Facturatietermijn: Wanneer een factuur verzenden?

Bij de verkoop van goederen of diensten is het van cruciaal belang dat uw factuur correct en volledig is. Meer hierover vindt u in een vorig artikel (Hoe een perfecte factuur opstellen?). Maar wat minstens even belangrijk is, is de facturatietermijn. Ontdek in dit artikel alles wat u hierover moet weten.

Wat is een factuur?

Allereerst is het handig om te weten wat een factuur precies is.

Een factuur is een door de schuldeiser opgesteld en uitgegeven document waarin een betalingsverplichting en de oorsprong daarvan wordt beschreven. Ze is in verschillende opzichten van nut: boekhoudkundig om een overzicht bij te houden van de transacties, fiscaal zodat de overheid kan innen wat haar toekomt en informatief zodat de klant/schuldenaar weet waarvoor hij een betaling verschuldigd is.

Vergeet bovendien niet dat een factuur in meerdere situaties verplicht is.

• Bij de verkoop van goederen of diensten voor commerciële doeleinden;
• Bij bulkverkoop;
• Bij verkoop op afbetaling;
• Bij bouwwerkzaamheden.

Waarom is een factuur zo noodzakelijk?

Zoals eerder vermeld is een factuur een document dat verplicht is bij het merendeel van de handelsrelaties. Bovendien zijn facturen om meerdere redenen belangrijk.

Ze zijn in de eerste plaats nuttig voor uw boekhouding omdat ze een overzicht geven van al uw handelstransacties. Ze spelen ook een belangrijke rol vanuit juridisch oogpunt, omdat ze dienen als bewijs van het handelsakkoord tussen u en uw klant en kunnen gebruikt worden als bewijsstukken bij niet-betaling.

Tot slot is er het fiscale aspect. Aan de hand van uw facturen kunt u immers uw btw-aangifte opstellen om zo te kunnen genieten van een eventuele belastingaftrek.

Facturatietermijn: wanneer moet een factuur verzonden worden?

Binnen welke termijn moet ik een factuur opstellen? Het is een vraag die iedere zaakvoerder zich wel eens stelt. Voor zaakvoerders lijkt het dan wel vaak beter en interessanter om veel tijd te besteden aan het opstellen van nieuwe offertes, ze mogen niet vergeten dat het ook belangrijk is tijd vrij te maken voor het opstellen en verzenden van hun facturen. Bovendien moet u weten dat een factuur moet worden opgesteld op de dag waarop de verkoopovereenkomst wordt afgesloten.

In de praktijk wordt de factuur doorgaans verzonden na de levering en/of dienstverlening en dit binnen een zogenaamde ‘redelijke termijn’. Hoewel het wettelijk gezien mag, kan een rechter die geschillen rond het innen van schuldvorderingen moet beslechten een te ruime facturatietermijn als verdacht beschouwen. Het is om deze reden ten zeerste aanbevolen om uw facturen kort na de datum van de levering of dienstverlening te verzenden.

De wet schrijft voor dat de factuur ten laatste op de 15^e dag van de maand volgend op de dienstverlening en/of levering verzonden moet worden. Toch stellen veel bedrijven systematisch hun facturen op aan het einde van de maand. Merk wel op dat bij afzonderlijke diensten verleend aan particulieren of kleine bedrijven het beter is om de factuur onmiddellijk te verzenden.

Maar opgelet, wanneer uw factuur met btw is, wijken de regels lichtjes af. De btw-wetgeving impliceert namelijk dat de factuur moet worden uitgegeven:

• op het moment dat de betaling moet gebeuren;
• binnen de 5 werkdagen volgend op de maand van levering of uitvoering van de prestatie.

Bij het laattijdig verzenden van een factuur kan een boete van 50 euro worden opgelegd.

Een pro-formafactuur: wat is dat?

U hebt ongetwijfeld al gehoord van een pro-formafactuur. Maar wat is dat?

De pro-formafactuur wordt letterlijk voor ‘de vorm’ opgesteld. Het gaat om een niet-verplicht handelsdocument dat wordt gepresenteerd als een factuur. Hierop staan praktische gegevens vermeld zoals de prijs, een beschrijving van de producten of diensten en de algemene verkoopvoorwaarden. De pro-formafactuur dient hoofdzakelijk om de handelsrelaties tussen een klant en een leverancier te vergemakkelijken.  Dit document heeft echter geen boekhoudkundige of juridische waarde.

De pro-formafactuur dient dus ter informatie en kan in geen geval de definitieve factuur vervangen.

Hoe uw factuur bezorgen?

Wat is de beste manier om uw facturen aan klanten te bezorgen?

De meest traditionele en gebruikelijke manier van vandaag is het verzenden van papieren facturen via de post. Maar dit is niet altijd de veiligste oplossing. U bent immers afhankelijk van de post en niet beschermd tegen vertragingen, een menselijke fout of het verlies van uw factuur.

Het veiligste en meest doeltreffende middel om uw facturen te verzenden is ongetwijfeld per mail. Door uw facturen te mailen wint u immers veel tijd omdat ze met een druk op de knop verzonden worden.

Factuur verzonden en naleving van de betalingstermijn

Eens de factuur verzonden is, ligt de bal in het kamp van de schuldenaar. Tenzij een vervaldatum werd afgesproken, moet de betaling afgelost worden bij levering van het goed of bij verrichting van de dienst.

Wanneer de schuldenaar de betalingstermijnen niet respecteert, kan de schuldeiser procedures voor minnelijke invordering (telefonische aanmaning, betalingsherinnering, enz.) opstarten en daarbij onder andere een beroep doen op een incassobureau.

Anders dan men zou kunnen denken, is de facturatietermijn wel degelijk van belang. Daarom moet u ook hier voldoende aandacht aan schenken. Wenst u hulp bij de inning van uw onbetaalde vorderingen? Aarzel dan niet om ons te contacteren per mail naar sales@tcm.be of per telefoon op het nummer +32 16 74 52 04.

Facturatietermijn: Wanneer een factuur verzenden?

Bij de verkoop van goederen of diensten is het van cruciaal belang dat uw factuur correct en volledig is. Meer hierover vindt u in een vorig artikel (Hoe een perfecte factuur opstellen?). Maar wat minstens even belangrijk is, is de facturatietermijn. Ontdek in dit artikel alles wat u hierover moet weten.

Wat is een factuur?

Allereerst is het handig om te weten wat een factuur precies is.

Een factuur is een door de schuldeiser opgesteld en uitgegeven document waarin een betalingsverplichting en de oorsprong daarvan wordt beschreven. Ze is in verschillende opzichten van nut: boekhoudkundig om een overzicht bij te houden van de transacties, fiscaal zodat de overheid kan innen wat haar toekomt en informatief zodat de klant/schuldenaar weet waarvoor hij een betaling verschuldigd is.

Vergeet bovendien niet dat een factuur in meerdere situaties verplicht is.

• Bij de verkoop van goederen of diensten voor commerciële doeleinden;
• Bij bulkverkoop;
• Bij verkoop op afbetaling;
• Bij bouwwerkzaamheden.

Waarom is een factuur zo noodzakelijk?

Zoals eerder vermeld is een factuur een document dat verplicht is bij het merendeel van de handelsrelaties. Bovendien zijn facturen om meerdere redenen belangrijk.

Ze zijn in de eerste plaats nuttig voor uw boekhouding omdat ze een overzicht geven van al uw handelstransacties. Ze spelen ook een belangrijke rol vanuit juridisch oogpunt, omdat ze dienen als bewijs van het handelsakkoord tussen u en uw klant en kunnen gebruikt worden als bewijsstukken bij niet-betaling.

Tot slot is er het fiscale aspect. Aan de hand van uw facturen kunt u immers uw btw-aangifte opstellen om zo te kunnen genieten van een eventuele belastingaftrek.

Facturatietermijn: wanneer moet een factuur verzonden worden?

Binnen welke termijn moet ik een factuur opstellen? Het is een vraag die iedere zaakvoerder zich wel eens stelt. Voor zaakvoerders lijkt het dan wel vaak beter en interessanter om veel tijd te besteden aan het opstellen van nieuwe offertes, ze mogen niet vergeten dat het ook belangrijk is tijd vrij te maken voor het opstellen en verzenden van hun facturen. Bovendien moet u weten dat een factuur moet worden opgesteld op de dag waarop de verkoopovereenkomst wordt afgesloten.

In de praktijk wordt de factuur doorgaans verzonden na de levering en/of dienstverlening en dit binnen een zogenaamde ‘redelijke termijn’. Hoewel het wettelijk gezien mag, kan een rechter die geschillen rond het innen van schuldvorderingen moet beslechten een te ruime facturatietermijn als verdacht beschouwen. Het is om deze reden ten zeerste aanbevolen om uw facturen kort na de datum van de levering of dienstverlening te verzenden.

De wet schrijft voor dat de factuur ten laatste op de 15^e dag van de maand volgend op de dienstverlening en/of levering verzonden moet worden. Toch stellen veel bedrijven systematisch hun facturen op aan het einde van de maand. Merk wel op dat bij afzonderlijke diensten verleend aan particulieren of kleine bedrijven het beter is om de factuur onmiddellijk te verzenden.

Maar opgelet, wanneer uw factuur met btw is, wijken de regels lichtjes af. De btw-wetgeving impliceert namelijk dat de factuur moet worden uitgegeven:

• op het moment dat de betaling moet gebeuren;
• binnen de 5 werkdagen volgend op de maand van levering of uitvoering van de prestatie.

Bij het laattijdig verzenden van een factuur kan een boete van 50 euro worden opgelegd.

Een pro-formafactuur: wat is dat?

U hebt ongetwijfeld al gehoord van een pro-formafactuur. Maar wat is dat?

De pro-formafactuur wordt letterlijk voor ‘de vorm’ opgesteld. Het gaat om een niet-verplicht handelsdocument dat wordt gepresenteerd als een factuur. Hierop staan praktische gegevens vermeld zoals de prijs, een beschrijving van de producten of diensten en de algemene verkoopvoorwaarden. De pro-formafactuur dient hoofdzakelijk om de handelsrelaties tussen een klant en een leverancier te vergemakkelijken.  Dit document heeft echter geen boekhoudkundige of juridische waarde.

De pro-formafactuur dient dus ter informatie en kan in geen geval de definitieve factuur vervangen.

Hoe uw factuur bezorgen?

Wat is de beste manier om uw facturen aan klanten te bezorgen?

De meest traditionele en gebruikelijke manier van vandaag is het verzenden van papieren facturen via de post. Maar dit is niet altijd de veiligste oplossing. U bent immers afhankelijk van de post en niet beschermd tegen vertragingen, een menselijke fout of het verlies van uw factuur.

Het veiligste en meest doeltreffende middel om uw facturen te verzenden is ongetwijfeld per mail. Door uw facturen te mailen wint u immers veel tijd omdat ze met een druk op de knop verzonden worden.

Factuur verzonden en naleving van de betalingstermijn

Eens de factuur verzonden is, ligt de bal in het kamp van de schuldenaar. Tenzij een vervaldatum werd afgesproken, moet de betaling afgelost worden bij levering van het goed of bij verrichting van de dienst.

Wanneer de schuldenaar de betalingstermijnen niet respecteert, kan de schuldeiser procedures voor minnelijke invordering (telefonische aanmaning, betalingsherinnering, enz.) opstarten en daarbij onder andere een beroep doen op een incassobureau.

Anders dan men zou kunnen denken, is de facturatietermijn wel degelijk van belang. Daarom moet u ook hier voldoende aandacht aan schenken. Wenst u hulp bij de inning van uw onbetaalde vorderingen? Aarzel dan niet om ons te contacteren per mail naar sales@tcm.be of per telefoon op het nummer +32 16 74 52 04.