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GUIDE GESTION DE CRÉDIT

Petit guide pratique de la gestion de crédit

Que vous vendiez des cacahuètes ou des porte-avions, il vous faut être payé. Il y a 50 ans, la concurrence était moins sévère, la demande soutenue et les marges généreuses. Investir dans la gestion de crédit n’était pas essentiel pour beaucoup d’entreprises. Mais la gestion des entreprises s’est affutée au fil des décennies. Seules celles qui ont pu contrôler leurs coûts et maintenir des prix de vente raisonnables (et donc limiter leurs marges) ont survécu. Dans ce cadre, la gestion des impayés est devenue stratégique.

Une gestion efficace commence par une compréhension de votre situation. Le nombre d’impayés que vous pouvez supporter dépend de votre marge bénéficiaire (*). Trop d’impayés et vous sombrez.  Mais n’avoir aucun impayé peut indiquer une politique de crédit trop sévère : combien de ventes avez-vous refusées qui auraient été payées et auraient contribué à votre succès ? Chaque entreprise doit trouver l’équilibre idéal qui lui est propre.

Prévention

Que faire pour minimiser les impayés sans gêner la vente ? Vendre des machines vers les Etats-Unis pose d’autres problèmes que la vente de bicyclettes en Belgique. A la base, ce sont les mêmes questions qui se posent. Les réponses sont toutefois différentes.  Les questions concernent notamment :

  • Conditions générales de ventes (ou contrats) : sont-elles adaptées à votre activité ?
  • Garanties : celles prévues par la loi et d’autres que la loi autorise.
  • Tribunaux compétents et loi applicable : particulièrement important si vous vendez hors de l’Union Européenne.
  • Indemnités en cas de retard de paiement.
  • Lignes de crédit : elles fixent le montant maximum que votre client peut vous devoir à n’importe quel moment. S’il le dépasse, vous ne lui livrez plus, c’est votre risque maximum pour ce client.
    Pour établir ces lignes de crédit sur des entreprises, vous pouvez bien sûr faire appel aux informations commerciales (bilans, etc.) fournies par des entreprises spécialisées. Pour les particuliers, les sources sont plus rares (protection de la vie privée). Mais vos vendeurs et techniciens rencontrent vos clients. Il est dès lors essentiel de faire remonter ces informations systématiquement vers le service credit management. Ce sont, avec les plaintes de vos clients, les informations les plus fraîches et fiables dont vous disposez.
    Révisez vos informations et vos lignes de crédits méthodiquement.
  • Identification des clients : Avez-vous le nom, le numéro TVA correct, la bonne adresse, le gsm de la personne de contact, etc. C’est une question d’organisation simple et essentielle. Pour l’étranger, l’identification est particulièrement importante et les données nécessaires peuvent varier significativement d’un pays à l’autre. 
  • Preuves de commandes : Disposez-vous d’un système qui permet de prouver la commande ?
  • Preuve de livraison : Disposez-vous d’un système qui permet de prouver la livraison conforme à la commande ?
  • Vérification de facture : Dans certains cas, il est utile de vérifier que votre client a reçu le produit ou service et approuve cette livraison. Si, par exemple, vous avez livré pour 100.000,00 EUR de produits en Inde, il est utile d’avoir une confirmation écrite de l’acheteur que la livraison est conforme au bon de commande, que les documents nécessaires sont en ordre et que le client fera le paiement endéans les délais prévus. A défaut, vous risquez de découvrir deux mois plus tard (l’échéance) qu’il manque tel ou tel document et que le paiement sera retardé.
    TCM fournit à cet égard un service de « vérification de facture ». 

Note : Le factoring (affacturage) est essentiellement un outil de financement. Il peut être couplé à une assurance-crédit (l’assureur vous indemnise pour les impayés). Cette assurance est, par nature, coûteuse et administrativement lourde (tout votre chiffre d’affaires est concerné et doit, d’une manière ou d’une autre, être analysé par l’assureur).

Gestion des comptes clients

Il existe autant de raisons de ne pas payer que de factures impayées.  La grande majorité de ces raisons ne sont pas liées à la solvabilité de vos clients. De quels outils disposez-vous ?

  • Rappels : N’espacez pas trop vos rappels (de 5 à 10 jours maximum).  Cela indiquerait que vous n’êtes pas pressés d’être payé. Ne dépassez pas 3 rappels automatiques car la répétition diminue l’impact.
  • Tableau des impayés : La liste les montants impayés et le nombre de jours depuis l’échéance.  C’est la base de vos actions personnalisées.
  • Externaliser : Lorsque le client ne paie pas suite à des efforts internes, certains clients « stratégiques » resteront suivis en interne mais la majorité des impayés peut être confiée à un partenaire externe.  Cela dégage du temps pour les tâches dans lesquelles vous excellez et qui vous rapportent le plus.
  • Ne tardez pas : Agir à temps génère souvent le paiement. Postposer sera moins performant.
  • Externaliser vers qui ? Deux solutions s’offrent à vous : (1) l’avocat (ou l’huissier) et (2) le bureau de recouvrement. L’avocat et l’huissier sont formés pour recourir à la justice.  Même s’ils s’en défendent, cette solution est enracinée dans leur gènes.
    Le bureau de recouvrement est focalisé sur les solutions amiables. Chez TCM, seul 1% des créances fait finalement l’objet d’une procédure judiciaire. Ceci implique également, que des coûts ont été évités (lorsque l’insolvabilité ou un autre problème fait qu’une action en justice serait infructueuse).
    Le bureau de recouvrement va, dans certains cas (B2B), vérifier les données de la créance et immédiatement contacter votre client. Ensuite, il va se rappeler au bon souvenir de ce client régulièrement et de manières aussi diverses que positives jusqu’à ce que la solution soit atteinte. 
« Les créanciers ont meilleure mémoire que les débiteurs » disait Benjamin Franklin. Les entreprises de recouvrement sont spécialistes du soutien mémoriel positif. TCM vous offre ce service dans plus de 100 pays.
    Pour le choix du partenaire externe, il est recommandé de faire appel à des membres des organisations professionnelles reconnues. En Belgique : l’ABR-BVI dont les membres ont notamment signé une charte d’éthique. Demandez des références.  Voyez également si votre choix répond à vos besoins : capacité à fournir une information régulière et claire sur l’évolution de vos créances et à vous transmettre votre argent promptement, capacité à répondre aux diverses lois dont celle sur la vie privée qui impose des transmissions sécurisées (cryptées), visites de débiteurs professionnellement organisées, capacité à l’international.
  • Enfin, mesurez vos performances tant en prévention que dans la gestion interne et externe.  La mesure la plus courante est le DSO (Days Sales Outstanding) qui calcule le nombre moyen de jours pendant lesquels vos factures sont ouvertes.

« Le diable est dans les détails. » Bonne route vers le succès.

—————————————

(*)
Si votre marge bénéficiaire est de 50% (par exemple dans le cadre d’un travail sur mesure), il faut être payé d’au moins une vente sur deux. Si votre marge est de 5% et que vous avez 1 impayé, il faut 20 ventes pour compenser la facture impayée.

  • Marge = 50% ; une Facture = 1.000 ; donc coût = 500. Deux ventes = 2000 ; Coût de deux ventes = 1.000 ; Payé (1 sur 2) = 1.000. Résultat des deux ventes : coût 1.000 – Encaissement 1.000 = 0.
  • Marge = 5% ; vente = 1000 ; donc coût = 950. 20 ventes = 20000 ; coût de 20 ventes = 19000 ; Payé (19 sur 20) = 19.000. Résultat des 20 ventes : coût 19.000 – Encaissement 19.000 = 0.

GUIDE GESTION DE CRÉDIT

Petit guide pratique de la gestion de crédit

Que vous vendiez des cacahuètes ou des porte-avions, il vous faut être payé. Il y a 50 ans, la concurrence était moins sévère, la demande soutenue et les marges généreuses. Investir dans la gestion de crédit n’était pas essentiel pour beaucoup d’entreprises. Mais la gestion des entreprises s’est affutée au fil des décennies. Seules celles qui ont pu contrôler leurs coûts et maintenir des prix de vente raisonnables (et donc limiter leurs marges) ont survécu. Dans ce cadre, la gestion des impayés est devenue stratégique.

Une gestion efficace commence par une compréhension de votre situation. Le nombre d’impayés que vous pouvez supporter dépend de votre marge bénéficiaire (*). Trop d’impayés et vous sombrez.  Mais n’avoir aucun impayé peut indiquer une politique de crédit trop sévère : combien de ventes avez-vous refusées qui auraient été payées et auraient contribué à votre succès ? Chaque entreprise doit trouver l’équilibre idéal qui lui est propre.

Prévention

Que faire pour minimiser les impayés sans gêner la vente ? Vendre des machines vers les Etats-Unis pose d’autres problèmes que la vente de bicyclettes en Belgique. A la base, ce sont les mêmes questions qui se posent. Les réponses sont toutefois différentes.  Les questions concernent notamment :

  • Conditions générales de ventes (ou contrats) : sont-elles adaptées à votre activité ?
  • Garanties : celles prévues par la loi et d’autres que la loi autorise.
  • Tribunaux compétents et loi applicable : particulièrement important si vous vendez hors de l’Union Européenne.
  • Indemnités en cas de retard de paiement.
  • Lignes de crédit : elles fixent le montant maximum que votre client peut vous devoir à n’importe quel moment. S’il le dépasse, vous ne lui livrez plus, c’est votre risque maximum pour ce client.
    Pour établir ces lignes de crédit sur des entreprises, vous pouvez bien sûr faire appel aux informations commerciales (bilans, etc.) fournies par des entreprises spécialisées. Pour les particuliers, les sources sont plus rares (protection de la vie privée). Mais vos vendeurs et techniciens rencontrent vos clients. Il est dès lors essentiel de faire remonter ces informations systématiquement vers le service credit management. Ce sont, avec les plaintes de vos clients, les informations les plus fraîches et fiables dont vous disposez.
    Révisez vos informations et vos lignes de crédits méthodiquement.
  • Identification des clients : Avez-vous le nom, le numéro TVA correct, la bonne adresse, le gsm de la personne de contact, etc. C’est une question d’organisation simple et essentielle. Pour l’étranger, l’identification est particulièrement importante et les données nécessaires peuvent varier significativement d’un pays à l’autre. 
  • Preuves de commandes : Disposez-vous d’un système qui permet de prouver la commande ?
  • Preuve de livraison : Disposez-vous d’un système qui permet de prouver la livraison conforme à la commande ?
  • Vérification de facture : Dans certains cas, il est utile de vérifier que votre client a reçu le produit ou service et approuve cette livraison. Si, par exemple, vous avez livré pour 100.000,00 EUR de produits en Inde, il est utile d’avoir une confirmation écrite de l’acheteur que la livraison est conforme au bon de commande, que les documents nécessaires sont en ordre et que le client fera le paiement endéans les délais prévus. A défaut, vous risquez de découvrir deux mois plus tard (l’échéance) qu’il manque tel ou tel document et que le paiement sera retardé.
    TCM fournit à cet égard un service de « vérification de facture ». 

Note : Le factoring (affacturage) est essentiellement un outil de financement. Il peut être couplé à une assurance-crédit (l’assureur vous indemnise pour les impayés). Cette assurance est, par nature, coûteuse et administrativement lourde (tout votre chiffre d’affaires est concerné et doit, d’une manière ou d’une autre, être analysé par l’assureur).

Gestion des comptes clients

Il existe autant de raisons de ne pas payer que de factures impayées.  La grande majorité de ces raisons ne sont pas liées à la solvabilité de vos clients. De quels outils disposez-vous ?

  • Rappels : N’espacez pas trop vos rappels (de 5 à 10 jours maximum).  Cela indiquerait que vous n’êtes pas pressés d’être payé. Ne dépassez pas 3 rappels automatiques car la répétition diminue l’impact.
  • Tableau des impayés : La liste les montants impayés et le nombre de jours depuis l’échéance.  C’est la base de vos actions personnalisées.
  • Externaliser : Lorsque le client ne paie pas suite à des efforts internes, certains clients « stratégiques » resteront suivis en interne mais la majorité des impayés peut être confiée à un partenaire externe.  Cela dégage du temps pour les tâches dans lesquelles vous excellez et qui vous rapportent le plus.
  • Ne tardez pas : Agir à temps génère souvent le paiement. Postposer sera moins performant.
  • Externaliser vers qui ? Deux solutions s’offrent à vous : (1) l’avocat (ou l’huissier) et (2) le bureau de recouvrement. L’avocat et l’huissier sont formés pour recourir à la justice.  Même s’ils s’en défendent, cette solution est enracinée dans leur gènes.
    Le bureau de recouvrement est focalisé sur les solutions amiables. Chez TCM, seul 1% des créances fait finalement l’objet d’une procédure judiciaire. Ceci implique également, que des coûts ont été évités (lorsque l’insolvabilité ou un autre problème fait qu’une action en justice serait infructueuse).
    Le bureau de recouvrement va, dans certains cas (B2B), vérifier les données de la créance et immédiatement contacter votre client. Ensuite, il va se rappeler au bon souvenir de ce client régulièrement et de manières aussi diverses que positives jusqu’à ce que la solution soit atteinte. 
« Les créanciers ont meilleure mémoire que les débiteurs » disait Benjamin Franklin. Les entreprises de recouvrement sont spécialistes du soutien mémoriel positif. TCM vous offre ce service dans plus de 100 pays.
    Pour le choix du partenaire externe, il est recommandé de faire appel à des membres des organisations professionnelles reconnues. En Belgique : l’ABR-BVI dont les membres ont notamment signé une charte d’éthique. Demandez des références.  Voyez également si votre choix répond à vos besoins : capacité à fournir une information régulière et claire sur l’évolution de vos créances et à vous transmettre votre argent promptement, capacité à répondre aux diverses lois dont celle sur la vie privée qui impose des transmissions sécurisées (cryptées), visites de débiteurs professionnellement organisées, capacité à l’international.
  • Enfin, mesurez vos performances tant en prévention que dans la gestion interne et externe.  La mesure la plus courante est le DSO (Days Sales Outstanding) qui calcule le nombre moyen de jours pendant lesquels vos factures sont ouvertes.

« Le diable est dans les détails. » Bonne route vers le succès.

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(*)
Si votre marge bénéficiaire est de 50% (par exemple dans le cadre d’un travail sur mesure), il faut être payé d’au moins une vente sur deux. Si votre marge est de 5% et que vous avez 1 impayé, il faut 20 ventes pour compenser la facture impayée.

  • Marge = 50% ; une Facture = 1.000 ; donc coût = 500. Deux ventes = 2000 ; Coût de deux ventes = 1.000 ; Payé (1 sur 2) = 1.000. Résultat des deux ventes : coût 1.000 – Encaissement 1.000 = 0.
  • Marge = 5% ; vente = 1000 ; donc coût = 950. 20 ventes = 20000 ; coût de 20 ventes = 19000 ; Payé (19 sur 20) = 19.000. Résultat des 20 ventes : coût 19.000 – Encaissement 19.000 = 0.

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