VOORBEELD VAN EEN BETALINGSHERINNERING

U zit verveeld met onbetaalde facturen? Wat nu? Hoog tijd om een betalingsherinnering op te stellen. Maar hoe begint u hieraan? Hieronder vindt u een voorbeeld van een betalingsherinnering.

Volgende elementen zijn essentieel:

  • Hoe u te contacteren. Geef uw klant (debiteur) de mogelijkheid u gemakkelijk te contacteren. Inderdaad, als de klant een probleem heeft met de factuur, wilt u dit weten. Vandaar moeten uw telefoonnummer, email, etc. duidelijk vermeld staan.
  • Waarom u deze betaling eist. Het is steeds nuttig een kopie van de originele factuur (of facturen) bij te voegen. Anders zal het opzoekwerk achteraf meer tijd in beslag nemen wanneer een klant naar de factuur zou vragen. In ieder geval dient uw klant gemakkelijk te kunnen nagaan waarover u het heeft.
  • Wat u exact eist van de debiteur: u eist de betaling van X euro op uw bankrekening (met BIC & IBAN) tegen een bepaalde datum.

Hou het eenvoudig. Elimineer alle zaken die niet tot de essentie behoren.

De toon van de betalingsherinnering

Enerzijds wilt u serieus genomen worden; anderzijds zijn harde woorden contraproductief. U hebt slechts één duidelijke en logische eis: dat uw geleverde goederen of diensten worden betaald zoals overeengekomen. Gebruik  daarom een neutrale toon.

Vermijd bedreigingen. Wanneer u uw klant laat weten wat u mogelijk als volgende stap zal ondernemen  – indien deze niet overgaat tot betalen -, bezorgt u de klant in feite informatie en voornamelijk een keuze. De informatie laat weten dat u het als een mogelijkheid acht dat de klant niet zou betalen. De keuze zou zijn dat de klant zijn kansen waagt  inzake uw doorzettingsvermogen en dat deze opteert voor de bedreiging (zoals de zaak voor de rechtbank brengen). Daarnaast zorgt u ervoor dat u zichzelf limiteert door de gegeven opties: betalen of de zaak voor de rechtbank brengen. Als de betaling dan niet volgt en u onderneemt toch geen gerechtelijke stappen, verliest u aan geloofwaardigheid.

Over het algemeen kan u zich beter beperken tot ‘ informatieve taal’ en kan u best geen irritatie laten merken zodat er geen weg open is naar zinloze discussies.

U wilt betaald worden. Daarnaast wenst u ook graag te weten waarom u niet tijdig bent betaald. Redenen zoals “wij hebben uw factuur niet ontvangen” kunnen interessant zijn, gezien ze een uitvlucht kunnen zijn maar eveneens volkomen waar kunnen zijn. Indien u deze reden vaak hoort, kan u best overwegen de facturen bijvoorbeeld per pdf te versturen. Daarom is het van belang dat uw betalingsherinneringen professioneel zijn en uitnodigen tot contact op te nemen in geval van een probleem. Een zin als: “Indien u wenst, kan u steeds contact opnemen en zal ik met plezier uw vragen beantwoorden: John Smith, +32 xxxx of x@x.com” zal wonderen doen. Indien de klant correcte redenen aangeeft, zal u hieruit kunnen leren. Als de reden niet gegrond is, hebt u een kans om – op een zeer positieve en professionele manier – uit te leggen waarom dit niet aanvaardbaar is.

De timing

Naargelang verschillende factoren, zoals het type van klant (consumenten, kleine bedrijven, grote bedrijven), kan zijn betalingsproces variëren. Sommigen zullen dagelijks hun facturen bijhouden en betalen, anderen doen het een keer per week. Sommigen zullen een langer betalingsproces hanteren, maar in dat geval dient u hiervan op de hoogte gebracht worden. Een betaling die vandaag door uw klant wordt uitgevoerd, verschijnt uiterlijk drie dagen later op uw bankrekening. Dit is toch het geval wanneer uw klant tevens gevestigd is in Europa. Indien deze buiten Europa is gevestigd, zal de betaling er gemiddeld vijf dagen over doen.

Vandaar dat tien dagen een redelijke maximumtermijn is om de betaling uiterlijk te ontvangen.

Een goede manier om dit te verwoorden is: “Wij stellen u in gebreke voor XX euro te betalen binnen de 7 dagen (dat wil zeggen vóór xx / xx / 20xx) op ons rekeningnummer IBAN xxx.” Maak gebruik van de referentie-xxx / xxxx / xxxxx in de betalingscommunicatie. “

Toepassen van rente en kosten

Als uw contract met de klant bepalingen over de gevolgen van de uitgestelde betaling omvat, dient u deze toe te passen. De interesten en kosten worden meestal uitgedrukt in de oorspronkelijke overeenkomst als “na de vervaldag wordt automatisch en zonder specifieke waarschuwing een rente van 12% op jaarbasis, vanaf de datum van de factuur, en een vaste toeslag van 10%, met een minimum van 75 euro, aangerekend”.  Zie Glossarium van 24 aug over de schadevergoeding.

U kunt deze kosten toevoegen aan het gevraagde bedrag. Maar wees duidelijk in de samenstelling van uw brief over het eerste (“initiële”) bedrag en de kosten voor vertraagde betaling.

Menig klant (debiteur) zal het eerste (“initiële“) bedrag betalen, zonder de extra kosten, wanneer ze uw brief ontvangen (om deze extra kosten te vermijden). Het toevoegen van deze kosten in uw herinneringsbrief fungeert ook als motivatie om te betalen.

We stellen u in gebreke om te betalen

De Belgische wet schrijft voor dat, wanneer u naar de rechter stapt voor een onbetaalde factuur, het noodzakelijk is te bewijzen dat u deze betaling duidelijk en met veel precisie geëist heeft. Vandaar dat de bewoording “wij stellen u in gebreke” aangeraden is.

Brief, aangetekende brief via mail, email

Als de zaak in de rechtbank eindigt, moet u bewijzen dat u de betaling geëist heeft. Een aangetekende brief bezorgt u zo een bewijs dat wordt aanvaard in de Belgische rechtbanken. Daarom is het nuttig de eerste brief op te sturen via aangetekende brief. De volgende brief hoeft niet te worden verzonden via aangetekende brief, maar kan gekopieerd worden in een mail of kan gewoon verzonden worden via mail.

De wet

De  Belgische wet over minnelijke invordering van schulden van de consument bepaalt een lijst van verboden zaken, inclusief over geschreven berichten. (cfr Art.3)

De wet op betalingsachterstand bij handelstransacties verleent enige bescherming aan de schuldeiser, maar heeft geen betrekking op de inhoud van betalingsherinneringen.

Waarom en wanneer een incassobureau inschakelen

Wanneer u twee herinneringen verzonden heeft, de eerste 5 dagen na de vervaldag en een tweede 10 dagen nadat u de eerste hebt verzonden, kan u een telefonisch gesprek proberen aan te gaan. Als deze drie pogingen echter geen concrete reactie uitlokken (zoals betaling, geldig geschil of geldige belofte), dan dient u te erkennen dat er een probleem is. Voor strategische klanten is persoonlijk contact noodzakelijk. Maar niet alle klanten zijn ‘strategisch’; waarschijnlijk slechts 10%. Voor de overige 90% zijn verdere interne inspanningen niet rendabel. Het is best deze claims uit te besteden.

TCM heeft ervaring met de meer complexe claims. Wij passen dezelfde positieve en professionele toon toe in onze communicatie met debiteuren, maar wij hebben bijkomende voordelen, waaronder als eerste het feit dat de schuldenaar weet dat we de schuld niet zomaar zullen wegwuiven.

Conclusie

De structuur van uw herinneringsbrief zou er als volgt moeten uitzien:

<<

Op een zichtbare plaats: M. John Smith – Gelieve mij te contacteren op +32 0 000 0000, email x@x.com

Geachte Heer

We contacteren u omtrent [het product/de dienst] dat/die we u leverden. We hebben uw betaling niet ontvangen.

U bent ons onderstaand bedrag verschuldigd:

Factuur abcd  = XX EUR – Intresten van datum1 tot datum2 aan 12%/jaar = x EUR

Factuur abef  = YY EUR – Intresten van datum1 tot datum2 aan 12%/jaar = y EUR

Totaal facturen = [XX+YY]

Totale intresten = [x+y]

Schadevergoeding wegens laattijdige betalingen, 10% van de facturen onderworpen aan minimum AA EUR = ZZ EUR

Totaal te betalen = [Totaal facturen + Totaal intresten + Schadevergoeding]

Voor zover als nodig, stellen wij u in gebreke voor de onbetaalde schuld van [Totaal te betalen bedrag] EUR. Gelieve binnen de 7 dagen (voor xx/xx/20xx) de betaling op ons bankrekeningnummer IBAN xxx te storten. Gelieve referentie xxx/xxxx/xxxxx in de betalingscommunicatie te vermelden.

Indien u wenst, kan u mij contacteren en zal ik met plezier al uw vragen beantwoorden: John Smith op +32 xxxx of x@x.com.

>>

Wees positief en professioneel in alle communicatie met uw klanten. Verstuur twee brieven, pleeg een telefoontje en besteed de vordering uit indien de klant niet betaalt.

U wil graag hulp inschakelen voor het schrijven van een betalingsherinnering? Of u wil meer weten over de diensten van TCM? Surf naar de website of contacteer ons!

18/4/2018: zie ook “Hoe kunt u per telefoon iemand aanmanen om zijn factuur te betalen“.

VOORBEELD VAN EEN BETALINGSHERINNERING

U zit verveeld met onbetaalde facturen? Wat nu? Hoog tijd om een betalingsherinnering op te stellen. Maar hoe begint u hieraan? Hieronder vindt u een voorbeeld van een betalingsherinnering.

Volgende elementen zijn essentieel:

  • Hoe u te contacteren. Geef uw klant (debiteur) de mogelijkheid u gemakkelijk te contacteren. Inderdaad, als de klant een probleem heeft met de factuur, wilt u dit weten. Vandaar moeten uw telefoonnummer, email, etc. duidelijk vermeld staan.
  • Waarom u deze betaling eist. Het is steeds nuttig een kopie van de originele factuur (of facturen) bij te voegen. Anders zal het opzoekwerk achteraf meer tijd in beslag nemen wanneer een klant naar de factuur zou vragen. In ieder geval dient uw klant gemakkelijk te kunnen nagaan waarover u het heeft.
  • Wat u exact eist van de debiteur: u eist de betaling van X euro op uw bankrekening (met BIC & IBAN) tegen een bepaalde datum.

Hou het eenvoudig. Elimineer alle zaken die niet tot de essentie behoren.

De toon van de betalingsherinnering

Enerzijds wilt u serieus genomen worden; anderzijds zijn harde woorden contraproductief. U hebt slechts één duidelijke en logische eis: dat uw geleverde goederen of diensten worden betaald zoals overeengekomen. Gebruik  daarom een neutrale toon.

Vermijd bedreigingen. Wanneer u uw klant laat weten wat u mogelijk als volgende stap zal ondernemen  – indien deze niet overgaat tot betalen -, bezorgt u de klant in feite informatie en voornamelijk een keuze. De informatie laat weten dat u het als een mogelijkheid acht dat de klant niet zou betalen. De keuze zou zijn dat de klant zijn kansen waagt  inzake uw doorzettingsvermogen en dat deze opteert voor de bedreiging (zoals de zaak voor de rechtbank brengen). Daarnaast zorgt u ervoor dat u zichzelf limiteert door de gegeven opties: betalen of de zaak voor de rechtbank brengen. Als de betaling dan niet volgt en u onderneemt toch geen gerechtelijke stappen, verliest u aan geloofwaardigheid.

Over het algemeen kan u zich beter beperken tot ‘ informatieve taal’ en kan u best geen irritatie laten merken zodat er geen weg open is naar zinloze discussies.

U wilt betaald worden. Daarnaast wenst u ook graag te weten waarom u niet tijdig bent betaald. Redenen zoals “wij hebben uw factuur niet ontvangen” kunnen interessant zijn, gezien ze een uitvlucht kunnen zijn maar eveneens volkomen waar kunnen zijn. Indien u deze reden vaak hoort, kan u best overwegen de facturen bijvoorbeeld per pdf te versturen. Daarom is het van belang dat uw betalingsherinneringen professioneel zijn en uitnodigen tot contact op te nemen in geval van een probleem. Een zin als: “Indien u wenst, kan u steeds contact opnemen en zal ik met plezier uw vragen beantwoorden: John Smith, +32 xxxx of x@x.com” zal wonderen doen. Indien de klant correcte redenen aangeeft, zal u hieruit kunnen leren. Als de reden niet gegrond is, hebt u een kans om – op een zeer positieve en professionele manier – uit te leggen waarom dit niet aanvaardbaar is.

De timing

Naargelang verschillende factoren, zoals het type van klant (consumenten, kleine bedrijven, grote bedrijven), kan zijn betalingsproces variëren. Sommigen zullen dagelijks hun facturen bijhouden en betalen, anderen doen het een keer per week. Sommigen zullen een langer betalingsproces hanteren, maar in dat geval dient u hiervan op de hoogte gebracht worden. Een betaling die vandaag door uw klant wordt uitgevoerd, verschijnt uiterlijk drie dagen later op uw bankrekening. Dit is toch het geval wanneer uw klant tevens gevestigd is in Europa. Indien deze buiten Europa is gevestigd, zal de betaling er gemiddeld vijf dagen over doen.

Vandaar dat tien dagen een redelijke maximumtermijn is om de betaling uiterlijk te ontvangen.

Een goede manier om dit te verwoorden is: “Wij stellen u in gebreke voor XX euro te betalen binnen de 7 dagen (dat wil zeggen vóór xx / xx / 20xx) op ons rekeningnummer IBAN xxx.” Maak gebruik van de referentie-xxx / xxxx / xxxxx in de betalingscommunicatie. “

Toepassen van rente en kosten

Als uw contract met de klant bepalingen over de gevolgen van de uitgestelde betaling omvat, dient u deze toe te passen. De interesten en kosten worden meestal uitgedrukt in de oorspronkelijke overeenkomst als “na de vervaldag wordt automatisch en zonder specifieke waarschuwing een rente van 12% op jaarbasis, vanaf de datum van de factuur, en een vaste toeslag van 10%, met een minimum van 75 euro, aangerekend”.  Zie Glossarium van 24 aug over de schadevergoeding.

U kunt deze kosten toevoegen aan het gevraagde bedrag. Maar wees duidelijk in de samenstelling van uw brief over het eerste (“initiële”) bedrag en de kosten voor vertraagde betaling.

Menig klant (debiteur) zal het eerste (“initiële“) bedrag betalen, zonder de extra kosten, wanneer ze uw brief ontvangen (om deze extra kosten te vermijden). Het toevoegen van deze kosten in uw herinneringsbrief fungeert ook als motivatie om te betalen.

We stellen u in gebreke om te betalen

De Belgische wet schrijft voor dat, wanneer u naar de rechter stapt voor een onbetaalde factuur, het noodzakelijk is te bewijzen dat u deze betaling duidelijk en met veel precisie geëist heeft. Vandaar dat de bewoording “wij stellen u in gebreke” aangeraden is.

Brief, aangetekende brief via mail, email

Als de zaak in de rechtbank eindigt, moet u bewijzen dat u de betaling geëist heeft. Een aangetekende brief bezorgt u zo een bewijs dat wordt aanvaard in de Belgische rechtbanken. Daarom is het nuttig de eerste brief op te sturen via aangetekende brief. De volgende brief hoeft niet te worden verzonden via aangetekende brief, maar kan gekopieerd worden in een mail of kan gewoon verzonden worden via mail.

De wet

De  Belgische wet over minnelijke invordering van schulden van de consument bepaalt een lijst van verboden zaken, inclusief over geschreven berichten. (cfr Art.3)

De wet op betalingsachterstand bij handelstransacties verleent enige bescherming aan de schuldeiser, maar heeft geen betrekking op de inhoud van betalingsherinneringen.

Waarom en wanneer een incassobureau inschakelen

Wanneer u twee herinneringen verzonden heeft, de eerste 5 dagen na de vervaldag en een tweede 10 dagen nadat u de eerste hebt verzonden, kan u een telefonisch gesprek proberen aan te gaan. Als deze drie pogingen echter geen concrete reactie uitlokken (zoals betaling, geldig geschil of geldige belofte), dan dient u te erkennen dat er een probleem is. Voor strategische klanten is persoonlijk contact noodzakelijk. Maar niet alle klanten zijn ‘strategisch’; waarschijnlijk slechts 10%. Voor de overige 90% zijn verdere interne inspanningen niet rendabel. Het is best deze claims uit te besteden.

TCM heeft ervaring met de meer complexe claims. Wij passen dezelfde positieve en professionele toon toe in onze communicatie met debiteuren, maar wij hebben bijkomende voordelen, waaronder als eerste het feit dat de schuldenaar weet dat we de schuld niet zomaar zullen wegwuiven.

Conclusie

De structuur van uw herinneringsbrief zou er als volgt moeten uitzien:

<<

Op een zichtbare plaats: M. John Smith – Gelieve mij te contacteren op +32 0 000 0000, email x@x.com

Geachte Heer

We contacteren u omtrent [het product/de dienst] dat/die we u leverden. We hebben uw betaling niet ontvangen.

U bent ons onderstaand bedrag verschuldigd:

Factuur abcd  = XX EUR – Intresten van datum1 tot datum2 aan 12%/jaar = x EUR

Factuur abef  = YY EUR – Intresten van datum1 tot datum2 aan 12%/jaar = y EUR

Totaal facturen = [XX+YY]

Totale intresten = [x+y]

Schadevergoeding wegens laattijdige betalingen, 10% van de facturen onderworpen aan minimum AA EUR = ZZ EUR

Totaal te betalen = [Totaal facturen + Totaal intresten + Schadevergoeding]

Voor zover als nodig, stellen wij u in gebreke voor de onbetaalde schuld van [Totaal te betalen bedrag] EUR. Gelieve binnen de 7 dagen (voor xx/xx/20xx) de betaling op ons bankrekeningnummer IBAN xxx te storten. Gelieve referentie xxx/xxxx/xxxxx in de betalingscommunicatie te vermelden.

Indien u wenst, kan u mij contacteren en zal ik met plezier al uw vragen beantwoorden: John Smith op +32 xxxx of x@x.com.

>>

Wees positief en professioneel in alle communicatie met uw klanten. Verstuur twee brieven, pleeg een telefoontje en besteed de vordering uit indien de klant niet betaalt.

U wil graag hulp inschakelen voor het schrijven van een betalingsherinnering? Of u wil meer weten over de diensten van TCM? Surf naar de website of contacteer ons!

18/4/2018: zie ook “Hoe kunt u per telefoon iemand aanmanen om zijn factuur te betalen“.

Wacht geen moment langer, krijg uw geld terug

Concentreer u op uw zaken, wij zorgen voor uw uitstaande betalingen. Neem contact met ons op voor meer informatie.

Wacht geen moment langer, krijg uw geld terug

Concentreer u op uw zaken, wij zorgen voor uw uitstaande betalingen. Neem contact met ons op voor meer informatie.