HOE BEPERKT U DE KANS OP ONBETAALDE FACTUREN?

Wanbetalers en onbetaalde facturen blijken een echte plaag te zijn voor bedrijven. Helaas krijgen bijna alle commerciële organisaties te maken met dit probleem, maar tegelijk treft een te klein aantal daarvan maatregelen om de kans op onbetaalde facturen te voorkomen. TCM verklapt u enkele noodzakelijke reflexen!

Verzamel informatie over uw schuldenaar

Grote bedrijven hanteren een kredietlimiet voor elke klant (schuldenaar). Ook kleine bedrijven werken zo. Die limiet vertegenwoordigt de maximale schuld die een klant in uw boekhouding mag hebben. Als hij meer wil kopen, moet hij eerst zijn openstaande facturen betalen. Dergelijke limieten worden bepaald in functie van de informatie over de solvabiliteit van de klant (voor een bedrijf is dat de financiële gezondheid op basis van de drie meest recente balansen (gratis te raadplegen via de website van de KBO)) en de eigen regels van de schuldeiser (voor consumenten is dit een limiet van maximaal x euro omdat er onvoldoende informatie beschikbaar is over hun financiële gezondheid).

Uiteraard is het van essentieel belang om een duidelijk en correct profiel op te maken van de schuldenaar, met meer bepaald zijn naam of exacte benaming, zijn ondernemingsnummer en de naam van de verantwoordelijke met wie u een contract hebt afgesloten (voor bedrijven), het adres, het telefoonnummer, het e-mailadres, de URL van de website en alle andere informatie die bij problemen nuttig kan zijn (en niet alleen bij problemen met betalingen).

Stel een waterdicht contract op

Aan elke dienst of levering moet een schriftelijke bestelling voorafgaan. Die voorkomt misverstanden achteraf.

Zo’n bestelling moet duidelijk verwijzen naar een contract of algemene verkoopvoorwaarden. Bij eventuele betwistingen en/of wanbetaling is het noodzakelijk dat het contract door uw klant is ondertekend of dat uw klant de verkoopvoorwaarden duidelijk heeft aanvaard.

Er bestaan nuttige handelsbedingen waarmee een schuldeiser kan anticiperen op de niet-betaling van een schuldvordering door een van zijn schuldenaars. Die voorkomen onbetaalde facturen niet rechtstreeks, maar blijven wel een goede manier om voorbereid te zijn op een eventuele wanbetaling.

Bovendien moet in uw contract een betaaltermijn staan. Een betaling wordt immers als laattijdig beschouwd vanaf de dag na de vermelde vervaldag.

Factureer zo snel mogelijk

Het komt er in het kort op neer dat de wetgeving bepaalt dat u moet factureren ten laatste op de 15^de dag van de maand volgend op de maand van de levering en/of dienstverlening. Op enkele uitzonderingen na (doorgaans grote aankopen zoals een auto of onroerende werken) hoeft u geen factuur op te maken voor particulieren die uw producten of diensten voor privédoeleinden gebruiken.

Veel bedrijven factureren systematisch aan het einde van de maand. Toch is het raadzaam om eenmalige prestaties (niet terugkerend) aan particulieren of kleine bedrijven meteen na de levering of prestatie te factureren. Uw klant zal wellicht sneller betalen – of een bezwaar uiten, wat u altijd best zo snel mogelijk weet.

Een kleine tip om minder afhankelijk te zijn van de post: stuur een digitale versie van het document voor de betaling, dat komt direct aan bij uw schuldenaar.

Reageer snel bij wanbetaling

Als uw schuldenaar ondanks alle maatregelen om de kans op onbetaalde schuldvorderingen te vermijden toch de betaaltermijn overschrijdt, laat de wanbetaling dan niet aanslepen en reageer meteen.
U kunt daarvoor een beroep doen op een gespecialiseerd incassobureau dat uw schuldenaar in eerste instantie snel tot actie zal aanmanen via telefonische contacten, schriftelijke betalingsherinneringen en bezoeken bij de schuldenaar ter plaatse. De situatie kan op verschillende manieren worden aangepakt, maar het belangrijkste is dat u zeer snel ingrijpt.

Voor meer informatie: gids voor credit management.

HOE BEPERKT U DE KANS OP ONBETAALDE FACTUREN?

Wanbetalers en onbetaalde facturen blijken een echte plaag te zijn voor bedrijven. Helaas krijgen bijna alle commerciële organisaties te maken met dit probleem, maar tegelijk treft een te klein aantal daarvan maatregelen om de kans op onbetaalde facturen te voorkomen. TCM verklapt u enkele noodzakelijke reflexen!

Verzamel informatie over uw schuldenaar

Grote bedrijven hanteren een kredietlimiet voor elke klant (schuldenaar). Ook kleine bedrijven werken zo. Die limiet vertegenwoordigt de maximale schuld die een klant in uw boekhouding mag hebben. Als hij meer wil kopen, moet hij eerst zijn openstaande facturen betalen. Dergelijke limieten worden bepaald in functie van de informatie over de solvabiliteit van de klant (voor een bedrijf is dat de financiële gezondheid op basis van de drie meest recente balansen (gratis te raadplegen via de website van de KBO)) en de eigen regels van de schuldeiser (voor consumenten is dit een limiet van maximaal x euro omdat er onvoldoende informatie beschikbaar is over hun financiële gezondheid).

Uiteraard is het van essentieel belang om een duidelijk en correct profiel op te maken van de schuldenaar, met meer bepaald zijn naam of exacte benaming, zijn ondernemingsnummer en de naam van de verantwoordelijke met wie u een contract hebt afgesloten (voor bedrijven), het adres, het telefoonnummer, het e-mailadres, de URL van de website en alle andere informatie die bij problemen nuttig kan zijn (en niet alleen bij problemen met betalingen).

Stel een waterdicht contract op

Aan elke dienst of levering moet een schriftelijke bestelling voorafgaan. Die voorkomt misverstanden achteraf.

Zo’n bestelling moet duidelijk verwijzen naar een contract of algemene verkoopvoorwaarden. Bij eventuele betwistingen en/of wanbetaling is het noodzakelijk dat het contract door uw klant is ondertekend of dat uw klant de verkoopvoorwaarden duidelijk heeft aanvaard.

Er bestaan nuttige handelsbedingen waarmee een schuldeiser kan anticiperen op de niet-betaling van een schuldvordering door een van zijn schuldenaars. Die voorkomen onbetaalde facturen niet rechtstreeks, maar blijven wel een goede manier om voorbereid te zijn op een eventuele wanbetaling.

Bovendien moet in uw contract een betaaltermijn staan. Een betaling wordt immers als laattijdig beschouwd vanaf de dag na de vermelde vervaldag.

Factureer zo snel mogelijk

Het komt er in het kort op neer dat de wetgeving bepaalt dat u moet factureren ten laatste op de 15^de dag van de maand volgend op de maand van de levering en/of dienstverlening. Op enkele uitzonderingen na (doorgaans grote aankopen zoals een auto of onroerende werken) hoeft u geen factuur op te maken voor particulieren die uw producten of diensten voor privédoeleinden gebruiken.

Veel bedrijven factureren systematisch aan het einde van de maand. Toch is het raadzaam om eenmalige prestaties (niet terugkerend) aan particulieren of kleine bedrijven meteen na de levering of prestatie te factureren. Uw klant zal wellicht sneller betalen – of een bezwaar uiten, wat u altijd best zo snel mogelijk weet.

Een kleine tip om minder afhankelijk te zijn van de post: stuur een digitale versie van het document voor de betaling, dat komt direct aan bij uw schuldenaar.

Reageer snel bij wanbetaling

Als uw schuldenaar ondanks alle maatregelen om de kans op onbetaalde schuldvorderingen te vermijden toch de betaaltermijn overschrijdt, laat de wanbetaling dan niet aanslepen en reageer meteen.
U kunt daarvoor een beroep doen op een gespecialiseerd incassobureau dat uw schuldenaar in eerste instantie snel tot actie zal aanmanen via telefonische contacten, schriftelijke betalingsherinneringen en bezoeken bij de schuldenaar ter plaatse. De situatie kan op verschillende manieren worden aangepakt, maar het belangrijkste is dat u zeer snel ingrijpt.

Voor meer informatie: gids voor credit management.