de afmetingen, het materiaal, de kleur …

Indien de factuur betrekking heeft op een dienst moet u hierover zo veel mogelijk informatie vermelden (bijvoorbeeld: prestatie xxx van [datum] tot [datum]). Zo kunt u de betwisting van bepaalde elementen vermijden.

Duidelijke en aangename opmaak

U hebt het ongetwijfeld al gemerkt, een eenvoudige factuur bevat uiteindelijk veel informatie, cijfers en specifieke termen. Toch is het belangrijk dat uw factuur goed leesbaar en duidelijk blijft. De opmaak van uw factuur is even belangrijk als de inhoud ervan.

Zo moet u in het achterhoofd houden dat uw klant in de eerste plaats zal kijken naar de prijs. Het totaalbedrag van uw factuur moet dus in één oogopslag zichtbaar zijn!
Het esthetische aspect is eveneens van belang, maar vergeet niet dat het nog steeds om een factuur gaat. Een duidelijke en eenvoudige opmaak met het logo van uw bedrijf is dus zeker voldoende.

Kortom, de perfecte factuur moet:

• Alle verplichte vermeldingen bevatten
• Het verkochte product of de verkochte dienst nauwkeurig beschrijven
• Duidelijk en goed leesbaar zijn.

Ontdek ook ons artikel over het onderwerp facturatietermijn.

Hoe een perfecte factuur opstellen?

U stuurt regelmatig facturen naar uw klanten en stelt zich daarbij de vraag of deze wel correct zijn opgesteld? Dan is dit artikel geknipt voor u! Een factuur is immers een erg belangrijk document voor uw bedrijf, en in zekere zin, een visitekaartje van uw onderneming. Het is dan ook nodig om te controleren of ze goed opgesteld zijn. Bovendien stimuleert een optimale factuur de tijdige betaling. Ontdek hier de goede praktijken en de zaken die niet mogen ontbreken op uw toekomstige facturen.

De verplichte (*) en facultatieve vermeldingen

(*) Deze vermeldingen worden voorgeschreven door de richtlijn 2001/115/EG, in werking getreden op 6 februari 2002, en in Belgisch recht omgezet door de wet van 28 januari 2004 tot wijziging van het Wetboek van de belasting over de toegevoegde waarde, en door het Koninklijk Besluit nr. 1 van 29 december 1992 met betrekking tot de regeling voor de voldoening van de belasting over de toegevoegde waarde.

Een factuur is pas geldig en dus ontvankelijk als u deze systematisch voorziet van bepaalde vermeldingen. Ook de volgende gegevens verschijnen gewoonlijk op een factuur:

• De vennootschapsvorm (BV, NV, … )
• Het officiële adres van uw maatschappelijke zetel
• Uw bankrekeningnummer
• Uw btw-nummer
• Uw inschrijvingsnummer in de Kruispuntbank van Ondernemingen.
• Het woord ‘Factuur’, indien uw maatschappelijke zetel in Wallonië gevestigd is, het woord ‘Facture’. U kunt bijvoorbeeld vermelden: ‘Factuur – Facture – Invoice’
• Het factuurnummer
• De plaats van facturering indien u meerdere exploitatiezetels hebt
• De factuurdatum
• De vervaldatum van de factuur
• Het onderwerp van uw factuur: De verkochte dienst of het verkochte product (zie verder)
• Het totaalbedrag exclusief btw
• Het totaalbedrag inclusief btw
• Het btw-bedrag
• De algemene voorwaarden (of alleszins het deel dat betrekking heeft op onbetaalde facturen)

Een nauwkeurige beschrijving van de prestatie

Het onderwerp van uw factuur moet duidelijk en precies zijn. Indien de factuur een product betreft, moet u zaken vermelden zoals de eenheidsprijs, de geleverde hoeveelheid, de afmetingen, het materiaal, de kleur …

Indien de factuur betrekking heeft op een dienst moet u hierover zo veel mogelijk informatie vermelden (bijvoorbeeld: prestatie xxx van [datum] tot [datum]). Zo kunt u de betwisting van bepaalde elementen vermijden.

Duidelijke en aangename opmaak

U hebt het ongetwijfeld al gemerkt, een eenvoudige factuur bevat uiteindelijk veel informatie, cijfers en specifieke termen. Toch is het belangrijk dat uw factuur goed leesbaar en duidelijk blijft. De opmaak van uw factuur is even belangrijk als de inhoud ervan.

Zo moet u in het achterhoofd houden dat uw klant in de eerste plaats zal kijken naar de prijs. Het totaalbedrag van uw factuur moet dus in één oogopslag zichtbaar zijn!
Het esthetische aspect is eveneens van belang, maar vergeet niet dat het nog steeds om een factuur gaat. Een duidelijke en eenvoudige opmaak met het logo van uw bedrijf is dus zeker voldoende.

Kortom, de perfecte factuur moet:

• Alle verplichte vermeldingen bevatten
• Het verkochte product of de verkochte dienst nauwkeurig beschrijven
• Duidelijk en goed leesbaar zijn.

Ontdek ook ons artikel over het onderwerp facturatietermijn.