privacyverklaring – bescherming van persoonsgegevens

– AVG – GDPR

Deze privacyverklaring maakt deel uit van onze privacyinstrumenten en in het bijzonder van de toepassing van de AVG (Algemene verordening gegevensbescherming, GDPR). De bescherming van persoonsgegevens maakt integraal deel uit van onze waarden, ethiek en ingesteldheid. Wij zetten ons in om het beste niveau van bescherming van uw persoonsgegevens te garanderen in overeenstemming met de Europese en Belgische regelgeving die op dit gebied van toepassing is.

 

TCM Belgium besteedt veel aandacht aan het ethische aspect van haar werkzaamheden; zowel naar haar medewerkers en klanten, als naar debiteuren toe. Wij zijn ervan overtuigd dat succes alleen kan worden bereikt dankzij wederzijds respect en hoffelijke communicatie.

1. Wie is de verwerkingsverantwoordelijke?

De verwerkingsverantwoordelijke is:

 

TCM BELGIUM NV Ambachtenlaan 13 c, 3001 Heverlee, Belgium

ONdernemingsnummer: BE0 451 082 959

www.tcm.be; privacy@tcm.be

 

De verwerkingsverantwoordelijke is de entiteit die bepaalt voor welk doel en hoe uw persoonsgegevens worden gebruikt.

 

TCM Belgium verwerkt gegevens met betrekking tot haar klanten en leveranciers, haar medewerkers en debiteuren.

 

TCM Belgium is een incassobedrijf. Het biedt schuldeisers de mogelijkheid om hun cashflow te versnellen en te optimaliseren door te kiezen voor minnelijke schikking. De minnelijke schikking bestaat uit het verkrijgen van betalingen van debiteuren zonder dat er een gerechtelijke procedure wordt gevoerd.

 

In het kader van de incassoprocedure is de rol van TCM die van een dienstverlener die alleen beslist over de middelen die hij inzet en de doeleinden waarvoor hij de dossiers behandelt die hij van zijn klant ontvangt. Het informeert echter altijd zijn klant. Het is de klant (de schuldeiser) die het uiteindelijke doel heeft bepaald (het innen van de schulden) en die de gehele controle over zijn vordering behoudt.

 

Als u vragen hebt over de verwerking van uw persoonsgegevens, de uitoefening van uw rechten of andere vragen over persoonsgegevens, kunt u per e-mail contact opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming op het volgende adres privacy@tcm.be.

2. Waarom verwerkt TCM persoonsgegevens?
2.1. VERWERKINGEN EN DOELEINDEN MET BETREKKING TOT DE INCASSOACTIVITEIT

 

 

Het incassobeheer omvat de volgende verwerkingen:

  • Incassomanagement: Registratie van gegevens over debiteuren en hun vorderingen die door klanten worden gerapporteerd, en het uitvoeren van de invordering.
  • Het drukken en versturen van brieven aan debiteuren: Mededeling van brieven aan een dienstverlener die verantwoordelijk is voor het drukken, het envelopperen en het versturen van brieven.
  • Beheer van huisbezoeken van debiteuren: Het organiseren van bezoeken en het bezoeken van debiteuren om hen te begeleiden bij het begrijpen van hun dossiers en om de goede voortgang van de invordering te bevorderen.
  • Versturen van het dossier naar een advocaat voor het geval de Cliënt beslist om een rechtszaak aan te spannen: een advocaat toegang geven tot de gegevens van de schuldenaar en zijn dossier (indien de Cliënt beslist om een rechtszaak aan te spannen).
  • Beheer van internationale dossiers: Registratie van de gegevens van de debiteuren en hun vorderingen die door buitenlandse klanten (via TCM Group) worden gecommuniceerd, en de procedure voor het innen van de schuldvorderingen. Het communiceren van de gegevens van buitenlandse debiteuren en hun vorderingen (via TCM Group) aan incassobedrijven in het buitenland.
  • Rapportage aan de cliënt: De cliënt een status van de invordering van een debiteur geven.
  • Hosting van de CMS-applicatie: Hosting van de schuldmanagementapplicatie en de bijbehorende database, de bijgevoegde bestanden en back-ups.
  • Het genereren van statistieken: het opvragen van de debiteuren database voor statistische en rapportage doeleinden.

 

2.1.1.      Juridische grondslag

 

TCM Belgium verwerkt de persoonsgegevens van de debiteuren op basis van haar rechtmatig belang (GDPR-artikel 6f), aangezien zij overgaat tot de inning van de schuld die haar door haar klant is toevertrouwd. Als schuldeiser heeft de klant van TCM Belgium ook een legitiem belang bij het innen van zijn schuld.

 

TCM Belgium zorgt ervoor dat de nodige waarborgen worden gesteld om de belangenafweging van de partijen (de debiteur, TCM, de crediteur) te respecteren.

 

2.1.2.      Categorieën van betrokken personen

 

De personen die betrokken zijn bij deze verwerkingen zijn debiteuren.

 

2.1.3.      Categorieën van gegevens

 

Met betrekking tot debiteuren hebben we te maken met de volgende categorieën van gegevens:

  • Identificatiegegevens
  • Gegevens over hun vorderingen (contract)
  • Gegevens met betrekking tot de betaling(en)
  • Met debiteuren uitgewisselde brieven en informatie TCM Belgium voert geen debiteurenprofilering uit.

 

2.1.4.      Oorsprong van de gegevens

 

De schuldeiser verstrekt ons de identificatiegegevens, de gegevens met betrekking tot de vorderingen, alsook de gegevens met betrekking tot de reeds verrichte betalingen.

Om verder te gaan met de inning genereert TCM Belgium nieuwe gegevens met betrekking tot de debiteuren dankzij de contacten die TCM met hen heeft. TCM Belgium verstrekt geen gegevens aan derden buiten de ontvangers die hieronder vermeld staan.

 

2.1.5.      Ontvangers van de gegevens

 

Om de dienst te verlenen,

  • Deelt TCM Belgium de gegevens met de schuldeiser en andere verwerkers of onderaannemers met als enig doel de schuldvordering te innen: cessionarissen, incassomedewerkers, andere dienstverleners, rechtbanken, gerechtsdeurwaarders, advocaten.
  • Deelt TCM Belgium gegevens met zijn dienstverlener voor de ontwikkeling van de applicatie en de tools voor het beheer van de inningen. De gegevensverwerking vindt plaats in de Europese Unie.
  • Maakt TCM Belgium gebruik van de diensten van een applicatie en tools voor het hosten van serviceproviders. De gegevens worden in de Europese Unie bewaard.
  • Deelt TCM Belgium de gegevens met Belgische of buitenlandse incassobedrijven of incassodiensten naargelang de behoeften van het schuldmanagement. De doorgifte van gegevens buiten de Europese Unie vindt plaats op basis van standaardbepalingen inzake gegevensbescherming wanneer het land waarnaar de gegevens worden doorgegeven geen passende bescherming biedt in de zin van de AVG.

 

2.1.6.      Bewaring en duur

 

Voor de duur van de opslag worden de gegevens in de Europese Unie gehost.

Alle gegevens aan de hand waarvan de schuldenaar kan worden geïdentificeerd, worden gedurende maximaal tien jaar na de kwijtschelding van de schuld of het einde van het mandaat bewaard. Deze termijn komt overeen met de verjaringstermijn volgens het algemene recht (artikel 2262bis van het Burgerlijk Wetboek).

 

TCM Belgium heeft intern en ten opzichte van haar onderaannemers de organisatorische en technische maatregelen genomen om te garanderen dat er geen computerback-ups, dossiers of e-mails met informatie over debiteuren meer dan 10 jaar oud zijn.

 

In het licht van het bovenstaande lid hebben de betrokkenen echter het recht om hun gegevens te laten wissen als deze niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, als ze op onrechtmatige wijze zijn verwerkt of om aan een wettelijke verplichting te voldoen.

Er is beperkte toegang tot gearchiveerde gegevens.

 

2.2. VERWERKING EN DOELEINDEN MET BETREKKING TOT HET BEHEER VAN DE AANWERVING VAN PERSONEEL

 

 

TCM Belgium voert de volgende gegevensverwerkingen uit:

  • Rekruteringsbeheer: Registratie en verwerking van ontvangen sollicitaties: ongevraagde sollicitaties, reacties op sollicitaties

 

2.2.1.      Juridische grondslag

 

TCM Belgium verwerkt de persoonsgegevens van de medewerkers van het bedrijf op basis van artikel 6b van de GDPR, aangezien de verwerking noodzakelijk is voor precontractuele maatregelen die op verzoek van TCM Belgium worden genomen.

 

2.2.2.      Categorieën van betrokkenen

 

De betrokkenen bij deze verwerkingen zijn de kandidaten voor de aanwerving.

 

2.2.3.      Categorieën van gegevens

 

Met betrekking tot de kandidaten voor aanwerving verwerken wij de volgende categorieën van gegevens:

  • Identificatiegegevens
  • Het curriculum vitae
  • Notities met betrekking tot sollicitatiegesprekken

 

2.2.4.      Oorsprong van de gegevens

 

De gegevens worden verstrekt door de betrokkenen.

 

2.2.5.      Ontvangers van de gegevens

 

De gegevens worden – buiten wettelijke verplichtingen – niet aan derden verstrekt.

 

2.2.6.      Bewaring en duur

 

In het kader van het beheer van de aanwerving worden de gegevens tot één jaar na de aanvraag bewaard. Gegevens kunnen gedurende 2 jaar worden bewaard voor een aanwervingsreserve.

 

 

2.3. PROCESSEN EN DOELEINDEN MET BETREKKING TOT KLANT- EN LEVERANCIERSGEGEVENS

 

 

TCM Belgium voert de volgende verwerking uit:

  • Boekhoudkundig en financieel beheer: beheer van boekhouding en financiën: beheer van facturen en betalingen
  • Beheer van leverancierscontacten: Beheer van alle leverancierscontacten.
  • Beheer van klantcontacten: Beheer van alle klantcontacten.

 

2.3.1.      Juridische grondslag

 

De persoonsgegevens die deel uitmaken van verwerkingen zoals de boekhouding worden verwerkt op basis van de respectieve wettelijke verplichtingen voor deze verschillende verwerkingen.

 

Wat de gegevens van onze klanten en leveranciers betreft, gaat het om persoonsgegevens voor professioneel gebruik, die worden verwerkt op basis van ons rechtmatige belang (prospectie) of voor de doeleinden van contracten.

 

2.3.2.      Categorieën van betrokkenen

 

Contactgegevens van leveranciers of klanten

 

2.3.3.      Categorieën van gegevens

 

  • Identificatiegegevens
  • Facturen
  • Betalingen
  • Mail
  • E-mails
  • Contact fiches

 

2.3.4.      Oorsprong van de gegevens

 

De gegevens worden verstrekt door de betrokkenen zelf, de debiteuren, de klantbedrijven, de toeleveringsbedrijven.

 

2.3.5.      Ontvangers van de gegevens

 

  • Boekhoudkantoor
  • IT-serviceproviders voor ondersteuning en onderhoud

 

2.3.6.      Behoud en duur

 

TCM Belgium bewaart de gegevens voor de wettelijke termijnen en verwijdert ze in overeenstemming met de voorwaarden ervan.

 

Ten aanzien van de gegevens in de bestanden en e-mails van het bedrijf hanteert TCM Belgium een beleid om deze gegevens na maximaal 10 jaar te vernietigen.

 

 

2.4. VERWERKING EN DOELEINDEN MET BETREKKING TOT COMMUNICATIE EN MARKETING (INCLUSIEF COOKIES)

 

 

In het kader van de promotie van haar activiteiten voert TCM Belgium de volgende behandelingen uit:

  • Externe communicatie, versturen van nieuwsbrieven
  • Gebruik van cookies op de website:

Een cookie is een klein tekstbestand dat door de server van de website naar de harde schijf van uw apparaat wordt gestuurd. De cookie bevat een unieke code waarmee uw browser tijdens uw bezoek of bij een volgend bezoek uw browser kan herkennen. De inhoud van een cookie bestaat over het algemeen uit de naam van de server die de cookie heeft geplaatst, een vervaldatum en een unieke code.

Voor het gebruik van cookies is uw voorafgaande en uitdrukkelijke toestemming nodig. U kunt deze cookies te allen tijde weigeren en/of verwijderen door de instellingen van uw browser te wijzigen. Desalniettemin zullen sommige functies van de website als gevolg hiervan worden aangepast.

Er zijn verschillende soorten cookies; sommige worden gebruikt voor sessiebeheer, voor personalisatie, voor tracking, en er zijn cookies van derden. Voor meer informatie raden wij u aan het volgende artikel op Wikipedia te raadplegen: https://nl.wikipedia.org/wiki/Cookie_(internet).

De website van TCM Belgium maakt gebruik van cookies voor de analyse van de bezoekstatistieken van de website. Dit zijn Google Tag Manager-cookies die worden gegenereerd door de statistische tool Google Analytics. Ze stellen ons in staat om het aantal bezoeken te meten, alsook het aantal bekeken pagina’s, de activiteit van de bezoekers op de site en hun terugkeerfrequentie. Door deze diensten van derden te autoriseren, accepteert u het plaatsen en uitlezen van cookies en het gebruik van trackingtechnologieën die nodig zijn voor de goede werking ervan.

 

2.4.1.      Juridische grondslag

 

TCM Belgium verwerkt de persoonsgegevens van haar contacten voor communicatie- en marketingdoeleinden op basis van toestemming.

 

2.4.2.      Categorieën van betrokken personen

 

Bezoekers van de website, mensen die zich abonneren op de nieuwsbrief

 

2.4.3.      Categorieën van gegevens

 

  • E-mailadres
  • Naam en achternaam
  • Cookies
  • IP-adressen

 

2.4.4.      Oorsprong van de gegevens

 

De gegevens worden verstrekt door de betrokkenen zelf.

 

2.4.5.      Ontvangers van de gegevens

 

  • TCM Belgium maakt gebruik van de diensten van een mailing service provider. Dit is een in de VS gevestigde aanbieder. De overdracht van gegevens vindt plaats op basis van de principes van Privacy Shield.
  • TCM Belgium maakt gebruik van de diensten van Google Analytics voor analytische cookies.

 

2.4.6.      Opslag en duur

 

Wij bewaren de gegevens van de betrokken personen totdat zij hun toestemming intrekken of totdat wij constateren dat de gegevens verouderd zijn.

 

 

3. Wat zijn mijn rechten met betrekking tot het gebruik van persoonsgegevens?
3.1. RECHTEN VAN DE BETROKKENE

Alle betrokkenen hebben recht op toegang, correctie en verzet.

In overeenstemming met de Algemene Verordening inzake Gegevensbescherming in Europa (AVG – EU-verordening 2016/679) heeft u het recht om uw gegevens in te zien, bij te werken, te corrigeren en, indien wettelijk toegestaan, te verwijderen.

 

Eenieder heeft het recht om op legitieme gronden bezwaar te maken tegen de verwerking van zijn of haar gegevens, tenzij de verwerking plaatsvindt met inachtneming van een wettelijke verplichting.

 

TCM Belgium staat tot uw beschikking om uw aanvragen samen met u te bestuderen; gelieve ons in het bijzonder te contacteren via e-mail op privacy@tcm.be.  Wij zullen u binnen de wettelijke termijn van een maand antwoorden.

3.2. RECHT OM EEN KLACHT IN TE DIENEN BIJ DE TOEZICHTHOUDENDE AUTORITEIT

Conform artikel 77 van de AVG heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteiten indien er gegronde redenen of aanwijzingen zijn dat de verwerking niet rechtmatig wordt uitgevoerd. Het adres van de toezichthouder die verantwoordelijk is voor onze onderneming is:

 

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)

Drukpersstraat 35

1000 Brussel

https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/contact

 

Laatste update: juni 2020