Verkoop en incassoprocedure

Het vermijden van moeilijk inbare schulden is mogelijk dankzij de professionele en systematische werkwijze binnen uw bedrijf. Verkoop en incassoprocedure zijn gebonden. Alle stappen in uw verkoopproces dienen doorgelicht te worden. Ter  vergelijking, laten we stellen dat de snelste Porsche u nog geen 100 meter verder zal brengen wanneer deze één van zijn vier wielen ontbreekt. Hetzelfde geldt voor uw bedrijf: wanneer u het beste product op de markt brengt, een uitstekende salesafdeling heeft en over een goede boekhouding beschikt, maar u heeft echter een gebrek aan leverings- en creditmanagement, dan zal uw bedrijf hieronder lijden en zal dit voelbaar zijn in uw gemaakte winst.

Het innen van schulden start met de juiste verkoopsvoorwaarden. Het leverings- en creditmanagement is de tweede stap die dient geanalyseerd te worden. Daarna is het belangrijk de vervallen facturen op te merken en hiervoor de geschikte betalingsherinnering te versturen. Wanneer na de interne inspanningen de facturen nog steeds onbetaald blijven, is het beter deze claims (onbetaalde facturen) uit te besteden en u verder te concentreren op uw kerntaken en het genereren van nieuwe verkopen.

Algemene verkoopsvoorwaarden

De eerste stap is dus het opmaken van een contract en/of van algemene verkoopsvoorwaarden waar uw klant mee akkoord gaat. Algemene verkoopsvoorwaarden kunnen verschillende aspecten van uw bedrijfsactiviteiten omvatten, alsook een bepaling vermelden die beschrijft wat er zal gebeuren wanneer uw klant zijn verplichting niet nakomt: de betaling. Volgende formulering is mogelijk:  << In geval van wanbetaling is de klant, van rechtswege en zonder verdere ingebrekestelling, aan de opdrachtgever een interest verschuldigd ten belope van 12% op jaarbasis op de hoofdsom, bovenop een vaste kost van 10% van de verschuldigde hoofdsom met een minimum van 60 EUR per factuur.>> Lees meer over intresten en vaste kosten.

Verkoop en levering

Voordat u levert, verzekert u zich er best van dat u kan bewijzen dat wat u levert aan de klant ook door deze besteld is en dat deze tevens akkoord gaat met bovenstaand vermelde algemene verkoopsvoorwaarden. U zal mogelijks ooit zelfs een bewijs nodig hebben dat u de goedgekeurde producten heeft afgeleverd. Kan u dit bewijs leveren?

Deze algemene basisprincipes van een professioneel verkoopproces kunnen verschillen naargelang de sector waar u in werkzaam bent.

Volg betalingen op

Geef uw klanten niet het gevoel dat u de betalingsherinneringen naar hen niet goed opvolgt.  Stuur  ze een betalingsherinnering meteen de dag na het overschrijden van een betalingstermijn. Om dit te kunnen doen, heeft u een systeem nodig dat de achterstallige facturen oplijst, inclusief de verschuldigde bedragen en het aantal dagen dat de betalingsdatum is overschreden.

Uitbesteden

U zou alles intern kunnen beheren. Dit kan echter voor afleiding zorgen van uw andere taken: de taken die niemand anders in uw plaats kan doen gezien deze de kerntaken van het bedrijf zijn. Vandaar de noodzaak voor het uitbesteden van de meeste, zo niet al uw vorderingen die meer dan een maand overtijd zijn.

Aan wie? Een advocaat, een deurwaarder of een incassobureau. U kunt op elk moment beroep doen op deze professionals. Een incassobureau zal beginnen met het versturen van een brief naar uw klant: de schuldenaar. Deze brief zal de boodschap omvatten dat de taak om deze factuur betaald te krijgen nu in professionele handen is. Een dergelijke brief zorgt er volgens de statistieken voor dat 25% van de claims betaald worden. Wanneer de schuld een tijd onbetaald blijft (15 dagen volgens de consumentenwetgeving; enkele dagen voor B2B schulden), zal het inningsproces verschillen van bedrijf tot bedrijf.

Bij TCM zullen we na bovenstaande periode meteen starten met het opbellen van de debiteur. Daarna, afhankelijk van de reactie van de debiteur, zullen we telefoontjes combineren met schriftelijke aanmaningen, e-mails, sms’jes, en bezoeken ter plaatse (face-to-face bezoeken).

Dagvaarding

Nu heeft u een idee hoe een minnelijk proces verloopt. Wanneer de minnelijke inspanningen geen betaling veroorzaken, kan de zaak voor de rechtbank gebracht worden. Dit gebeurt uiteraard enkel wanneer u (de schuldeiser) hiermee instemt. Het is in deze fase belangrijk dat elke betwisting of enig ander probleem gekend of opgelost is. Dat vermijdt een hoop nutteloze kosten en inspanningen. Het bevordert tevens het proces, aangezien zoveel zaken voor de rechtbank komen en er dan nog moet ontdekt worden dat er een onderliggend probleem is. Alvorens naar de rechter te stappen, is het ook essentieel om te controleren of uw debiteur solvabel is, anders bent u in het bezit van een uitvoerende titel, maar zijn er geen gelden beschikbaar om aan uw eisen te voldoen. Bij TCM belanden minder dan 1% van de vorderingen die wij behandelen in de rechtbank.

De juiste attitude

Het is gemakkelijk u te irriteren aan een niet betalende klant. U leverde volgens de overeenkomst, maakte inspanningen voor de klant en – zoals elke redelijke persoon – raakt u dan gefrustreerd door de houding van sommige debiteuren. Gedurende het inningsproces behouden wij bij TCM een professionele houding. Aangezien het hier onze dagelijkse job betreft, niet ons eigen geld en niet onze eigen klanten die in gebreke blijven, kunnen wij afstand houden van enige irritatie of andere emoties. Dit is essentieel wenst men succes te boeken. Wij analyseren feiten en maken rationele beslissingen. Wanneer u een besluit dien te maken, leveren wij u de rationele feiten aan en volgen wij uw instructies op.

De factuur wordt betaald

Particulieren die 5000 tot 50 000 euro aan een bank verschuldigd zijn, vallen op statistisch vlak niet te vergelijken met ouders die 150 euro verschuldigd zijn aan een school. Net zoals een Belgische onderneming, die 1000 euro verschuldigd is aan een elektriciteitsleverancier, niet gemakkelijk te vergelijken valt met een Indiase onderneming, die 150 000 euro verschuldigd is aan een Belgische leverancier. Het is dus moeilijk om algemene statistieken op te maken. Desondanks, vindt u een aantal cijfers op onze statistiekenpagina.

Het feit is dat we, bij TCM, betalingen incasseren voor onze klanten. Zelfs tot << 109% van ons totaal vorderingsbedrag, waarvan 9% intresten en incassokosten zijn) >>, zoals één van onze klanten getuigd.

Deze gelden worden vervolgens onmiddellijk overgemaakt aan u (zie onze “Informatica” pagina onderaan). We incasseren in België en in meer dan 100 landen, in 5 continenten.

Updated 13/12/2016

De definities die onder dit punt worden weergegeven reflecteren de Belgische situatie; tenzij anders vermeld. De teksten zijn bedoeld om concepten in dagelijkse taal samen te vatten en dienen niet als alomvattend of definitief te worden begrepen. Suggesties of aanpassingen mogen altijd naar glossary@tcm.be verstuurd worden.